如何做好國有企業(yè)干部人事檔案的管理

李同兆

（方正縣干部人事檔案管理中心，黑龍江 哈爾濱 150800）

前言：新時(shí)期內(nèi)進(jìn)行干部人事檔案規(guī)范化管理是國有企業(yè)單位工作內(nèi)容之一,干部人事檔案管理水平的高低直接影響是否能夠完全挖掘崗位內(nèi)的人才儲(chǔ)備,并同時(shí)影響著工作人員的工作積極性和工作效率。因此,相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)重視如何使得干部人事管理更加科學(xué)合理,加強(qiáng)對(duì)檔案的利用和開發(fā),使得檔案更加人性化、科學(xué)化和合理化,提高檔案的質(zhì)量。

一、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）干部人事檔案管理人員專業(yè)性不足

聞道有先后,術(shù)業(yè)有專攻。各行各業(yè)都需要配備專業(yè)的人才,才能夠促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前很多國有企業(yè)的干部人事檔案工作一般都沒有配備專業(yè)的檔案管理人員,大多都是由行政管理人員兼任。國有企業(yè)干部的人事檔案管理工作具有特殊性,它有著自己的要求和規(guī)范,需要有這領(lǐng)域知識(shí)的人員參與其中。而行政人員或者輔導(dǎo)員并不是檔案管理的專業(yè)人員,很容易出現(xiàn)操作不規(guī)范、憑借個(gè)人主觀感覺和創(chuàng)新能力不足的情況,給國有企業(yè)干部的人事檔案管理造成諸多問題,造成檔案資料的不真實(shí)和不完整或者有關(guān)材料的丟失現(xiàn)象。普通人員在人事檔案的管理過程中,由于不清楚相關(guān)操作的規(guī)范和原則和沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性,就會(huì)比較隨意和懈怠,按照自己的主觀意志發(fā)揮。不專業(yè)的工作方式使得人事檔案的管理模式變得落后,沒有發(fā)揮出本身應(yīng)有的價(jià)值。

（二）人事檔案管理信息化程度不高

由于部分國有企業(yè)成立時(shí)間較早、信息化管理工作起步較晚,信息化程度不高,要將其內(nèi)部大量紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)為信息化難度較大；此外,受部分人員的思維慣性影響,認(rèn)為人事檔案信息化只是單純地將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子材料,缺少檔案管理系統(tǒng),忽略了檔案系統(tǒng)管理及應(yīng)用,導(dǎo)致信息化工作難以開展。

二、優(yōu)化國有企業(yè)干部人事檔案管理的措施

（一）從思想意識(shí)出發(fā),建立完善的管理制度

國有企業(yè)需要加強(qiáng)宣傳,從多個(gè)角度來深化廣大職工對(duì)于干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí),破除舊有的根深蒂固的不正確觀念,強(qiáng)化參與人事檔案管理工作的積極性和自覺性。第一,國有企業(yè)可以舉辦各種講座、會(huì)議和開展培訓(xùn),不斷地增強(qiáng)當(dāng)前從事國有企業(yè)干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)性和規(guī)范性。同時(shí)保證各辦公室、教職工和各部門在干部人事檔案管理工作的過程中認(rèn)識(shí)到它的重要意義,并以嚴(yán)謹(jǐn)和認(rèn)真的態(tài)度積極配合;第二,國有企業(yè)要制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲制度。除了在意識(shí)層面加大宣傳力度,還需要建立完善的考核和獎(jiǎng)懲制度。在國有企業(yè)干部人事檔案的管理過程中,在不同的階段要組織相應(yīng)的考核,根據(jù)考核的情況給予獎(jiǎng)勵(lì)或者實(shí)施懲罰。如果有工作人員不按時(shí)按量完成檔案管理工作或者因?yàn)樽约旱腻e(cuò)誤導(dǎo)致出現(xiàn)失誤,那么就要給予一定的懲罰。如果保質(zhì)保量地完成工作,提高了人事檔案管理的效率,就要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)懲和考核制度的強(qiáng)化,可以增加相關(guān)人員的工作積極性。

（二）不斷提高國有企業(yè)干部人事檔案材料質(zhì)量

第一,國有企業(yè)要增加檔案收集的強(qiáng)度與力度。檔案的收集要盡力保證和干部的實(shí)際情況同步。以往都是一個(gè)年度收集和統(tǒng)計(jì)干部的人事檔案信息,這樣不利于實(shí)時(shí)了解國有企業(yè)干部現(xiàn)在的工作情況和綜合素質(zhì)。因此,現(xiàn)在必須更新收集的頻率,改為每周或者每月一次。加大統(tǒng)計(jì)力度,確保檔案收集材料能夠?qū)崟r(shí)反映國有企業(yè)干部的目前狀況,以方便相關(guān)工作的開展。第二,提升收集材料的精確度。在對(duì)材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候,存在有些材料的信息前后記載不一致的、不真實(shí)的情況,如在年齡、學(xué)歷等方面有著弄虛作假。如果檔案管理人員歸檔不嚴(yán)格的話,那么很容易遺漏這樣的問題。另外,材料的填寫是有一定的規(guī)范要求的,如干部的履歷表,那么在填寫檔案的時(shí)候,管理人員也要進(jìn)行再次的審核,及時(shí)找到材料中存在的問題,把這些存在的問題及時(shí)解決,避免在日后造成不可彌補(bǔ)的歷史遺留問題。在干部的人事檔案管理工作中最為重要的一點(diǎn)就是確保材料的真實(shí)性,為此必須定期以嚴(yán)格的要求對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì),提高收集材料的精確度。

（三）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

在國有企業(yè)檔案信息化管理工作中,管理人員的專業(yè)管理水平對(duì)檔案信息化建設(shè)起著關(guān)鍵作用。當(dāng)前檔案管理人才要求既懂得檔案管理又懂得信息化技術(shù)的復(fù)合型人才,這就要求地質(zhì)科研院所管理層應(yīng)將檔案管理人員整體素質(zhì)的提高作為一項(xiàng)重要日常工作來抓。如制定一套完善的業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃,通過定期或根據(jù)需要不定期舉辦專業(yè)化培訓(xùn)班,普及檔案專業(yè)知識(shí),強(qiáng)化"互聯(lián)網(wǎng)+"思維意識(shí),不斷提升檔案管理人員的信息化管理知識(shí)技能。另外加大對(duì)信息化建設(shè)專業(yè)人才(數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全、監(jiān)管維護(hù)等)的引進(jìn)力度,促使人才梯隊(duì)科學(xué)合理,管理工作健康有序開展。

結(jié)束語：近年來隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,國有企業(yè)單位對(duì)人才的需求量逐漸增加,人事管理工作逐漸受到了重視。人事管理工作中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié),就是人事檔案的管理。檔案管理工作是事業(yè)單位改革發(fā)展的重點(diǎn),人事檔案信息資料的收集直接影響人事工作的順利開展,關(guān)系著事業(yè)單位的整體經(jīng)濟(jì)效益。