以信息化推進智慧圖書檔案館建設的策略思考

崔立楠

（中新天津生態城圖書檔案館，天津 300467）

一、引言

圖書檔案館負責圖書和檔案的整理、保護、管理和修復工作，根據館內基礎設施的完善程度，向客戶提供不同的服務需求，但主要集中在圖書借閱服務方面。現代科技的進步，為客戶提供了更為快捷和簡便的閱讀方法，但傳統閱讀模式仍然在現代化的發展過程中被逐步保留，而信息化推進智慧圖書檔案館的有效策略，就是在保留我國優良閱讀傳統的基礎上，加快圖書檔案館的現代化水平。

智慧圖書檔案館的設立，集圖書館和檔案館的管理系統和服務模式為一體，通過現代技術和先進的管理思想加快自身發展，雖然取得了較大進步，但與國內首屈一指的圖書檔案館相比仍然存在較大差距，不僅管理模式有待加強，服務質量也有待提高。傳統圖書檔案館的服務職能已不能滿足現代消費者的合理需求，管理思想有待提高，管理人員的專業素質要進一步加強，為此圖書檔案館應加快信息化建設進程，加強資源信息化建設，高效整合圖書資源、人力資源、空間資源，提高館內設備基礎設施的科技含量，優化公共服務水平，根據客戶年齡的不同提供針對性服務，加強閱讀環境的舒適性，發揮智能化技術的優勢，創建多元服務模式，定期開展業務培訓，提高管理人員的專業素質和技術水平。

二、信息化智慧圖書檔案館建設現狀

（一）管理理念較為傳統

圖書檔案館的管理理念仍然較為傳統，并未隨著科技的進步而發生變化。圖書檔案館的管理人員仍然采用原始管理方法，通過人工形式對圖書和檔案進行審閱和校對，從而保證圖書檔案的完整性和準確性，但是人工形式的管理方法存在一定的弊端，管理人員的工作效率較低，管理理念的落后導致圖書檔案館無法獲得實質性的進步，客戶服務質量有待加強。

（二）資源利用率不斷下降

圖書檔案館的資源主要包括閱讀資源、人力資源和空間資源等。圖書和檔案的閱讀率和借閱率較低，這往往是因為人為的失誤操作造成的。閱讀資源的浪費主要是圖書檔案利用率較低，閑置在館內的圖書和檔案沒有得到高效利用，客戶的閱讀需求也沒有得到滿足。人力資源的利用率較低體現在管理人員的工作任務沒有合理分配，部分員工的工作任務較多，而其他員工長時間閑置在工作崗位。空間資源的浪費體現為閱讀區域沒有得到充分利用，且容易出現極端情況。

（三）基礎設施建設有待提高

圖書檔案館的基礎設施建設應當進一步加強，就現階段的建設情況來看，館內的信息化設備較少，多數基礎設備的科技水平較低，未對可再生資源進行循環利用。除館內工作人員擁有舒適的工作條件外，客戶尚未享受到舒適的閱讀環境，以及便利的閱讀服務，空調設備不能根據館內溫度進行自動調節，遮陽設備的自動化功能有待提高。

（四）管理人員專業素質有待加強

管理人員的專業素質較低，沒有掌握現代化圖書檔案的管理方法，導致工作效率較低，無法為客戶提供更為優質的閱讀體驗。多數基礎圖書檔案的管理方法較為傳統和落后，沒有進行定期學習和培訓。圖書檔案館實質上是為客戶提供閱讀服務和書籍售賣活動，但管理人員多以圖書管理為主，服務意識較低，且隨著信息化建設進程的深入，管理人員熟練運用信息化管理系統和電子設備的熟練程度有待提高。

