行政事業單位人事檔案管理的創新思路與實踐路徑

姜云鵬

（東豐縣公務用車管理服務中心，吉林 遼源 136300）

對于行政事業單位管理工作來說，人事檔案管理工作一直都是行政機關中十分重要的一個工作內容。但當今社會，隨著社會主義市場經濟發展以及社會管理水平的不斷進步，導致了行政事業單位內檔案保管工作內容越來越復雜，管理的相關事務也日益增多，對管理者也提出了更高的要求。如果當前的行政事業單位的檔案管理工作繼續墨守成規，沿用傳統的管理模式和手段，長此以往無法適應社會發展的新要求，也會影響事業單位的整體工作效果，最終被社會所淘汰。所以，檔案管理工作的改革勢在必行，行政單位必須總結利用最新的科學管理方法和技術，在行政事業單位內部開展檔案管理工作的改革活動，逐步提高管理人員的工作能力，促進行政事業單位管理人員觀念的轉變，以促使行政事業單位工作效率與管理水平緊跟新時代的發展要求，以適應我國市場經濟快速發展的需要。

一、加強行政事業單位檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是行政事業單位當中最基本的工作環節，它既可以匯總和梳理各級機關和單位的基本信息，以體現我國的經濟社會發展情況和發展水平，同時也為日后政府信息系統調用和個人信息處理提供了有效保證。隨著信息化社會的日益發展，提升檔案管理工作質量也已變成了一個十分關鍵的工作內容，也同時受到了社會各界的普遍重視。其重要性反映在如下多個方面：

首先，實現檔案管理科學化是信息化社會發展的必然需求，隨著我國經濟社會的日益發展，整個經濟社會所產生的信息量也愈來愈大，而人類的生存方式和工作方法也出現了巨大的變革，有太多的歷史信息要被人們記憶和整理，而傳統的檔案保管工作方法已慢慢被時間所淘汰，已經不可以滿足高速發展的社會經濟節奏，所以必須要做到檔案保管的系統化，網絡化和規范化，要適應信息時代的發展，不斷提高檔案保管技術水平。

其次，提高單位檔案管理質量是行政事業單位工作順利開展的有效保證，單位檔案管理工作是一個事業單位正常發展的主要歷史載體，包含著此單位在過去時期內的發展歷史，是單位管理層對實際工作情況的有效記載，通過查詢單位檔案，人們既可以了解到單位的基本狀況和運營管理情況，也能夠根據單位實際狀況合理地調整發展戰略，同時，人們還能夠在檔案中發現優秀人才，以便逐步實現這些人員的社會價值，進而提高了人員選拔效益。

二、行政事業單位檔案管理工作現狀

（一）重視程度不足

當前不少行政事業單位都輕視了對人事檔案科學管理的重要意義，對人力資源管理規范化的價值評估標準產生了誤解，對規范化檔案管理重要性也缺乏了全面而客觀的認識。認為對檔案的管理記錄并無法幫助提高經濟效益，同時需要對檔案的保管工作注入必要的經營資本，這對行政事業單位財務上的投資使用是一種浪費，也增加了行政事業單位的經營成本。在此情況下，人事檔案管理工作從人力、物資、財務上都得不到有力保障，行政事業單位在具體工作過程中也沒有嚴格貫徹落實國家關于人事檔案管理的相關規定和制度，無法發揮檔案管理在人事調動、人才選拔等方面的優勢。

（二）管理制度不完善

人事檔案管理作為行政事業單位的一項重點工作，管理制度是提高其開展服務質量工作的重要基礎，也是提高行政事業單位對人事檔案管理工作重視程度的重要保證。檔案管理的實際工作流程中，它所依賴的工作機制仍然沒有完善，對于工作中的很多細節也沒有一套完整的規章制度。相關制度的不完善導致檔案管理人員在工作過程中沒有可以參考的指導文件，遇到問題時只能憑借自身的工作經驗和行為習慣來進行處理，這樣極易造成管理工作的失誤。同時，在行政事業單位的日常工作中也沒有完全遵守和執行檔案管理制度，大部分時間這些制度形同虛設，繼而影響到整個檔案管理工作的整體質量。

（三）硬件設施欠缺

人事檔案管理工作流程中，重點工作內容之一就是對有關人員的個人信息檔案進行保管，做這一工作不僅需要專門的技術人員，同時還必須具備相應硬件設備。部分政府事業單位并不能及時為人事檔案管理配置相關的硬件設備和軟件設施，在互聯網等信息化管理建設理論與方法上也出現了不少問題，在管理中缺乏系統化與整體性，致使信息資源存儲過程缺乏規律性，在一定程度上影響了檔案管理效果。例如設備配備不到位，設備系統軟件更新不及時等情況都會降低檔案管理工作的有效性。

（四）工作方式和管理監督不到位

行政事業單位所需要處理的工作內容往往是非常復雜的，在工作過程中管理人員需要充分考慮不同因素對檔案管理效果的影響。檔案資料具有種類多樣，繁瑣重復的特點,在歸納處理過程中要嚴格地對歸檔類別進行劃分區別，以避免各種資料間的交叉混淆，并對歸檔內容進行不斷的核對，以保證歸檔內容和政府登記內容的保持一致。由于當前的檔案管理工作方法比較落后，極易導致資料歪曲、遺忘和損失。

