采辦合同管理存在的問題及對策

張旭娟

（中海石油化學股份有限公司，海南 東方 572600）

一、采辦合同管理的相關(guān)簡述

（一）基本概念

采辦合同，其實就是企業(yè)從其供方，通過有償?shù)姆绞蕉@得物資與服務(wù)等，并利用書面形式的方式對雙方的權(quán)利與義務(wù)進行明確的規(guī)定與說明，由此確保合同雙方均受到合同法的有效約束與合理保護。

（二）主要特點

1.工期不確定性顯著

由于采辦合同的參與單位較多，如施工單位，服務(wù)商，代理商等，在主觀因素與客觀因素的共同作用下，無法充分確保各個環(huán)節(jié)的工作都能夠符合預(yù)期施工計劃與目標。這便會直接導(dǎo)致項目的工期出現(xiàn)不同程度的延長，必將使得項目的整體成本投入明顯增加。

2.系統(tǒng)性較強

要完成采辦合同，需要多個部門的共同配合，例如財務(wù)部，技術(shù)部，法律部，以及審計監(jiān)察部等等。由于采辦合同會涉及到多個部門，要實現(xiàn)預(yù)期目標，也要保障合同的系統(tǒng)性，才能確保各個部門間信息傳遞的及時性與精準性，在保障采辦合同法律效應(yīng)的基礎(chǔ)上提高合同的執(zhí)行效率與質(zhì)量。

（三）重要作用

針對市場而言，開展采辦合同管理，能確保企業(yè)的履約率得到顯著的提升，增強企業(yè)的信譽與口碑，從本質(zhì)上提升企業(yè)的行業(yè)競爭優(yōu)勢。針對企業(yè)而言，開展采辦合同管理，不僅有助于企業(yè)管理水平的提升，還能對企業(yè)的發(fā)展進行科學的保護，避免因采辦合同缺乏嚴謹性而給企業(yè)帶來不必要的麻煩與損失。

二、存在的問題

（一）缺乏科學完善的合同管理制度

科學完善的采辦合同管理制度能有效引導(dǎo)并監(jiān)督企業(yè)合同的簽訂與執(zhí)行，這是企業(yè)合同管理的主要依據(jù)。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)都缺乏科學完善的合同管理制度，甚至部分企業(yè)的合同管理制度還存在明顯的漏洞，這必然會直接提升企業(yè)發(fā)展過程中的經(jīng)濟風險。

（二）對合同的執(zhí)行與管理缺乏高度重視與科學認知

1.大部分的企業(yè)在開展采辦合同簽訂前，都對合同雙方資質(zhì)審查工作缺乏重視與落實，一旦某一方的資質(zhì)存在問題，必將會對后期合同的執(zhí)行與管理造成相應(yīng)的影響。另外，部分企業(yè)在開展合同簽訂時，并未及時征求與考慮相關(guān)部門的意見與建議，由此必將對合同的完善性與嚴謹性造成不同程度的影響。

2.在采辦合同的簽訂環(huán)節(jié)，忽視招評標過程的現(xiàn)象，以及對合同的談判過程缺乏合理安排等現(xiàn)象都十分常見，這些現(xiàn)象必將對企業(yè)的經(jīng)濟利益造成嚴重的影響。與此同時，在合同談判結(jié)束后，大部分的企業(yè)都未能及時安排專業(yè)的人員，如法律，稅務(wù)，以及財務(wù)等，科學開展合同審查與會簽工作，由此便會直接提升合同執(zhí)行與管理階段的風險指數(shù)。

3.當采辦合同簽訂工作結(jié)束之后，相關(guān)人員要立即對合同進行編號與歸檔處理，但是部分企業(yè)都容易忽略該環(huán)節(jié)的工作，所以合同過程檔案遺失現(xiàn)象偶有發(fā)生。

三、應(yīng)對措施

（一）及時構(gòu)建采辦合同管理制度并對其進行完善與優(yōu)化

科學完善的采辦合同管理制度能夠提升采辦合同管理工作的有效性與嚴謹性。為此，企業(yè)相關(guān)部門要結(jié)合自身采辦工作的需求與特點，制定科學合理的采辦合同管理制度，并在后期的執(zhí)行過程中進行優(yōu)化與完善，增強采辦合同管理的系統(tǒng)性，規(guī)范性以及法律性。

（二）強化采辦合同全過程管理

1.對采辦合同的特點進行針對性的分析，由此確保企業(yè)選擇性價比最高的供應(yīng)商，保障采辦雙方的資質(zhì)符合具體要求，由此提升采辦合同的執(zhí)行效率。

2.在采辦合同的起草環(huán)節(jié)，要重視相關(guān)法律法規(guī)的查閱與參考，落實對標準合同文本的借鑒，提升采辦合同的精準性與嚴謹性。在采辦合同的洽談中，要按照招標文件和供應(yīng)商的投標文件結(jié)合合同項目與內(nèi)容開展洽談工作，重視合同履約和罰則談判，從而給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失。

3.選派專業(yè)的人員及時審查采辦合同的內(nèi)容，針對不完善的部分進行科學的修改。在合同簽訂時，要選派專業(yè)人員參與合同簽訂工作，由此保障合同內(nèi)容的規(guī)范性與嚴謹性，降低合同風險。

4.嚴格按照相關(guān)要求使用合同專用章進行合同的簽訂，當合同簽訂結(jié)束后要及時對合同開展編號與歸檔處理，利用信息化手段建立合同臺賬，保存電子合同文檔，由此為后期的查閱提供便利。

（三）落實工作團隊的強化與提升

1.結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求開展合同管理人才的選拔工作，確保合同管理團隊的工作人員具有過硬的專業(yè)能力與良好的職業(yè)素養(yǎng)。避免企業(yè)法律法規(guī)方面的工作進行純粹的外包處理，提升企業(yè)自身對合同管理的主動性。

2.企業(yè)相關(guān)部門要有效落實對采辦合同管理人員的培訓與提升工作，同時積極開展與合同法相關(guān)的法律法規(guī)培訓工作，拓展企業(yè)管理范圍，增強企業(yè)管理的整體水平。

3.在企業(yè)的業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門開展定期調(diào)查研究工作，實際了解與掌握企業(yè)不同部門的具體需求，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)采辦合同管理中存在的問題并科學處理，提升企業(yè)采辦合同管理的實效性。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)采辦合同管理具有明顯的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，保障企業(yè)采辦合同管理的科學性與有效性，能直接提升企業(yè)的綜合效益。為此，相關(guān)部門的工作人員要及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)采辦合同管理工作中存在的問題，結(jié)合企業(yè)實際情況制定科學完善的應(yīng)對措施，由此提升企業(yè)采辦合同的嚴謹性，為企業(yè)綜合效益的提升奠定堅實的基礎(chǔ)保障。