三、加快智慧圖書檔案館信息化建設的創新策略

（一）加強資源信息化建設，高效整合館內資源

資源信息化建設的根本任務就是應用信息化管理系統，對圖書檔案館的閱讀資源、空間資源、人力資源進行高效整個。

首先，高效利用閱讀資源。圖書檔案館內的閱讀資源由書籍、報紙、期刊、古籍、報告等紙質資料構成。在紙質資料借閱過程中，由館內的管理人員進行書籍的借閱回收工作，有關書籍歸還后再次借出，可能由于人為操作的失誤導致書籍被遺留在館內，進而導致閱讀資源被閑置。為此，圖書檔案館可以利用信息化管理系統，對館內全部資料的借閱狀態進行實時更新，當資料被歸還準備再次借出時，可以根據信息化管理系統中顯示的借閱狀態進行圖書管理，從而提高閱讀資源的利用效率。

其次，釋放空間資源。圖書檔案館會為客戶提供免費的閱讀座位，但由于客戶沒有事先掌握圖書檔案館的空余座位情況，從而導致空間資源浪費或空間利用率過于飽和。圖書檔案館可以利用信息化管理系統對館內的座位空余情況進行更新，并將座位使用情況通過微信公眾號或小程序進行公布，客戶可以在相關程序內預約閱讀座位。

最后，合理分配工作任務。圖書檔案館的部門領導可以將沒有合理劃分的工作任務在信息管理系統中登記，由各部門工作人員根據工作時間合理選擇工作任務，當處于某一項工作任務中，該工作人員在信息化管理系統中的狀態為工作中，否則會顯示為無工作的狀態。

（二）提高設備科技含量，優化公共服務水平

智慧圖書檔案館的信息化建設程度體現為館內設備的科技含量，為進一步提高圖書檔案館的信息化建設進程，圖書檔案館應當充分利用現代化電子設備，提高設備科技含量，優化公共服務水平，為客戶提供全面周到的閱讀服務。

首先，采用指紋識別系統、人臉識別系統進行圖書檔案的借閱和歸還工作。傳統圖書檔案館采用手工登記客戶借閱書籍的方式，按照客戶提供的本人身份證核實身份信息，工作效率較低。為此，圖書檔案館可以將指紋識別系統和人臉識別系統應用到信息化管理系統中，客戶在借閱和歸還書籍時，可以采用錄入指紋或人臉的方式確認自身信息，由信息化管理系統根據客戶錄入的有關身份信息實時更新圖書檔案借閱信息，在提高管理人員工作效率的同時，優化了圖書檔案館的公共服務水平。

其次，采用系統程序實時查看圖書檔案的完整情況。由于人為因素的存在，圖書檔案在借閱過程中時常出現破損情況，圖書檔案館應當建立嚴格的問責制度，在客戶歸還圖書檔案時發現資料存在破損現象，要按照資料的破損情況追究客戶相關責任，因此在客戶借閱資料前，管理人員要及時查看存檔圖書和檔案是否完整。與此同時，圖書檔案館應當在每一本書籍和每一份檔案的封面內部安裝獨立條形碼，管理人員運用電子設備掃描二維碼，便可以詳細了解每一份資料的借閱情況，包括借閱人、借閱情況、借閱次數等，當發現資料出現缺頁、破損情況時，及時追究借閱人的有關責任。

（三）完善館內基礎設施建設，加強閱讀環境舒適性

與現代圖書館相比，圖書檔案館的修建年份相對較長，且館內設施相對陳舊，除滿足客戶的基礎需求外，尚不具備其他現代化功能，為此，圖書檔案館應當完善館內基礎設施建設，實現資源可循環利用，加強閱讀環境的舒適性。

首先，圖書檔案館要確保閱讀環境的舒適性，根據季節的不同合理調節室內溫度，保證室內濕度符合圖書檔案的儲存條件，并為客戶帶來舒適的閱讀體驗。與此同時，保障館內飲用水的正常供應，安裝現代化的凈水設施和加熱設施，完善衛生間內的基礎設施，為客戶提供洗手液、一次性紙巾、吹風筒等智能設施，同時安裝污水凈化回流裝置，對使用過的污水進行回流利用。

