淺談醫院外籍專家文秘工作

葉立芳

（1.上海市質子重離子醫院放射物理科，上海 201321；2.上海市放射腫瘤學重點實驗室（20dz2261000），上海 200000；3.上海質子重離子放射治療工程技術研究中心，上海 200000）

一、醫院外籍專家文秘的基本要求

（一）積極學習、提高媒介素養

秘書工作是一個施展綜合才能的舞臺，秘書的工作離不開各種媒介，合理的利用媒介，使用媒介收集信息，參與媒介互動，上傳下達，輔助決策，解決溝通壁壘等，因此秘書具備較高的媒介素養就尤為重要。秘書作為一個特殊的工作群體，其工作的展開離不開對信息的收集加工，在新媒體時代，更加需要熟練掌握各種媒介的應用，因此，媒介素養是秘書這一職業必須具備的。秘書具備的媒介素養可以概括為媒介知識、媒介觀念、媒介應用。

作為一個特殊的工作群體，秘書在新媒體時代更需要提升自己的媒介素養，豐富自己的專業能力。因此，在新媒體時代，應該采取一些積極的措施來不斷提升秘書的媒介素養。

（二）做好個人自主學習

醫院文秘崗位要求具備豐富的多學科知識和扎實的專業核心技能，各方面能力綜合運用能力能夠運用自如，文秘要保持終生學習的好習慣，面對新事物要積極進取、勇于探索，做好個人自主學習。

1.加強文秘基礎知識學習

文秘基礎知識內容多、涉及范圍廣，要想都充分掌握想必很難，學習是一輩子的事情，要想提高自身文秘基本素質，就必須加強學習。要自主學習，勤于積累，做到厚積薄發，通過課外書本、網絡、自媒體等多種途徑，廣泛獲取新知識，擴充自己的知識儲備，勤于思考，不能人云亦云，總結出自己學習的一套方法和技巧。

2.提高專業綜合能力

知識學得再多，也要充分運用才能如魚得水。每一次的實習和與外籍專家交流，都是文秘專業能力綜合運用的一次重要機遇，醫院文秘專業學生要把握好每一次交流學習的機會，把所學的多種技能和知識在崗位上充分發揮。不僅如此，在學習和工作中也要善于拿多種方法解決問題，注重知識的綜合運用。

（三）具備良好的職業道德

職業道德是醫院文秘人員完成工作的第一要條件，也是作為一名醫護人員的專業素養。整體而言，醫院文秘人員良好的職業道德體現在忠于職守，就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助服務對象做好各項工作；要責任心強，細致嚴謹是對醫院文秘人員的一項基本標準要求，表現為要在崗位工作中具有強烈的事業心和責任感，在職責范圍內敢于擔當負責；要秉持公器，醫院文秘工作依托于服務對象的職權和能力，要自覺做到不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。同時，醫院文秘工作人員，無論何時都要將病人放在第一位，切實做到甘于奉獻。對患者健康和生命權利的敬畏，關愛患者的生命價值，尊重患者的人格和尊嚴，維護患者的自主性。

二、如何做好醫院外籍專家文秘工作

（一）提升服務意識

醫院外籍專家文秘最基本的工作就是為外籍專家提供服務，堅持效率和全過程原則。全過程原則是向全面、準確、詳細地傳達外籍專家的意圖和需求，詳細地傳達給交流的對方，也要真實地向上級報告，為今后醫院的各項決策打下良好的基礎。效率性原則是在秘書工作過程中確保工作質量同時，確保工作效率，有效進行醫院的各項工作。

醫院的秘書工作人員要完善自己所在部門的服務。外籍專家文秘作為醫院領導、員工以及醫院內部各部門之間的重要紐帶，在整個醫院和醫院辦公室中發揮積極作用。調動工作的主觀能動性，創造性地開展工作，有耐心地回答外籍專家所需要知道的問題，提高醫院員工對秘書工作的滿意度。

（二）提升文秘工作者的寫作功底和語言表達能力

稱職的秘書，必須具有遠等能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其他能力的基礎。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是看家的本領，是文秘人才的核心技能之一，在西方發達國家優秀的秘書被稱為第一流的文字處理能手。

外籍專家文秘文字表達力具體表現在以下幾個方面：首先，發揮文字綜合能力、幫助外籍專家編制談話文件，編制工作計劃，整理各種文件是秘書主要工作。材料要寫實、認真，不可亂雜、不可有非邏輯性。另外，還需要具備票據借據、講演稿、解說詞、日常應用文、法律文件、合同等寫作能力，這可以保證醫院發生緊急情況時的應對能力。

（三）提升文秘工作者的隨機應變能力

文秘工作人員是領導頻繁接觸的工作人員，在接觸上司的過程中會發生各種事情。因此醫院文秘需要靈活多變的能力。面對不同的交流對象就要用不同的方式進行解答，醫院的工作和所需接觸的對象是極其復雜的。因此，要讓醫院文秘能夠更好地處理和出現問題。現代醫院的秘書工作是醫院發展過程中的需要，運用新的事業，利用新的工作崗位，使新的事業得以更好的發展。積極應對現代醫院領導的工作需求，適應新時代醫院發展需求，提高自身的服務意識、文字處理能力和執行能力，以隨機應變能力、高效率和高標準完善自己的秘書工作，保證現代醫院工作順利有序。

