提高辦公室人員辦文辦會辦事能力的認識

李利

（國家能源集團陜西神延煤炭有限責任公司，陜西 榆林 719000）

引言：辦公室是單位與外界溝通的窗口，肩負著重要的責任，其不但代表著單位的形象，也起到了服務全體的作用。辦公室人員作為辦公室的核心，其工作能力直接影響著單位的發展，只有提升辦公室人員的水平，才能夠提升整體的思想水平與素質，以確保辦公室工作順利開展。

一、辦公室人員應具備的能力

（一）語言表達能力

辦公室人員的基本能力，影響著整個單位的工作效率，關系著各項工作能否順利進行。辦公室作為單位的基礎部門，工作人員經常與單位外的人接觸，如接打電話、上傳下達、匯報反饋等，都需要語言交流。因此，就需要工作人員具有良好的語言表達能力，不僅要求辦公室人員口齒清晰，還要求其具有說話的藝術，使其在交談的過程中的語速和語調都非常職業化，使談話的內容更具有信服力。

（二）扎實的寫作功底

因為辦公室工作人員經常需要寫各種文件與發言稿，例如，領導講話所需要的稿件，或者各種工作的總結報告。所以辦公室人員要具有一定的寫作功底，并且要求文筆較好。除此之外，辦公室人員還需要具有提煉素材的能力，比如：在為領導編寫發言稿時，就需要從大量的信息中，提取出重要的信息，凝結而成領導的發言稿。

（三）熟練使用計算機

隨著信息技術的快速發展，無紙化辦公已經成為時代的主流。因此，辦公室工作人員必須具有熟練使用計算機的能力，才能促進單位的發展。例如，word、Excel 等辦公軟件，辦公室人員要做到靈活運用，是其必須掌握的技能之一，熟練使用此類軟件可以大幅度地提高工作人員的工作效率，使其更好的開展日后工作。

（四）自身創新能力

科技的發展日新月異，辦公室人員不但要學習日常的業務，還需要提升創新能力。創新能力是新時代背景下辦公室人員必須具備的能力之一。因為創新的核心是思維能力，所以辦公室人員要在日常的工作學習中，發現并創造新的事物，通過思考和探索，在實際中實現創新。

二、提高辦公室人員辦文辦會辦事能力的途徑

（一）提高辦公室人員的自身能力

1.提高學習能力

辦公室人員學習能力的提升，是新時代發展的必備要求。首先，要做到加強政治理論的學習。在工作中，辦公室的工作人員專注各項事務性的工作，關于政治理論學習投入的時間和精力相對較少，進而導致其學習能力下降[1]。因此，要結合我國國情和時代的特征，大力推進理論創新，強化辦公室人員的政治理論學習，將其思想統一到黨的基本路線上，為其樹立良好的人生觀和價值觀。其次，要加強學習科技知識，只有不斷學習科技知識，才能夠提高科技素養，以提升超前思維與決策能力。隨著事物的不斷變化，也能夠充分掌握其中的規律，敏銳發現其中的發展趨勢，以超強的理論思維和戰略思維跟進發展的新形勢。最后，要加強本職業務學習，因為辦公室工作要求是需要加強信息和調研工作，必須要保證公文和稿件的層次清楚、文字通順、表達準確，尤其是要符合公文的規范。辦公室的日常工作就是信息工作，是領導掌握政務動態，了解民意的主要途徑，也是處理突發事件和緊急情況的基礎。因此，要確保信息的通暢和準確，才能夠保障領導作出正確決策。辦公室人員要做好自身的本職工作，為領導提供決策服務，將調研工作當成主要任務，在調查研究的基礎上，提出相應的意見和實施方案，才能為領導提供最真實的決策依據。

