大數據背景下企業檔案管理工作的優化路徑

高國光

（哈爾濱哈投投資股份有限公司熱電廠工程管理部，黑龍江 哈爾濱 150030）

大數據時代環境下，人們的生產生活模式發生了較大的改變，大數據對企業檔案管理工作也帶來了較大的影響。企業檔案中包含了許多有價值的信息，通過對這些信息進行深度挖掘，能夠更好的滿足企業發展需求。借助大數據技術進行企業檔案管理，有利于深度挖掘各種有價值的信息，使其更好的滿足企業發展需要。因此無論是企業還是檔案管理人員，都需要在實際工作中加強對檔案管理工作的重視，并從觀念、管理模式、服務方式等方面加大創新力度，與時俱進，全面提高檔案管理工作的整體水平，使檔案在企業發展過程中發揮出重要的效能。

一、大數據技術對企業檔案管理工作的影響分析

大數據作為海量數據的集合，具有數據規模大、類型多、低價值密度和高流轉速度等特點，通過應用大數據技術，實現了數據從資源向資產的轉變。在當前大數據時代背景下，各行各業發生了較大的變化。對于企業檔案管理工作而言，通過應用大數據技術，可以有效的提高檔案管理工作的效率和質量，提高檔案服務水平，并能夠為企業發展提供科學、可靠的信息支持。大數據在企業檔案管理工作的應用，對企業檔案管理工作的影響較大，大致可以歸納為以下幾個方面：

（一）數據信息資源價值的挖掘

一直以來企業檔案管理工作都存在重藏輕用的問題，企業檔案往往只作為一種憑證及對企業重大事件記錄的資料，檔案的價值得不到重視。基于大數據背景下，企業對數據信息資源的價值越來越重視，并從企業發展過程中產生的大量的結構化和非結構化數據中深入挖掘與企業發展相關聯的信息，將信息資源向資產方向轉化，從而推動企業的創新發展。在這種情況下，企業檔案管理工作的內容和模式也發生了較大的變化，企業檔案的價值能夠被深入挖掘，從而將檔案信息的重要作用有效的發揮出來。

（二）各種數據信息的非結構化特征

大數據環境下，企業數據信息內容更為繁雜，包含大量的結構化數據、非結構化數據和半結構化數據，數據信息處理難度增加。這也對企業檔案中非結構數據的處理工作提出了更高的要求。在企業檔案管理工作中，通過應用大數據技術有效處理非結構化信息數據，實現非結構化數據的有效整合和輸出，為企業對非結構化數據的查詢和利用提供更多的便利。

（三）用戶對檔案服務質量提出了更高的要求

大數據環境下，數據表現形式和處理模式發生著較大的變化，數據信息量過于龐大，這也為海量數據中尋找到所需要的數據信息增加了難度，這也成為制約檔案服務質量的重要因素。對于檔案管理工作，其對技術性和專業性具有較高的要求，特別是在大數據環境下，各種數據信息的融入，這也對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。再加之公眾對信息的共享程度越來越高，企業檔案管理工作需要處理好保密檔案和檔案公開利用之間的關系，從而保證用戶能夠隨時獲取到所需要的檔案信息。

二、大數據背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理意識有待加強

在當前大數據時代環境下，信息開放程度加大，檔案作為重要的信息資源，這也對檔案的開放程度提出了更高的要求。但一些檔案檔案管理人員自身檔案管理意識缺乏，對檔案管理工作的重要性認識不到位，再加之檔案管理工作監督力度不足，這也導致企業檔案管理工作相對混亂。而且企業檔案管理工作無法帶來直接的效益，這也導致企業管理者對檔案管理工作重視不足，各項工作落實不一位，并沒有基于企業長遠發展視角加大對檔案工作的投入。基于多種因素共同作用下，企業檔案管理機構職能被削弱，工作人員專業素質不高，檔案管理制度形同虛設，企業檔案的重要作用和價值無法充分發揮出來，這必然會對企業的健康發展帶來較大的影響。

（二）檔案管理手段落后

當前部分企業檔案管理手段落后，管理工作效率低下。而且在傳統檔案管理模式下，檔案信息收集、整理和檢索工作難度較大，檔案利用和檔案信息獲取過程中檔案管理人員查找困難。一些企業雖然也進行了檔案信息化建設，但信息化程度較低，信息化的優勢沒有發揮出來，這對于檔案管理工作效率和質量的提升帶來較大的影響，而且無法對企業檔案信息進行有效利用，檔案信息的重要價值無法發牢固出來。

（三）企業檔案信息安全問題急需解決

信息技術在各行各業中的應用，為各行業的發展帶來了諸多的便利，但同時也帶來了信息安全隱患。在企業檔案管理工作中引入信息技術，檔案信息收集、整理、存儲等各環節的工作效率大幅度提升，但同時各環節的安全隱患也有所增加，檔案信息安全受到較大的威脅，因此在檔案管理工作中，檔案信息安全問題急需解決。

三、大數據背景下企業檔案管理工作優化路徑

（一）轉變檔案管理工作理念

企業實際運營發展過程中會產生大量的數據信息，這些數據信息是企業重要的財富，直接關系到企業的健康發展。但長期以來企業檔案管理工作相對落后，這也使檔案信息的重要無法發揮出來。在當前大數據時代背景下，檔案信息儲存的穩定性、動態性和便捷性具有較強的優勢，這對企業檔案管理工作效率和質量提高，企業檔案服務性能的提升都具有極為重要的意義。因此對于企業檔案管理工作而言，需要加快轉變管理理念，重視先進技術手段的應用，并推動檔案管理思路的優化和創新，全面提高檔案管理工作效率，實現檔案信息的高效利用，確保檔案信息資源價值的充分發揮。