其次，通過安裝現代設備，合理利用可再生資源。為保證館內的采光正常且充足，閱讀座位基本安置在較高的樓層中，低樓層多為館內檔案的儲藏地點，但為避免圖書檔案因陽光直射導致字跡模糊，圖書檔案館會安裝遮陽設施，為此圖書檔案館應合理利用各個樓層的閱讀空間，采用智能化遮陽設備，根據太陽光的直射角度自動變換遮陽板的位置，保證圖書檔案避免陽光直射的同時，也為客戶提供了更為明亮的閱讀空間。圖書檔案館應當充分利用頂樓空間安裝太陽能收集裝置，利用光能轉化效應，將光能轉化為熱能和電能，保證可再生資源的充足供應。

（四）定期開展業務培訓，提高管理人員專業素質

圖書檔案館在信息化建設過程中，要尤其注意管理人員的專業素質和技能水平，以及運用智能設備的熟練程度，因此要定期開展業務培訓，提高管理人員文化水平的同時，使理論知識和實踐操作進行有效結合。

第一，定期開展業務培訓活動。圖書檔案館作為服務類機構，要為客戶提供優質周到的服務，因此針對管理人員開展的培訓活動的內容應當以如何為客戶提供滿意的服務為主，圖書檔案館可以邀請專業人員為管理人員講解心理學知識，使管理人員可以通過客戶的衣著、神態、動作舉止以及語言介紹，明確客戶的購書需求，并通過演講比賽等活動提高人員的語言表達能力，從而與客戶進行高效的溝通。

第二，信息化系統和現代設備的應用模式要通過會議形式向全體管理人員進行講解，使每一位員工都積極參與到圖書檔案館的信息化建設過程中，熟練應用信息化系統，掌握現代設備的操作方式。尤其對于館內年齡較大的職工來說，由于自身學習能力的下降，導致其無法快速融入信息化的建設過程中，對現代化設備的接受速度較慢，圖書檔案館要根據每一位職工的學習能力合理安排培訓內容和培訓時間，在培訓過程中組織各位職工進行實踐操作，使職工掌握信息化管理系統中每一個模塊的使用方法，并掌握管理系統和現代設備的運行模式，通過正確的操作方式合理使用現代設備，延長基礎設施的使用壽命。

（五）發揮智能化技術優勢，創建多元服務模式

智能圖書檔案館的信息化建設過程中，人工智能、能量轉化、云共享等智能技術的優勢將得到充分發揮，為此圖書檔案館應當高效運用智能化技術，創設多元服務模式。

第一，開發線上服務模式。線上服務模式的開發要依靠各類信息化管理系統，依靠庫存整理系統、微信小程序、電商平臺等軟件程序，使客戶可以通過網絡技術完成圖書檔案的借閱和歸還、預約館內閱讀座位、在線購買相關書籍等活動。除此之外，館內的其他基礎設施也應當利用信息化管理系統進行有關操作，依靠系統的自動化功能，對館內的圖書檔案、人力資源等進行高效整合，在提高書籍檔案的利用率的同時，也提高管理人員的工作效率。

第二，優化線下服務模式。傳統閱讀習慣的保留，使老年群體更愿意選擇紙質資料而不是電子設備，因此老年群體是圖書檔案館的重要客戶，無論是圖書檔案的借閱還是銷售，都會為圖書檔案館帶來穩定的客戶流量，為此應當進一步優化線下服務模式。線上模式的應用需要借助手機等電子設備，但是對于年齡較大的老年群體來說，不善于運用電子設備，或由于其他客觀因素的存在導致老年群體無法提供電子設備，因此優化線下服務模式主要針對老年群體進行。圖書檔案館應當在采光較好且樓層相對較低的館內單獨安排老年人閱讀座位，在每一個座位放置老花鏡，方便老年群體閱讀圖書檔案。