基層行政管理人員如何高效工作

羅小宗

（江蘇省徐州市政協辦公室，江蘇 徐州 221018）

行政管理是廣泛存在于我們日常生活中的一個基本體系，是運用國家權力對社會事務以及自身內部進行管理的一種活動。也可以泛指一切企業、事業單位的行政事務管理工作。

隨著社會的發展進步，行政管理工作的重要性也日益凸顯。行政管理工作的好壞，直接影響一個單位的工作效率。而行政管理人員尤其是基層行政管理人員的能力和水平則決定了行政管理工作的好壞。因此，如何提高基層行政管理人員的素質和能力則更顯重要和緊迫。

一、基層行政管理人員的基本現狀

基層行政管理人員承擔的工作種類繁多且事務繁雜，但是重要性不可忽略。然而一天只有24 小時，能被有效利用的時間更是少之又少，高效管理時間對每一個基層行政管理人員來說都至關重要。作為基層行政管理人員，每天面對大量、繁雜、重復、內容交叉的工作任務，容易產生疲于應付、工作效率低下、得過且過等一系列問題，掌握時間管理的方法尤為重要。

首先是基層行政管理人員的工作特點。基層行政管理部門服務范圍廣，工作內容多，主要包括常規性工作、突發性、臨時性工作等。同時，基層行政管理人員的配置往往人手較少，一個崗位需要掌握多種技能，對綜合能力有一定要求，很多基層行政管理人員同時承擔行政管理、文秘等多個崗位的職責，日常工作包括統籌協調、撰寫各類文字材料、收集整理文檔資料，以及一些來電、來訪等臨時性、突發性工作。這些工作性質不同、要求不一，相互沒有關聯且連續性不強，但時限要求嚴格，都需要在規定的時間內完成。這就要求基層行政管理人員必須合理分配自己的時間，從容處理各項工作事務，以求達到提升工作效率的目標，確保按時保質完成各項任務。

二是單位缺乏對基層行政管理人員的職業規劃和激勵機制。很多單位認為行政管理工作不是中心工作，對基層行政管理人員沒有給予足夠的重視，缺少正確的認識，同時對基層行政管理人員缺乏長期的、完善的、系統的職業規劃，疏于對其提供進修提升的時間和機會。基層行政管理人員在進入工作崗位后絕大多數忙于一些日常性、事務性工作，工作任務量大但缺乏挑戰性，長此以往會發現回想忙碌的一天，不知一天到底做了什么，每天的忙碌除了帶來年齡的增長并沒有在工作能力上得到大幅提升，甚至找不到一點成就感。另外，一些單位沒有建立適當的激勵機制，基層行政管理人員在個人晉升、評優評先等方面被邊緣化，長期的行政管理工作會讓從業者消極怠工，缺乏工作積極性、主動性。

三是基層行政管理人員自身的時間管理觀念不強。經調研發現，基層行政管理人員大多數都沒有做過時間的精細管理，盡管工作長期處于忙、亂狀態，卻不愿意改變，認為平時工作那么忙，能夠完成份內的工作就不錯了，沒有精力對個人時間做精細安排；還有就是雖然認識到時間管理的重要性，也迫切想要提升工作效率和個人能力，以便改變當前忙亂的狀態，為自己創造更好的發展空間，卻找不到合適的方法，改變不了現狀。由此可見，基層行政管理人員從工作性質、工作效率和個人成長進步上對有限的時間做高效的管理都迫在眉睫。

二、基層行政管理人員在時間管理上存在的問題及原因分析

前面談到行政管理人員的工作現狀，要進行高效的時間管理，接下來對行政管理人員工作中面臨的時間管理上幾個方面的問題做簡要分析。

一是時間被碎片化，不易被高效利用。這是由基層行政管理人員的工作特點決定的，基層行政管理人員工作具有綜合性、繁雜性的特點，時間被碎片化，處理工作過程中相互干擾從而分散基層行政管理人員的注意力，常規的工作總是被突發性工作打斷，以致疲于應付緊急事務。而在處理更重要的任務時精力和時間不足，導致計劃內工作不能按時高質完成，對工作質量的提升更是無暇顧及。長此以往，基層行政管理人員的個人業務能力得不到有效提升，工作積極性、主動性降低，工作質量和效率低下。

二是缺乏有效的時間管理方法。實現高效的時間管理，提升工作效率，方法很重要。在實際工作中，很多基層行政管理人員苦于無法管理好自己的時間，一方面源于工作的特點和性質，另一方面在于缺乏正確的方法指導。雖然很多人采用清單法、工作日志等幫助個人實現高效的時間管理，但效果不是很理想。

三是時間管理缺乏持續性。時間管理，越早想明白越好；但想明白還不夠，越早做到越好；做到還不夠，只有每天堅持才最重要。堅持的、持續不斷的努力，才能更好地利用好有限的時間，更高效地開展工作，實現個人業務能力和工作效率的雙重提升。不能三天打魚兩天曬網，工作順心的時候就按計劃進行，工作不順心就各種借口不付諸行動，這樣下去，時間管理永遠都只停留在夢想里而不是現實中。