另外，領導人員對于檔案管理人員的工作監管不到位，對于工作中出現的問題也不夠重視，導致檔案管理人員的工作積極性不高，工作中相對被動和機械。而由于缺少監督和有效的約束機制，工作中一旦發生了失誤往往會造成工作人員之間互相推諉的情況，極大影響了檔案管理工作的質量。此外，由于不同的檔案資料其重要性也有所不同，其被調取的次數和利用率就不同。在對檔案的調取過程中，行政管理部門也缺少對該環節的記錄監督管理工作，因此造成了資料在借閱流程中的遺漏與缺失。所以，事業單位一定要注意檔案管理工作的質量，并創新管理工作方式，以進一步提高管理效率，推動現代化檔案管理工作的全面發展。

（五）缺少專業的管理人才

檔案管理要求工作人員具有極強的專業能力和專業素養，這樣才能夠應對檔案管理工作當中出現的復雜情況。但目前，行政事業單位從事檔案管理的工作人員中，許多檔案管理人員并不具備這樣的專業知識水平和職業素養。同時，檔案管理工作者又常常是由其他部門的工作人員來兼任，從根本上對檔案管理工作也就無法傾注所有的時間和精力去進行了。行政事業單位無法科學性、規范化的貫徹檔案管理意識和方式，對引入的信息化管理手段也未能予以足夠的關注，從而導致了檔案管理工作無法有序、合理地進行。

三、人事檔案管理的創新思路與實踐路徑

（一）建立健全管理和監督制度

對所有管理工作而言，都需要一定的規章制度做保證，而人事檔案管理工作亦不例外。唯有根據實際的檔案管理工作內容，構建科學的人員檔案管理制度與監督制度，才可以有效促進人員檔案管理工作的常態化。在人事檔案管理工作中，必須革新管理理念、管理方式和管理工作過程，進一步健全和完善相關的規章制度系統，從宏觀層面角度上思考重大問題，全面掌控全局，為各項管理工作的正常進行提供清晰可信的保證，使人事檔案保存與管理工作越來越清晰化和規范化。

另外，還要加強監督和績效評估制度的建立。必須要對檔案管理中的資料查閱工作，對文書整理工作和歸檔保管等工作實施嚴密的監管。行政事業單位要把檔案管理工作納入年終工作考評之中，并對檔案管理工作的結果制定合理的懲罰辦法。通過機制的完善與監管，實現事業單位檔案管理工作健康有序地進行，進一步提高管理服務質量和管理水平。

（二）構建信息化管理模式

信息時代的主要特點之一便是強大的數據處理，因此實現行政事業單位檔案管理工作的不斷創新和變革就需要進一步完善數字化管理，以促進政府人事檔案工作的信息化發展。在現代化的檔案管理工作中，運用信息技術同時建設紙質檔案與電子文檔的管理系統，在互聯網信息技術應用下，同時建設數字文檔系統，把紙質文檔中的關鍵信息掃描并記錄在數據庫中，并設置安全登錄系統，對關鍵電子文檔信息限制瀏覽并進行資格訪問設置。同時，還要搞好軟件開發與升級，及時發現和修補漏洞問題，加強對于網絡硬件的保護措施等工作。通過采用新技術，不但可以提高工作效率，準確、快速地加載人事信息，而且能夠實現檔案的永久保存，方便后期的文件調用工作。

（三）加強管理人員專業技能培養

高水平的人才隊伍可以有效提升行政事業單位檔案管理工作的品質與效率。所以，行政事業單位內部的檔案管理工作人員必須在管理工作實踐中不斷加強專業知識訓練，以改變傳統的檔案保管理念和方式，進行理論聯系實際，以提高專業知識。同時行政單位要增加對檔案管理技術人員培訓的時間和資金投入，聘請專門的信息化管理工作專家進行授課和講座，并引入先進的信息技術和儀器設備，以改進單位內部的硬件系統和軟件設備，為工作實施提供有效保證。在培訓過程中，檔案管理人員要端正態度，充分認識到計算機信息技術在檔案管理工作當中的重要作用，并努力學習掌握信息化管理技術，掌握其實際運用的能力。并在實際管理工作中不斷實踐，及時處理在管理工作中遇到的新問題，并加強與科技人員的交流和互動，推進信息技術在檔案管理工作中的應用，提升管理工作的效率和質量。

（四）優化檔案管理服務手段，提高檔案利用率

就很多地區政府事業單位的檔案管理工作情況來說，服務手段仍然比較單純和落后，在經過工作人員歸檔整理和保管以后，被調用的頻率還是相當低，并不能產生一定的利用價值。所以，必須要進一步健全和完善行政人員檔案管理的服務平臺，通過運用信息化技術手段，搭建人員云端環境共享服務器，同時賦予人員個人檔案管理和檢索的賬號，并根據人員等級實現檔案調取和審查的級別分解，以進一步提升行政事業單位人員財務管理文檔的使用率，以便真正地讓其實現利用價值。同時行政事業單位人員財務管理要不斷完善歸檔信息服務體系，在需求人員無法調取到所需要的文檔時，還需要由管理人員及時加以說明和應答，以便使業務體系更為完善，從而全面提高單位檔案的管理水平。最后，單位主管也要加強對單位檔案管理工作的關注程度，全面提升單位相應的資金分配和資源配置管理，以便使單位檔案管理工作更為順利地進行。

四、結論

行政事業單位的檔案管理工作由于制度不夠健全，信息化程度不高，以及管理方式落后等，這些因素都導致了檔案管理工作存在許多漏洞，無法滿足當前社會發展的需求。面對這種情況，行政事業單位必須要進行工作方式的變革創新，加強對管理人員的技能培養，進一步建立健全單位內部檔案管理體系，從而實現檔案管理工作的規范化，促進檔案管理工作的穩定進步和發展。