事業單位檔案管理中信息化建設的問題及解決措施

李博

（吉林省長春市公主嶺市醫療保險經辦中心，吉林 長春 136100）

傳統檔案管理已不適用于這個信息龐大復雜的時代，檔案管理的效率對事業單位的發展有重要影響。因此，事業單位需要通過檔案管理信息化建設抓住時代機遇，順應時代潮流。正確認識檔案管理信息化的積極影響和傳統檔案管理存在的缺陷，一切從實際出發，提出并實施高效適宜的解決方案，加快推進檔案管理信息化建設，以滿足事業單位日益增多的實際需求，創造出更大的發展空間。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要作用

（一）提高檔案存放空間的利用率

目前，紙質檔案仍是諸多事業單位主要的檔案類型，而紙質檔案管理工作對環境的要求較為嚴格，紙張浪費現象也較為嚴重。然而，開展檔案管理信息化建設可以降低存放環境的制約作用，有利于保證檔案自身質量。同時節約紙張，減少木材的使用，為保護生態環境貢獻一份力量。從存放空間的角度看，檔案管理信息化建設以信息技術為指導，很小的空間便可以儲存更多的數據和資源，減少了檔案柜的使用數量，增大了存放空間的利用率，從而滿足日益擴大的存放需求。

（二）降低信息檢索難度

快速甄別選取有價值的信息在當今時代尤為重要，而信息檢索率和使用率很大程度上影響著事業單位的工作質量。如果仍依靠傳統紙質檔案，從冗雜龐大的信息中檢索出價值信息的效率會很低，且有較高的出錯率。相反，如果所需要的信息只通過簡單的查詢便可以快速地檢索出來，而且信息準確幾乎沒有失誤，那么這將會極大地提高事業單位的工作質量。因此，檔案管理信息化建設可以有效增強事業單位的信息檢索能力。

（三）增強事業單位的公眾參與度

事業單位的性質較為復雜，其中有一個屬性為公益屬性。事業單位具有的公益屬性要求該事業單位需要對外公布一部分檔案信息。正因如此，公眾的參與程度對事業單位的形象有重要影響。在檔案管理信息化建設的推進下，公眾查詢信息會更加便捷，有助于公眾對該事業單位的了解，提升公眾的認同感，從而在一定程度上有利于事業單位的形象建設。檔案管理工作在事業單位發展過程中至關重要，這往往關系到事業單位的發展進度和方向。推進檔案管理信息化建設的目的是最大程度的利用電子信息資源，建成完善的檔案信息化制度體系，為事業單位的發展升級提供新的動力。

二、已事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）對信息化的重要性缺乏足夠的認識和重視

在傳統的檔案管理工作模式下，事業單位的領導往往缺乏對檔案管理工作本身重要性的認識。比如，在統籌規劃上狹隘地認為檔案管理的工作內容只是對檔案信息進行保管、分類、儲存，導致檔案管理工作流于形式。在這種錯誤的認知氛圍下，事業單位自然難以向檔案管理工作投入足夠的精力與資源。

（二）檔案管理人員信息化業務技能欠缺

信息化時代背景下，許多事業單位檔案管理人員出現了專業技能水平、綜合業務素養難以滿足當前工作形勢需求的情況。很多檔案管理人員并非專業出身，雖然在檔案管理的崗位時間很長，但由于專業知識的限制，對檔案管理工作未能形成全面的認知。在這種局面下，自然更難對信息化管理形成新思維、新理念，也無法做到在短期內就迅速熟悉掌握。

（三）信息化檔案管理平臺建設有待加強

目前，一些事業單位在探索與推進檔案信息化建設的過程中，自身已擁有較為完善的員工檔案信息管理系統，形成了檔案信息化管理建設的基礎，但重視程度不高，具體表現為：工作思維未能與時俱進，仍按照舊思維將檔案管理當作一項重復性勞動來做；面對目前“紙質+電子”的檔案儲存方式不能做到科學處理，時常發生電子檔案找不到原件、原件無法形成電子檔案輸出、分類管理邏輯混亂等問題；雖然單位有全新的信息化技術軟硬件設備支持，但工作方式仍舊采取傳統模式，未能結合“技術+方式”實現全面信息化，導致檔案管理工作無法達到預期效果。另外，事業單位的檔案信息化平臺在建設過程中出現了更新不夠及時的情況，致使一些新發生的人事變動(包括入職、離職、調崗等事項)無法及時更新和錄入，導致需要從該平臺獲取、利用檔案信息的單位組織或個人面臨所獲信息失真、失準的問題。

（四）硬件設施設備落后

硬件設施設備是存儲檔案信息的基本保障，在日常工作中必須要選用適宜的硬件設施設備，才能對檔案管理信息化建設的發展起到巨大的推動作用。現如今，綜觀事業單位內部的檔案管理硬件設施配備條件，普遍十分落后。然而，導致這一情況產生的直接原因則是事業單位在開展檔案信息化建設過程中的必需的措施無法良好實施與落地，加之審批資金的程序較為復雜且時間較長，從而致使檔案管理信息化建設缺乏足夠的資金投入，不能做到及時更新硬件設施設備，無法保障其工作的順利推進，極大地放慢了檔案管理信息化建設與發展的腳步。

