大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略分析

郭秋菊

（山東省濟寧市汶上縣次邱鎮人民政府，山東 濟寧 272504）

引言

隨著社會的不斷發展，我國事業單位最大的變化就是檔案數量的驟增。檔案是傳達信息的重要媒介，在單位組織結構中具有十分重要的影響。從當前發展現狀來看，事業單位的檔案管理工作成為衡量事業單位工作效率和實際運轉效果的重要指標，尤其是對于部分具有高系統性和綜合性的事業單位而言，檔案管理的信息化建設工作不僅要保存具有珍貴價值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內容。為此，事業單位在實際發展中要重視檔案管理工作的信息化建設，切實提升事業單位的檔案管理能力和管理水平，從而實現事業單位的未來可持續發展。

一、大數據背景下事業單位檔案管理現狀

（一）工作人員配備缺乏連續性

在以往的檔案管理過程中，事業單位雖然也引入了一些信息化技術，但多是停留在淺層次的“更新計算機設備、軟件層面”。如今隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術的不斷進步，事業單位檔案資料也變得日趨復雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業單位為了滿足檔案管理需求，引入應用了很多先進的信息化技術，比如大數據技術、云計算技術等，卻忽略了與之匹配的專業化信息人才的配備，很多事業單位檔案管理人員信息化素養停滯不前，這對于事業單位檔案管理信息化建設作用價值發揮帶來了嚴重的限制影響。

（二）檔案管理工作體制相對弱化

隨著全面深化改革的不斷推進，事業單位所擁有的自主權在不斷擴大，一些事業單位能夠決定自身內部機構的設立和取消，還能協調解決人員編制問題。一些事業單位來說對檔案管理工作重視不夠，把專門負責檔案管理的工作人員調到其他部門，負責別的工作；還有一些單位的領導對檔案管理工作投入的精力不夠，重視和關心不足，很多單位在進行改制時忽略了檔案管理部門，導致檔案管理部門人員缺失，專職變成了兼職，部門職位空置，正常的調檔、借檔、查閱資料都不能很好地完成。檔案管理工作體制相對的化，在一定程度上妨礙了檔案工作的正常運行。

二、大數據背景下事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）大數據意識缺失

目前事業單位檔案管理人員的工作理念較為傳統，檔案管理信息化意識不強，信息技術水平落后，檔案管理人員不能有效應對大數據集成時代的檔案運轉方式，大數據技術作用發揮不明顯。

（二）檔案應用性較低

大數據時代需要以有效的方式進行檔案數據信息的檢索，將現有的檔案數據信息轉移到數據庫當中，從而提高檔案管理工作的效率。目前事業單位檔案資源的開發應用不足，檔案的實用價值未能充分的體現，檔案系統開發的難度大，嚴重影響檔案管理的質量。

（三）檔案保密性較差

事業單位檔案管理過程中面臨著嚴重的安全隱患，一些檔案管理操作方式導致檔案面臨著較高風險。例如，檔案管理人員處理檔案的方式隨意，檔案部門缺乏相對的檔案運轉環境，開放的檔案運轉空間使得事業單位的檔案容易遭到各種風險因素的入侵。

三、大數據背景下提升事業單位檔案管理效率的策略

（一）提高事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度

事業單位通過加強檔案管理信息化建設，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質量更便于檢索查詢，提升檔案質量的利效率，充分發揮檔案資料的作用價值，為事業單位發展決策提供更好的信息支撐。

（二）建立完善的事業單位檔案管理信息化標準

從當前發展形勢來看，事業單位的檔案管理工作仍然處于初級建設階段，領導能對檔案管理的相關工作予以足夠的重視，但是實際改革效果不明顯，仍然存在各種實質性的問題。為了有效改善當前這種工作現狀，事業單位的檔案管理工作需要從信息化建設的角度實現創新，推行統一的工作標準，建設規范化的制度與體系。從現有事業單位的發展形勢來看，地方政府和有關部門應當建設更加完善的檔案管理制度，推行統一的標準，以此來實現信息化建設對事業單位的實質性影響。就事業單位的檔案管理錄入方式、文字標識和格式等進行具體規定，從而為事業單位的高效性信息檢索做好充分的準備。

（三）提高行政事業單位檔案管理人員綜合素養

行政事業單位檔案管理人員的能力素質高低會直接影響行政事業單位檔案信息化建設與資源共享，因此必須加強對行政事業單位檔案管理人員的教育培訓，進一步提升行政事業單位檔案管理人員的綜合素質，從而更好地適應行政事業單位檔案信息化建設與資源共享的實際需求。一是要開展定期培訓。定期針對檔案管理人員進行業務能力培訓，進一步提升檔案管理人員的業務能力水平，有助于更好地開展檔案信息化建設；二是要加強行政事業單位檔案管理人員的素養培育。

結束語

綜上所述，事業單位開展檔案管理信息化建設是一項較為系統復雜的過程，需要相關管理人員充分認識到檔案管理信息化建設的作用價值，同時了解在推動檔案管理信息化建設的過程中，依然存在的一些問題，并結合這些問題，提出一些針對性的應對策略，最終有效推動事業單位檔案管理信息化建設實現更好的發展。