2.提升業務能力

業務能力，通常體現在崗位分管業務的規章制度熟悉程度和日常工作中處理相關事項的效率和妥當程度。提高業務能力，需具有一定的文化專業基礎。可以通過定期學習各項規章制度和文件，并與優秀的員工進行深入交流，探討技巧，結合自身的工作經驗，就可有效提高相關能力。部門領導要讓所有部門員工了解到業務能力是辦公室人員發展的基礎，要讓具有潛力的骨干人員堅信基礎牢固程度直接影響著自身發展的高度，通過樹立此信念，使辦公室所有工作人員都將提升業務能力作為首要任務。

3.為人處事能力

為人處事能力指的是辦公室人員與各階層人員的溝通能力、協調配合的組織能力和處理人情世故的能力，是實際工作過程中非常重要的一項能力，尤其是對辦公室人員影響巨大。想要提升為人處事能力，就要做到維系好同事交情、要懂得接人待物的禮數、互相關心幫扶、信守承諾等。為人處世能力較優秀的員工，可以積累到大量的人脈，以提升個人甚至部門的工作效率。

4.提高執行能力

執行能力指的是，在做一項任務時，提前計劃目標和措施，并在實踐落實環節起到的重要作用。辦公室人員在實際工作過程中，提高主動性和執行能力是尤其重要的。例如，政工師辦公室工作人員，不但要提升工作能力，還要注重專業技能和相關知識的培養，辦公室工作者要認真學習公文處理相關知識，在日常工作中，要做好公文流轉發放工作，精心籌備相關會議等活動，確定好每個人的分工，使每個人都落實到相應任務，從而保證工作有序完成，要做到每位辦公室人員都能夠認真地做好自己的分內工作。同時，也要具備良好的心理素質，因為辦公室人員在日常工作中會與領導或上級經常接觸，難免會發生差錯。在面對領導的批評和指示時，保證良好的心態，切勿低沉自卑，才能積極改進相關問題。要明確個人分工，部門領導要做好監督工作，才能保證實踐環節的準確和高效。

（二）提升辦公室人員的工作水平

1.養成大局觀

辦公室人員的基本素養就是服務于大局，其也是上級考核評定的標準，因此，任何機構的辦公室人員都要具備此項能力[2]。擁有服務大局的能力，就可以在辦公或處理事情時考慮得更加周全，使之縝密地去完成工作的每一個步驟，從而提升工作效率。培養辦公室人員的大局觀，通常從多部門的協同工作和提高責任心入手。多參與多部門的聯合工作，可以使員工充分了解到自身崗位在整個單位運行中，所發揮的作用，產生哪些影響，有利于員工站在全面角度思考自身價值，從而提高工作質量。而責任心的培養，可以讓辦公室人員了解到工作質量將直接影響后續的發展。同時，也要培養員工思想道德素質，做到適當的表揚，從而提升員工的榮譽感，使其更加積極地承擔崗位工作。

2.疑難問題的處理

處理疑難問題的妥善程度，是檢驗辦公室人員個人和部門綜合實力的重要指標。想要提升此項水平，就需要思路開闊創新、擁有較強的業務能力，并能夠做到高效完成相應工作，具有可以將負面影響降到最低的能力。按部就班的工作是普通員工，可以妥善處理疑難問題的人員，要適當給予獎勵，以激發其積極性。

（三）提高團隊合作配合能力

辦公室工作與其他工作的區別就是，辦公室是一個相互制約的、相互合作的部門，在日常工作中要向其他部門匯總和上報各類復雜問題，為辦公室人員的工作增添了一定的難度。因此，辦公室工作人員之間要建立良好的團隊合作關系是十分重要的。注重團隊的合作意識，才能有效化解阻礙，不但能夠促進同事之間的交流學習，也能夠在合作的過程中達到雙贏的目的。辦公室人員在工作時，要對手頭的工作和各個環節的工作任務進行分析，結合實際，對所涉及的部門及單位進行條塊分割，之后進行合理搭配，進而進一步促進工作落實。積極做好協調工作，要實現互幫互助、取長補短共同學習。在合作的過程中，處理好與合作伙伴的關系，同時，加強個人工作能力，以增強工作效率。