（二）借助云計算技術構建企業檔案管理系統

當前企業檔案管理工作中需要對龐大數據信息進地處理，基于這種情況下，需要積極應用云計算技術構建企業檔案管理系統。在企業檔案管理系統基本架構構建過程中，要求具有充足的存儲容量、強大的分析能力和較快的響應速度。通過應用云計算技術，可以實現資源的自動化配置和管理，降低互聯網技術管理工作的難度，進一步提高資源的利用率。而且云計算技術具有資源共享、快速交付及按需服務等特點，通過應用云計算技術，可以降低海量數據信息對企業信息管理工作的壓力。基于云計算的信息存儲和挖掘也能夠促進企業檔案管理工作的有序開展，特別是以云計算為基礎的企業檔案管理系統，具有強化的存儲、分析和反應等能力，有利于實現對檔案管理工作成本的有效控制，更好的發揮出檔案信息的重要效能。

（三）利用人工智能開展信息采集

檔案信息采集是檔案管理工作中較為關鍵的一個環節，直接關系到檔案的價值。在當前大數據背景下，將大數據技術引入到檔案管理工作中，可以實現對大量數據信息的高效處理。在企業檔案信息采集過程中，通過將現代信息技術與人工智能技術進行結合應用，實現對數據信息的合理篩選，并整合檔案信息資源，針對有效的數據信息進行整理和保存。再加之運用移動通信技術，人們可以隨時獲取自己所需要的檔案信息。這無論是對于數據信息采集效率還是檔案信息的及時更新都具有極為重要的意義。

（四）整合業務流程

大數據在企業檔案信息收集、存儲和利用過程中發揮著重要作用，這也進一步為企業檔案業務流程的整合起到了積極的促進作用。由于在傳統檔案管理工作中具有較強的獨立性，與企業其他業務之間缺乏緊密的聯結，這也使企業檔案管理工作具有較強的被動性，影響了企業檔案管理工作成果的輸出。在當前新形勢下，企業為了構建大數據存儲和數據挖掘系統，則需要整合存量檔案信息，并加強檔案工作與企業其他業務的有交對接，促進檔案管理信息系統與企業其他業務信息系統的銜接，拓展企業檔案信息的來源，進一步豐富企業檔案的結構和類型，確保企業檔案管理工作能夠與大數據時代發展要求相符。

（五）基于需求和價值建立企業檔案數據庫

數據庫作為企業檔案信息的管理、開發和服務的重要手段，通過建立完善的企業檔案數據庫，這也是大數據環境下企業檔案管理工作轉型升級的重要舉措。而且為了響應國家檔案資源存量數字化和增量電子化的目標要求，當前企業檔案管理工作中，需要將檔案數據庫建設作為檔案信息化的重要工作內容，加愉快推進檔案信息的互聯共享。通過開發企業檔案數據庫，針對特定專題內容進行檔案信息采集、分析、篩選和加工，并挖掘具有特定利用價值的各類檔案數據，從而為檔案利用者提供更具針對性、實用性的檔案信息服務。

（六）深度挖掘企業檔案資源的價值

對于企業而言，其通過對檔案資源進行管理，主要是使檔案資源能夠為企業生產經營管理服務，為企業的健康發展提供可靠的信息支持。在當前大數據背景下，數據資源的價值被重新定義，而且大數據也為數據信息的挖掘和分析提供了技術支撐。企業一直以來檔案資源開發利用主要是針對結構化數據進行二次開發，企業檔案中的非結構化數據得到合理利用，無法將其價值有效的發揮出來。通過應用大數據技術，企業在檔案資源開發和利用過程中，能夠從海量、繁雜及非結構數據中提取有應用價值的信息，并通過應用專業技術和手段對企業檔案資源價值進行深入挖掘，以此來助推企業檔案管理和服務工作的轉型升級。

（七）重視大數據背景下企業檔案的安全

大數據環境下企業檔案管理工作發生了較大的變化，大數據為企業檔案工作帶來了新的機遇和挑戰，但基于網絡的開放性特點，企業檔案信息也面臨著嚴峻的安全問題。由于企業檔案中包含著企業經營和發展過程中一些具有極高價值的信息，一旦這些信息出現泄露，必然會對企業的正常發展帶來較大的影響。因此在當前大數據背景下，企業要強化對檔案信息安全的管理。企業檔案管理部門要提高自身的信息安全意識，并深入了解大數據環境下檔案管理工作的特性，積極采取有效措施加在對關鍵信息數據的保護，及時發現風險并進行防控，進一步保證企業檔案信息的安全。另外，企業還要結合自身的情況，積極應用各種先進的安全防護技術，并設置檔案信息管理系統的訪問權限和身份認證，進一步保護好檔案信息的安全。

四、結束語

對于企業檔案管理工作中，大數據為其帶來了良好的機遇，但同時也使企業檔案面臨嚴峻的挑戰。基于這種情況下，企業檔案管理工作需要積極應對，加快自身的轉型升級，構建現代化的檔案管理模式，借助于檔案信息管理系統實現對檔案的高效管理。并重視各種先進技術的應用，全面提高企業檔案管理工作效率和質量，更好的發揮出企業檔案的重要價值，為企業的健康、可持續發展提供重要的信息保障。