大數據時代下的檔案管理工作

鄧貴權

（內蒙古自治區興安盟扎賚特旗農牧和科技局，內蒙古 興安盟 137600）

在大數據時代，社會各行各業的發展都面臨龐大信息數據管理方面的挑戰，檔案管理工作也不例外。在企事業單位當中，檔案管理是一項重要的工作，主要是保存、提供和記錄企事業單位的檔案信息，并對企事業單位原始檔案信息內容進行檢索、整合、收集等。在大數據時代，企事業單位檔案管理工作面臨龐大的信息數據挑戰，因此要做到與時俱進，推進大數據技術在工作中的運用，實現檔案管理結構體制的優化，轉變檔案管理工作模式與機制，使檔案管理工作與時俱進，在切實提升檔案管理工作質量的同時，實現單位的全面、可持續發展。

一、大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

（一）對傳統檔案管理工作理念的挑戰

企事業單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質檔案的管理為導向，通過對單位檔案信息的記錄、整合，實現這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項。在檔案管理過程中，由于檔案是以紙質模式為存儲形式，需要對其做好相關的標記，以便在運用檔案時能夠快速查找檔案管理信息。在大數據時代，這種檔案管理模式已經不能夠適應信息數據多元化發展，若依舊沿用改模式，會出現管理模式與理念過于陳舊、落后的情況，不利于相關單位的進一步發展。

（二）對檔案管理人員綜合素養形成的挑戰

在大數據時代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰。大數據支撐下的檔案管理工作模式的開展，需要檔案管理人員具有信息化素養、符合時代發展特征的檔案業務能力及檔案專業技能、良好的檔案職業素養等。從當前檔案管理人員工作現狀來看，多數工作人員由于已經適應傳統的檔案管理工作模式，對信息化的檔案管理工作模式的適應能力不強，導致大數據技術融入檔案管理工作的成效存在嚴重不足。

二、大數據時代檔案管理工作的革新路徑

（一）轉變檔案管理思維和理念

在大數據時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，相關工作人員就要盡快實現自身工作思維和理念從傳統的紙質化作業向信息化作業轉變。以大數據為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進一步意識到大數據融入檔案管理工作的重要性，提升對檔案管理的重視度，并根據檔案管理工作開展模式，將大數據技術、信息化技術運用到其中，提升檔案管理工作的實際成效。同時，工作人員還要樹立新的檔案管理服務理念，如智能化的服務理念、個性化的服務理念、人性化的服務理念等，要根據這些服務理念構建出檔案管理服務工作體系，推進智能化、個性化、人性化檔案管理服務理念在企事業單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實，進而推進企事業單位向現代化經營管理方向發展的相關進程。此外，根據大數據在檔案管理工作中的運用，還要構建出檔案管理的大數據庫，要充分發揮數據庫的根本效能，推進檔案管理工作的信息化發展。

（二）拓寬檔案管理的路徑

在大數據時代下，就企事業單位檔案管理工作的開展而言，應進一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數據庫為導向，實現檔案管理工作在多個平臺的開展與實施，以此確保企事業單位各部門都能夠有效運用、管理、存儲檔案信息資源，彰顯檔案管理在企事業單位發展中的價值。首先，在檔案管理工作的開展過程中，企事業單位應重視微服務平臺的運用，如微信、微博等，要借助此類平臺推進檔案信息數據的分享與共享，同時借助這些平臺獲取檔案管理的相關信息和資源，拓寬檔案管理數據庫的有效信息量。其次，要重視對于遠程技術的運用，以遠程檔案管理服務手段實現非面對面的人工服務，切實推進人機交互的檔案管理工作模式的開展。遠程檔案管理工作模式能夠打破時間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務，如通過電子郵箱實現檔案信息的采集工作等。第三，要進一步重視對于云平臺的運用，以云服務為導向開展相關工作。云服務是以云計算為導向，實現信息數據分析、計算的一項精準化服務，能夠有力降低檔案管理的相關成本，提升管理工作的實際成效。

（三）革新檔案資源采集方法

在大數據時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，就需要進一步革新檔案資源的采集方法，要以多路徑為導向，切實拓寬檔案信息的采集渠道，豐富相關的檔案信息資源。一方面，要重視通過網絡渠道采集檔案信息資源。在大數據時代，網絡平臺每日會生成大量的信息數據，而這些信息數據的價值密度相對低下，需要專業的檔案管理人員進行信息數據的提取與分析，并提取出針對性的檔案信息數據，豐富到檔案管理的信息資源當中。另一方面，可以嘗試采取用戶實時推送歸檔的方法，進一步拓寬檔案資源的采集渠道。依托于大數據平臺，相關部門可以充分實現自身平臺與其他各部門平臺的融合性，進而形成巨大的信息資源庫。

結語：綜上所述，在大數據時代，檔案管理相關工作的與時俱進是十分必要的，這不僅是企事業單位助力于自身可持續發展的需要，也是先進技術、科學思維切實融入單位日常管理工作的需要，更是單位實現健康化、和諧化發展的需要。因此，企事業單位一定要提高對于檔案管理工作的重視程度，要將大數據技術、信息化思維運用其中，在實踐中查漏補缺，真正實現檔案管理工作模式的變革，切實促進本單位的長遠發展。