民政部門檔案管理存在問題及優化分析

杜婷婷

（河北省滄州市泊頭市民政局，河北 泊頭 062150）

前言：民政部門對人民的生活有著重要的作用，維持著人民日常生活中的和諧穩定，是我國政府體系中最重要的部門之一，肩負著保障民生的責任。在當前的民政部門檔案管理中還存在著一些問題，對檔案管理工作造成了一定的阻礙，因此應該對癥下藥，用積極的態度解決問題，從而加強檔案管理工作的效率。

一、民政部門檔案管理中存在的問題

（一）人員綜合水平不強

現階段的許多民政部門的檔案管理人員由于缺少專業的技能培訓，因此工作的專業技能水平較低，當面對大量的檔案文件資料時無從下手，工作效率較低，無法從檔案中分析出有效資料與無效資料，導致檔案當中的一些隱性資源得不到有效的轉化。在民政部門中存在個別工作人員其本身的素質低下，缺乏工作素養，工作態度與意識并不端正，不重視檔案管理工作，進而導致檔案管理工作的整體水平降低。

（二）檔案使用效率較低

民政部門所收集到的檔案材料較多，種類繁雜，因此工作強度與難度較高。在民政工作中需要應對各方面的事物，例如對退伍軍人的安置、對特殊人群的待遇或結婚登記等工作，在執行此類工作時都需要查閱、使用檔案資料。但檔案資料數量過多，在實際工作中并無法及時的提取有效資料，工作效率大幅下降，進而降低了檔案的使用效率[1]。

（三）檔案資料不夠完整

由于我國人口基數過大，人員流動性較強，因此給基層檔案資料的收集工作造成了一定阻礙。由于人員的流動，導致政府部門收集資料的難度大幅增加，人員不在本地或無法及時取得聯系的情況同樣會影響資料收集工作，導致許多資料收集并不完整。若無法及時收集到有價值的資料，就會影響民政工作的整體效果。

二、民政部門檔案管理中存在問題的解決措施

（一）加強相關人員綜合水平

若想有效提升民政部門檔案管理的工作效率，就需要加強相關工作人員的綜合水平與素養。高水平的人才可以在工作中準確找到所需要的材料，大幅縮短查詢檔案資料的時間，極大地增加檔案管理的工作效率，對提高政府部門的形象也有著重要的影響。

在人員正式入職前，應進行嚴格的篩選工作，將不重視檔案管理工作，且工作素養較低的人員排除在外。對參加工作的人員應進行定期的專業技能培訓工作，以加強工作人員的技能水平，進而提高整體的工作效率。對工作人員開展定期的技能水平考核，并對其進行能力評估。

建立獎懲措施，依據工作人員的能力評估數據進行獎勵與處罰。專業水平高，對待工作認真負責的人員進行一定的物質與榮譽獎勵；專業水平與能力較低的人員則進行批評教育，若連續幾次考核不過關，則應進行約談，情結惡劣者應調離檔案管理部門，以儆效尤。

（二）積極引入信息化管理系統

1.提升檔案管理部門硬件配置

在民政檔案管理部門積極引入信息化管理系統前，應提升管理部門的硬件配置，增設數碼相機、高性能計算機、打印機、掃描儀等設備，此類電子設備在建設信息平臺中有著重要的作用。做好檔案資源的建設，將檔案進行掃描、歸類、整理、儲存，不斷細分檔案的種類，豐富檔案的資源，提升檔案的保存水平。通過加大資金投入來增加工作人員，建設和改造基本的檔案設備，并設立領導小組，以增加檔案管理工作的效率。

2.強化工作人員的信息化能力

民政檔案管理人員應與時俱進，不斷提升自己的信息化水平，掌握相關的硬件操作方法與技能，進而加強檔案管理的工作效率。當前民政工作的服務內容不斷增加，難度也成倍數的增長，因此對工作人員的專業技術水平要求也逐漸提高。

可以將工作人員進行分組搭配，互相幫助，對新工作人員進行業務的培訓，而對工作時間較長的人員應進行技術的培訓，小組內互相幫助，新人吸收老人員的工作經驗，老工作人員學習新人的先進技術，二人在平時保證工作效率的同時，都能在自己不擅長的領域得到一定的提高。

3.加強檔案信息平臺的安全性

近年來互聯網行業發展迅速，信息時代已然到來，民用檔案信息平臺的安全性較低，無法滿足民政部門發展的需求。因此，民政部門應當持續升級、優化信息安全平臺的各種功能[2]。

在信息系統的核心計算機上安裝軟硬件的防火墻，以防止各種病毒的攻擊。定期對民間檔案資料進行更新與維護，并安排專業的人員進行專項專辦，以保證系統的可靠性與安全性，對所有資料進行備份，確保檔案不會因為意外情況而丟失。

（三）完善管理工作規章制度

為了確保檔案資料的完整性，應當完善管理工作的規章制度。在制定民政檔案工作規章制度過程中的首要任務就是提升領導對檔案管理工作的重視程度，并設立完善的責任制度，將責任分散、落實到每一名工作人員的身上。當問題發生時將責任追究到個人，明確檔案管理工作部門應該承受的后果，從而讓每一名員工都能以嚴謹的態度進行工作，進而提升檔案管理工作的整體效率。

完善民政部門的內部管理機制，加強工作人員對工作的重視程度。在現階段的民政部門當中存在著一種不良風氣，認為工作穩定，所以對待工作的態度消極、散漫，若不及時制止，還會影響到其他努力工作的人員，進而影響到民政部門檔案管理的整體工作效率，因此需要利用完善的規章管理制度來約束工作人員。

在制定規章制度時應注意全面性，以確保檔案管理工作能夠高效開展。例如出現民政部門間需要互相借閱資料時，也應制定借閱制度，防止資料損壞。

結語：民政檔案管理工作關系著我國人民的切身利益，對每個人未來的發展都有著重要影響。因此，政府部門應當重視檔案管理工作，加大資金投入，提升工作人員的綜合素質，積極引進信息化的管理方法并不斷進行安全升級，完善管理工作的規章制度，從而確保檔案的完整性與使用效率。