（四）醫院強化文秘工作的統一管理

1.要強化文秘工作人員的質量意識，樹立質量第一的觀念，明確文秘工作崗位質量責任

并結合醫院工作實際情況，修訂完善公文管理各項制度，使文秘從業人員自覺遵守公文處理基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求，加快推進辦公自動化系統科學化、規范化進程。

2.建立有效的公文流轉程序

嚴格按照規范程序辦理公文、嚴格執行公文行文規則、嚴格審核簽發制度、嚴格控制文件“份數”，禁止濫發文件和發無效無用的文件。并對公文審核簽發手續、附件、格式進行復核，嚴格按照標準規范公文用紙紙型、幅而尺寸、排布規則、裝訂要求，合理確定發文范圍。

三、提高醫院外籍專家文秘人員業務素質的探討

外籍專家文秘人員是推動現代醫院管理體系中不可或缺的工作人員，也是有效發揮外籍醫療專家積極作用中一個不可缺少的重要崗位。現代社會的文秘人員對待工作必須要有上進心，做事一定要心思縝密，與其他兄弟部門的相處一定要謙遜，從小事中提升自身素質修養。因此，作為一名外籍專家文秘人員，不僅要注重辦事效率，也要注意提升自己的素質要求，要不斷加強自身修養，認清自己所處的位置，做好服務工作，促進醫院日常各項工作的順利開展。在提高醫院外籍專家文秘工作人員業務素質方法上，可歸納為以下幾個方面：

（一）學會彼此包容、互相尊重

客觀來說，隨著經濟一體化和互聯網的飛速發展，加強了不同文化間商務人員的文化敏感意識及相互對不同文化的容忍與理解，但是仍有很多人低估了文化影響對跨文化交際的重要性。外籍專家文秘人員應該清楚地認識到，文化的差異并不能成為評價一種文化好壞的衡量標準。而作為一個在跨文化溝通中起一定引導作用的角色，涉外秘書工作人員應該掌握的是如何在跨文化交際中尊重他國文化差異，并且避免觸犯他國文化禁忌，學會良好的溝通交流。作為外籍專家文秘人員，在和外籍工作人員的交流溝通中，不管是辦事方式還是接待方式，都應該認真學習對方國家的文化。只有互相理解，相互學習，克服民族中心論，提高自己的文化敏感度，才能讓文化差異不會變成跨文化交際的一道障礙。

（二）提高溝通能力掌握溝通技巧

語言是文化的載體，也是反映文化的一面鏡子，任何一種民族在經過歷史的沉淀和積累中，都形成了本民族獨一無二的語言特色，不同國家與民族擁有不同的語言特色。語言也是信息的載體，它承載了一個國家的文化特征，是人與人之間思維和交際的重要工具。作為外籍專家文秘人員，必須具備高素質的語言素質。現如今，英語是當今世界上使用最廣泛且無可爭議的“國際通用語言”，所以涉外秘書工作者，要掌握較高的英語語言運用技能，避免在涉外交際中出現中式英語，阻礙跨文化交際的進行。而語言交流中的兩條重要原則是合作原則和禮貌原則，禮貌是人類文明的標志，也是一個人的良好品質。外籍專家文秘人員應該注重禮貌原則，尤其是漢英語言表達方式的不同。

（三）加強醫院外籍專家文秘人員政治素養建設

要注重強化人應該具備的基本素質——政治素質，沒有高尚的道德涵養，能力再強也無法贏得同事的尊敬和信賴。要想當醫院的外國專家秘書，首先要擁有良好的政治素養和政治視野，外事無小事，要保持風險意識。。二是要有愛心，奉獻精神、求真務實的精神，忠于義務，服從醫院和部門領導的章程，有堅定的政治思想立場接受新事物，敢于接受新事物。創新思想，不斷提高自己的思想理論水平。三是必須要經得住時間的誘惑和檢驗。不要以名利為目的，不要傲慢、自高自大，也不要把秘書工作出現錯誤歸結為經驗不足或者其他原因。不能依靠領導和影響力，違法亂紀，或者利用職務之便處理個人問題。正確定位秘書工作崗位，明確秘書工作義務和責任。

（四）加強醫院外籍專家文秘工作人員的基本訓練

提高醫院外國專家專業秘書處理公文綜合能力。要成為醫院合格的外籍專業秘書，書面基礎要扎實。最有效的辦法是參與實戰，在實戰中積累經驗，穩扎穩打地練習基礎技術。醫院秘書人員能力提高還有參加部門內工作計劃制作、撰寫報告等途徑，可以提高文件和新聞稿撰寫的能力，并能熟練掌握和使用。雖然這些樣式通常是固定格式的，但也應該注意其粗糙程度可能導致的遺漏錯誤。同時能完全理解并熟練使用辦公自動化技術、辦公軟件、現代裝備等。現代是一個信息技術和科技飛速發展的時代，只有與社會共同發展，才能適應時代的要求，做合格的醫院外專秘書工作。

四、小結

在醫院，外國專家的秘書工作內容廣泛，因此對秘書人員的要求也會更高。良好的專業道德、相關醫德知識、扎實的寫作能力都必不可少，有服務精神、奉獻精神、較強的溝通和協調能力，才能在新時期適應醫院的需要、為健康中國助力。