新時期事業單位檔案管理創新思路的分析

陳晶

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區政務服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

引言：隨著互聯網時代的不斷創新發展，信息化改革將各行各業的管理模式進行了批量化地創新，針對事業單位獨特的管理體制，檔案管理工作需要及時摒棄傳統的管理手法和技術。很多工作人員普遍認為檔案管理工作內容較簡單，不能從系統化和流程化角度考慮工作優化方案，因此檔案管理的創新思路也就無從開展。事業單位的人事管理模式具有其獨特性，需要專業的檔案管理人員勝任。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度體系

缺乏完善的管理制度體系，是事業單位對檔案管理工作不重視的具體表現之一。大多數此崗位的工作人員普遍認為日常工作內容只是維護職工的檔案數據即可，不需要定期重新整理和修改數據信息，也不能根據工作量決定此崗位的績效。很多領導不重視檔案管理制度體系的構建和完善過程，認為只是單純存儲和調取職工檔案操作，并不具有復雜性，因此也不會專門建立相應的管理制度體系[1]。由于管理制度體系的缺乏，很多超出職能范圍的工作內容都需要其他部門協同操作，不能完全體現檔案管理工作的重要性。缺乏完善的管理制度體系，也是造成此崗位工作技術含量不足，具有大量空閑時間，不能系統性概括崗位工作內容的重要原因之一。缺乏完善的制度體系，是嚴重影響人事管理效率的重要因素。

（二）缺乏系統性管理原則

缺乏系統性管理原則，是事業單位檔案管理工作內容并未完成系統性梳理的重要表現形式之一。隨著互聯網技術的不斷創新發展，系統化理論逐漸應用到企事業單位的不同管理領域中。缺乏系統性管理原則，是相關制度體系不完善、工作人員缺乏責任意識、對人事檔案工作理解不透徹的重要原因[2]。很多事業單位對本部門業務內容能夠做到系統化管理，但是輕視了人事檔案工作的系統化管理原則。此崗位的工作人員將人事檔案信息碎片化，不利于完善系統化建設過程。缺乏系統性管理原則，也是相關單位對人事檔案工作內容劃分的細則不夠完善的表現。此外，由于績效考核信息、學歷教育信息、獎懲信息等相關工作內容的記錄和存儲，大部分采用紙質材料形式，加大了人事檔案工作的系統化管理難度。

（三）缺乏專業人才

缺乏專業人才，是嚴重影響事業單位檔案管理工作創新改革的重要因素。由于事業單位每年都在公開招聘，但是大多數單位都是根據業務部門的名額缺失情況進行公開選拔人才，并不能吸引檔案管理的專業人才。由于事業單位的人員編制的限制，很多高校畢業生等專業人才，以及信息技術人才，對事業單位的檔案管理工作崗位并不重視，事業單位也不能采用高效的績效考核以及末位淘汰制度提高崗位人才的選拔力度[3]。因此單位職工會存在一部分工作人員非常忙，一部分工作人員非常清閑的不良狀況。

二、新時期事業單位檔案管理的創新思路

（一）建立健全檔案管理制度體系

建立健全檔案管理制度體系，是新時期事業單位檔案管理工作的創新發展思路之一。在完善制度體系的過程中，需要將新時期事業單位的人事管理工作與檔案信息相關聯，將全部職工的個人基本信息、黨建信息、獎懲信息、學歷教育信息、績效考核信息等相關管理制度進行進一步完善。很多事業單位需要從根本上改革創新管理制度體系，從業務部門、后勤保障部門等多個角度完善制度的制定過程，以員工的根本利益為基準。

（二）加強系統化流程化檔案管理

加強系統化以及流程化的檔案管理，對建設信息化管理平臺奠定基礎，也能進一步提升事業單位信息化改革創新能力。針對事業單位中人事調任、獎懲信息錄入、黨建信息錄入、學歷教育信息維護等相關操作流程，可以實現系統化以及流程化進一步完善，減少重復操作和審批的步驟，增加電子簽名、數字印章等線上操作流程。在建設和部署信息化管理平臺的過程中，將相關檔案管理操作流程執行統一規范化，利用操作邏輯和視圖設置，加強相關流程操作的可視化性質。

（三）加強專業人才的培養與選拔

加強專業人才的培養與選拔，需要事業單位相關領導充分重視檔案管理工作內容的重要性，在公開招聘過程中細化工作內容，精準對接人才需求。很多事業單位認為此崗位的技術含量較低，對學歷專業的要求較低，因此并不重視公開招聘過程。事業單位需要將招聘的重心適當轉移到檔案管理工作內容上，加強人才準入機制，對相關專業的人才培養情況進行實地調研，可以開展定向就業或者遴選招聘。在此崗位的已有工作人員中，需要設立相關績效考核機制以及激勵機制，鼓勵工作人員繼續教育，提高綜合素質。

結束語

針對新時期我國事業單位檔案管理中存在的問題，需要指定有針對性地創新發展思路。檔案管理不僅需要將人力資源配置情況進行收錄，還需要實時記錄績效考核、職稱評選、獎懲信息等相關檔案信息，需要事業單位根據軟件工程的相關理論技術作為基礎，進一步完善規程，將較為復雜的操作進行簡化放權，但是仍然要加強操作的保密性和安全性。