對檔案信息管理重要性的認識

劉恩鵬

（濰坊市中醫院，山東 濰坊 261041）

前言：檔案存儲的信息管理是一個長期發展的過程，其中檔案存儲的方式從以檔案數據的紙質為重心轉變為以檔案的信息數據為重心。在整個過程中，只有順應信息時代的發展趨勢，用當代的信息技術代替以前的檔案存儲方式，才能快速提高檔案存儲標準。

一、檔案信息規劃的重要性

（一）對檔案管理部門的實際意義

1.檔案信息管理可以提高檔案保管人員的工作效率

檔案保管作為一種知識管理系統，不僅要求管理人員具有一定的文化和藝術修養，而且還要勤奮耐心。檔案存儲無聊且復雜，并且檔案存儲人員容易出現工作中的錯誤和遺漏。實施檔案信息化管理后，可以在內部互聯網上進行檔案的查看，閱讀和訪問，從而減少了多余的事務管理。提高了員工的工作效率，減少了不正確的可能性，并減少了檔案人員從繁瑣的工作中擺脫出來，這樣就可以有大量的時間和精力來學習新的專業知識和新的管理方案。

2.檔案信息管理可以合理開展檔案館主題活動

檔案數據的接受，驗證和輸入都是檔案存儲的基本任務。如果手工進行這種工作，不僅會浪費檔案數據人員的時間和精力，而且還具有分散的功能，不利于中后期審查。檔案工作實施信息化管理后，在檔案存儲服務平臺的基礎上，檔案資料的收集，整理和研究工作得到了改善。收據的時間，總數和內容一目了然，減少了檔案用戶在中后期閱讀紙質檔案原材料的時間，避免了無效勞動。

3.檔案數據的信息化管理可以更好地存儲檔案數據

由于洪水災害，人為破壞，環境安全管理等原因，紙質檔案數據有時會丟失和損壞，在管理和應用的整個過程中不可避免地會發生損壞。檔案數據的信息化管理是基于Internet 和數據庫的查詢，依靠Internet 和數據庫來查詢，存儲，整理檔案信息資源，最終在計算機上完成資源共享和檔案信息資源的使用。終端是根據互聯網（適用于單位的所有部門）而設計的。檔案用戶可以提供生動，多彩，方便，快捷的檔案數據服務。

（二）對檔案數據查看者的實際意義

傳統的檢查方法是檔案管理員從檔案目錄中查找檔案的合理部分的記錄，并根據記錄在倉庫中進行搜索。這種方法不僅浪費了檔案管理員的人力資源，而且浪費了讀者的時間。完成檔案的數字管理后，可以基于Internet 在單位內部查看一些非保密檔案的信息內容。檔案存儲人員不再需要去倉庫進行搜索，讀者也不需要去檔案倉庫來閱讀紙質檔案。無需外出即可執行所有閱讀步驟，大大節省了時間和精力。

（三）對單位的實際意義

檔案信息是單位的無形資產，精神財富以及單位發展歷史的真實記錄。它是進行調查，科學研究和解決問題的基礎，為單位的發展趨勢提供了有益的參考。實施檔案信息化管理可以更好地收集和管理信息資源，例如更快速，方便地為單位提供強大的幫助，并為領導者展示合理的服務項目。

（四）對全社會發展的現實意義

在信息管理社會的發展中，檔案的信息化管理還有很長的路要走。在這個階段，檔案的信息管理尚不能全面服務于社會和經濟發展。檔案存儲工作的封閉狀態和半封閉狀態之間的分歧以及在社會發展中對使用檔案信息內容的要求越來越高。在這種情況下，檔案信息管理服務項目已成為當今檔案管理及其未來目標的立足點。檔案數據組織，特別是檔案室，房間等的業務流程組織，已經從紙質線路管理逐步過渡到信息管理。

二、改善檔案信息化管理的對策

（一）將紙質檔案的信息內容轉換為智能信息內容

為了擺脫最初的檔案存儲方法，要借助互聯網完成檔案存儲的信息化，配置統一的管理方法和設備，并完成檔案中電子計算機的全面覆蓋。它可以完成檔案的自動描述和搜索，檔案的完整存儲和搜索，檔案的業務管理方法，檔案創建的輔助設計，檔案的自動索引，文本檔案的集成管理方法等。各個單位的檔案和資料總數，檔案單位的處理工作肯定會面臨沉重壓力，這就需要應用大空間檔案數據存儲系統軟件。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量，而且可以提高檔案管理的效率。

（二）完善檔案信息管理人才隊伍的基礎建設

隨著檔案信息規劃的加速，對檔案數據信息化管理人員的素質要求也越來越高。檔案管理員不僅要掌握數據庫查詢管理方法的技術性，還要了解檔案倉庫的狀態并立即跟蹤檔案信息。為每個檔案部門都提供有關實際業務流程的具體指導。

（三）方便二次使用，提高利用率

一般單位的檔案要每兩年進行一次整理，但事實上，今年的檔案中二次使用的法規數量最多，這在一定程度上降低了檔案的使用。另外，生成的檔案使用起來也很不方便。首先，要歸檔以供記錄，然后在檔案數據中進行搜索。不可避免地會在整個過程中破壞檔案，并且同一檔案只能由一個人在同一階段讀取，而其他人只能在他完成閱讀后才能續借，檔案的信息化計劃制定以后，檔案的信息內容可以在Internet 上內部共享并以可控的方式使用。

結束語：隨著當代科學技術進步的發展趨勢，以信息管理應用技術為主體的當代檔案技術管理已廣泛應用于核心層檔案智能管理系統。從現階段的具體情況來看，由于各種標準的制約，主管檔案管理機構各檔案館信息化規劃的廣度和深度與系統軟件的通用性和通用性相去甚遠。只有改善檔案的信息化管理，才能突破檔案使用的諸多限制，并使檔案存儲單元從封閉變為開放，從檔案的存儲和使用到數據收集，管理方法。完成檔案信息資源的合理分配和創新管理，可以更好地完善和發展趨勢檔案管理。