三、事業單位檔案管理信息化建設問題的完善對策

（一）提高檔案管理信息化建設的重視程度

第一，事業單位應為檔案信息化建設發展提供充足的資金保障，以便及時更新硬件設施設備。第二，事業單位要積極對檔案信息化系統進行定時的更新，以確保信息系統的匹配度及信息系統數據的安全性，將檔案信息化效能最大化。第三，針對檔案信息系統的實際應用，事業單位要予以高度的關注，在日常管理工作中要明確其功能與價值，提高其應用與使用的頻率，以此來創建智能化辦公場景，不斷提升檔案管理水平與高效產出。

（二）加大硬件設施建設的投入

硬件設施建設工作在現代化技術發展過程當中占據著重要的地位，同時也對事業單位檔案管理工作的順利推進產生了極大的影響。基于此，針對硬件設施的投入與配備，事業單位要為檔案管理工作提供現代化的辦公設施，為管理人員工作的順利展開提供更多的便利，以此來有效調動檔案管理人員的工作積極性，也能夠促使硬件設施本身的優勢得到最大化的發揮。

（三）完善檔案信息化管理制度

第一，事業單位在開展檔案信息化建設工作時，要著眼于當前的實際管理、應用等需求予以滿足，同時參考相關人員的建議，來順利推進其工作的實施。第二，事業單位要根據實際情況，去制定合理的檔案管理考評制度，以此來充分調動檔案管理人員工作的主觀能動性，從而有效發揮信息化管理的效能。第三，對于檔案管理設施的維修與養護，事業單位要制定切實可行的維修制度。此外，還要根據實際需求與維護情況，及時更新檔案管理平臺，確保平穩良好的運作。

（四）實現檔案信息的網絡化傳遞

新時期，信息技術被廣泛應用于各行各業。事業單位也應當緊跟時代潮流，將信息化技術積極引入檔案管理工作中。通過建立檔案信息網站，可以讓人民群眾以網頁的瀏覽形式，來快速獲取相關的檔案信息與服務。在開展網絡在線咨詢、查詢、實時歸檔檔案信息或是直接提供相關電子文件等工作時，事業單位應將檔案網站與內部網絡有效連接起來，從本質上實現自動化辦公系統與檔案管理資源的共享互通；將檔案管理系統整合到事業單位的信息管理系統中，可以創建完整的系統網，實現資源共享，最終發揮檔案管理和系統的最大化效能。將互聯網接入國家或地區的檔案網絡中，可以讓國家或地區的檔案管理信息實現在線交流。建立檔案信息網站，要選擇質量好、口碑好、技術好，且符合國家相關標準的產品。此外，還應加強技術交流，學習、借鑒其他單位優秀的工作經驗并結合自身的工作實際情況，建立個性化的檔案管理信息系統，從而真正實現檔案信息的網絡化傳遞。

（五）提高檔案管理信息化建設人才的專業素養

事業單位檔案管理信息化建設的順利開展，及最新信息技術的良好應用，都必須依靠一支高水平、專業化的檔案管理團隊才能得以實現。為此，事業單位在建立檔案管理人才團隊時，要提高檔案管理人員的專業素養。對現有的檔案管理人員要進行定期的專業知識與技能培訓，為他們提供創新的信息化管理理念、先進的工作方法、最新的信息化技術，以確保檔案管理人才團隊的專業化水平與高效的工作能力，從而推動事業單位檔案管理成效日趨顯著。事業單位除了組織檔案管理人員參與專業培訓以外，還要讓其在內部進行學習、交流，以組織策劃座談會及實地考察等活動形式，來幫助他們快速地學習與成長。長此以往，檔案管理人員便能夠逐漸養成符合新時期發展需求的專業素養。那么，在今后的檔案管理工作中，他們就可以更好地適應信息化辦公場景，簡化龐雜的工作流程。

（六）建立全方位的網絡監督體系

在開展網絡檔案管理的過程中會面臨很多問題，其中最主要的是信息安全與真偽問題，因此建立一個全面嚴格的監督體系很有必要。網絡監督可以通過內外兩個部分進行全方位的監督，以實現監督體制的效益最大化。另外，網絡病毒問題也不可忽視，因此需要專業人員定期對檔案數據庫和設備進行檢查和維護，以確保信息的準確無誤，減少檔案管理工作的難度。同時要重視信息的泄露問題，采用技術手段增強信息安全強度，以免造成額外的麻煩與損失。

（七）進一步優化檔案檢索和儲存工作

檔案管理信息化建設最大的作用就是使檔案檢索儲存工作更加快捷，準確完整地儲存信息，因此信息錄入時就要做好信息準確率的檢查工作和分類工作。根據實際情況可以采用技術含量較高的手段，對檔案信息進行掃描錄入，人工與智能互相配合進行信息檢查工作，共同更正錄入錯誤。在工作中檔案管理人員也要針對檔案管理方面的不足及時進行更新升級，不斷完善信息化管理體制機制，提高工作效率和質量。創新是第一生產力，因此事業單位在檔案管理信息化建設中需要不斷地進行檢索機制和儲存機制創新，以適應事業單位發展規律和信息化時代的趨勢。

四、結束語

隨著信息時代的發展，事業單位檔案管理要求管理人員掌握信息化檔案工作方法。要加強對檔案管理人員的培訓。檔案管理信息化網站是檔案部門以網頁形式建立站點，實現檔案管理資料信息化利用，網頁式服務模式有利于信息資源傳遞，使用的檔案管理信息化網站要具有更新能力等。事業單位檔案人員要及時更新檔案內容，充分利用計算機等現代化設備保存檔案資料，節省檔案管理資金費用。