（四）提高創新局面的能力

由于辦公室工作是比較單一枯燥的，所以創新局面是增加辦公室人員活力的主要措施。創新能力是辦公室人員需要具備的基本素質之一。隨著社會發展的新興形式，辦公室人員也面臨了新的挑戰和環境，因此，提高創新意識，是十分重要的。辦公室工作人員，要將創新當成一種工作追求，堅持與時俱進，在實際工作中，發揮創新思路[3]。要根據黨和政府的基本方針為創新路線，結合實際情況，提出針對性的創新意見，保持良好心態去開展創新工作，在實踐中提升自我，積累規律。辦公室是各個部門的樞紐，保證了機關的正常運轉，在企業和單位中發揮著重要作用。不但要調節各項日常工作，還要妥善處理各方面的關系，避免各種差錯的發生。相關領導要多加關心辦公室人員的生活情況，為其提供良好的工作環境。并要鼓勵大家互相學習，互相提出意見并改進，鼓勵辦公室人員創造新思路，發掘辦公室的優勢，督促檢查，以發揮出辦公室人員的最大實力，實施獎懲制度，以促進其工作熱情。

三、辦公室人員提升辦文辦會辦事能力的措施

（一）加強單位文化建設

單位領導要重視辦公室人員能力的提升，要積極創造考察、培訓等機會，提高其工作能力與思想水平。可以通過素質提升活動，通過考試等形式，增加辦公室人員的壓力，進而轉化為工作及學習的動力，最后實現提高自身能力的目的。

（二）全心全意投入工作

辦公室人員要建立良好的思想品德，將工作看成自己的事情，完全投入進去，并非敷衍了事。辦公室人員在與領導接觸的過程中，不要違反規章制度，不要阿諛奉承，盡自己的最大努力去完成工作，以增加領導的信任。在工作過程中，針對自己分內的工作，要按時保質保量的完成，避免由于個人原因導致出現中斷、延期的情況。要充滿激情去開展工作，避免將個人情緒帶到工作當中，防止影響工作效率。在遇到挫折時，要堅持埋頭苦干，堅信機會是留給有準備的人，只有扎實肯干，才會真正成功。在實際工作中，要將單位的健康發展作為自己的目標。

（三）虛心請教加強能力

在日常工作中，辦公室工作人員遇到難以解決的問題時，要虛心向前輩請教，通過學習他人長處，來彌補自身不足，在學習中掌握相關技能。學習的對象可以是單位前輩，也可以是具有優點和優秀業績的同輩或后輩，努力學習，改正自身的缺點與不足。辦公室工作人員也要培養自身的責任意識，在工作中要做到嚴格要求自己，保持精益求精的工作態度，全身心投入到工作當中，同時也要在閑暇時間充實自己，豐富自己的專業知識。可以自行購買相關資料進行學習，或參加相應的培訓提升自己的能力。只有掌握足夠的知識，才可以實現創新。運用所學到的知識，打破常規的思維方式，要有創新精神，勇于探索，開拓創新，才可以使枯燥的工作變得活躍有趣，不但可以提高工作效率，也能夠為單位創造價值。

（四）積極加強人際交往

和諧的工作環境，不但能夠激發員工的積極性，還能夠提高其工作效率。良好的人際交往能力，可以體現出辦公室人員的工作能力和工作態度[4]。以友善的態度、得體的語言去與領導和同事相處，是每個辦公室人員必須具備的能力。人際交往也是工作人員能力的體現，擁有良好的人際關系，可以使工作事半功倍。

結論：辦公室人員直接影響著單位的平穩高效運行，因此，對其進行有效管理是十分重要的。要結合工作實踐和經驗，全面提升辦公室人員的個人能力，提升其思想認識，從而提高相關單位的發展水平，為單位高質量發展提供保障。