以下幾種誤區是在時間管理中普遍存在的。基層行政管理人員的時間管理無法顯著提升，始終停留在皮毛階段正是這幾種誤區造成的。一是沒有時間管理的概念。認為自己不需要進行時間管理，領導交代什么就做什么，但是時間有限，沒有有效的時間管理，碎片時間不能被充分利用，自己的職場技能得不到提升，得過且過，永遠都只能是職場小白。任何一項技能的掌握都需要不斷的練習。因此，時間管理，越早掌握就越早受益。二是沒有正確地進行時間管理。認為時間管理，就是列個清單，一項一項完成就可以了。很多基層行政管理人員都有自己的工作日志，把領導交代的工作分門別類記錄在工作日志里面，逐一完成，但時間管理能力還是沒有得到提升。這就是把計劃當作時間管理，只學到了時間管理的皮毛。三是忽視了時間管理的人格屬性。基層行政管理人員要根據自身的特點設置適合自己的時間管理方法，不能一味模仿。比如你的年度目標是個人業務能力得到提升，讀50 本書，英文詞匯量達到10000，那么在年終總結的時候，你就要看自己的目標實現多少，以此來檢驗自己的時間管理方式是不是適合的，需要做哪些調整。通過反復的總結，逐步找到最適合自己的時間管理辦法。

三、提升基層行政管理人員時間管理質效的對策建議

成功等于有效的自我管理，而時間管理是一切管理的根源，是實現有效管理的基礎。時間管理是指通過事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用，從而實現個人或組織的既定目標的過程。時間管理是一個概念，更是一種方法，每一個人都需要對自己進行時間管理。但是因為時間管理是一個虛擬的概念，很多人對時間管理沒有很明確的定義，并且時間管理不僅僅是個人安排一下自己的日程表這么簡單而已，時間管理有很多需要總結計劃調整的環節在里面時間管理要掌握三大法則:目標性法則、要事優先法則、組織計劃性法則。

一是掌握目標性法則。目標性法則是時間管理的基礎，一旦掌握了這個法則，時間管理能力會顯著提升，看到掌握時間的魅力與價值。法國著名思想家蒙田認為：“靈魂如果沒有確定的目標、就會喪失自己。”管理學中，我們用SMART(specific、measurable、attainable、Relevant、Time-bound)原則來確定目標，即具體的、可衡量的、可實現的、合理的、有時間限制的。第五項標準(time—bound)一詞就能看出，目標性法則是以時間管理為基礎的。這里不得不提到的是10000 小時定律，就拿基層行政管理人員提升文字能力和工作創新能力來說，找到自己的可控和非可控時間，運用SMART 法則這一時間管理中要優先掌握的一項法則，確定目標，不能只把自己定下的目標當成一種口號，而要變成自己的行動綱領，每天堅持去實踐。稻盛和夫認為每天一點的鉆研創新，日積月累，今天比昨天進一步，希望做得更好。這種“上進心”是工作和人生中最重要的，也正是“創造”之門的秘訣。讓自己的努力看得見，實踐才是檢驗自己時間管理能力的標準。

二是堅持要事優先法則。這是時間管理中非常重要的法則。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所占據，從而有效地開展工作。彼得德魯克認為，要把重要的事情放在前面，并且一次只做一件事情。這就要求我們基層行政管理人員必須把握好事情的輕重緩急，把能掌握的整塊時間全身心投入到做重要但不緊急的事情。比如今年的年度目標上第一件事情就是要提升文字材料的處理能力，那么你整塊的可控時間就要用于提升這項能力上，而把碎片時間用于處理緊急但不重要的工作，比如:日常性、事務性的工作。這樣在完成工作的同時，個人能力又得到了提升，工作起來更加積極和高效。

三是組織計劃性法則。美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方；管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。有效的時間管理就是要把所有可利用的時間盡可能地投放到最需要的地方，其關鍵在于制定合適的時間計劃和設置事情的先后順序。確定了目標和事情的輕重緩急，接下來就要按計劃組織實施。可以采用目標分解法、單點突破法等來實現高效時間管理。時間管理是一個計劃、實施、總結、評估、再次計劃的閉環結構，缺少任何一個環節都是不行的。很多人勤于計劃或者計劃、實施，后面的都沒有了，值得注意的是總結、評估才是不斷完善自身時間管理的重點，好的總結評估有助于對自己的管理方法改進完善，使之更適合自己的工作實際，才能更好地進行下一步計劃。聯想倡導的復盤文化還有圍棋中的復局都強調了總結反思的重要性。檢驗時間管理能力強不強，不僅要看在規定時間內，你的目標達成情況以及創造的價值，還要看在工作之外，個人知識與技能是否增強。高效的時間管理能力，不僅決定了你未來跑得快不快，還決定了你跑得遠不遠。作為基層行政管理人員一定要找到正確的時間方法，早日實現高效時間管理，實現工作和能力雙提升。