“互聯網+”時代文書檔案管理工作

汪洋

（青島市不動產登記中心，山東 青島 266000）

引言

文書檔案管理是現代企業一項十分重要的基礎工作。隨著整個社會“互聯網+”進程的明顯加快，企業單位的文書檔案管理工作也應該與時俱進地創新發展。以便在有效優化企業檔案管理質量的同時，輔助與推動企業單位的其他工作的順利進行。

一、“互聯網+”時代下企業文書檔案管理存在的問題

（一）對文書檔案管理的思想認識不足

據有關調查研究顯示，企業很多的職工對文書檔案管理非常陌生，只是大致的聽說過。許多企業并沒有將工作檔案管理納入到管理體系中，這就使得相關的檔案管理人員對自身的管理工作認識不足，認為檔案管理并不能為企業創造經濟價值，只要不存在大問題就行。在錯誤思想的認識下，產生了各種不良反應，如，檔案管理者晉職難度大、薪資低，工作人員工作熱情不高，硬軟件設備的投入不足等等。

（二）缺乏專業性的管理人才

在單位里，檔案管理工作并不是主要的工作，因此往往不會或很少安排專業管理人才。在實際工作中，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等各環節業務不了解，檔案收集意識淡薄，且大多數檔案人員往往身兼數職，對檔案工作的精力投入不足，日常檔案管理工作中多數情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類、紀實等方面嚴重欠缺，在很大程度上影響了一個企業的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設上發揮力量，推進工作。

二、“互聯網+”時代下提高企業文書檔案管理水平的措施

（一）構建文書檔案信息數據庫，提升檔案資源利用率

從現在文書檔案管理工作落實不到位的現狀，加強文書檔案網絡信息化建設，構建系統、完善的檔案信息數據庫，是互聯網時代下提高文書檔案管理水平和利用率的有效手段。各可以使用傳統的載體文字圖像識別技術等各種技術措施，提升文書檔案數字化水平，并推進數據庫的建設。要建設專業水平一直過硬的檔案管理團隊，完善硬件設備；同時，還要做好文書檔案各種資料的統籌規劃，在轉檔、存檔等等一系列環節都要嚴格按照標準要求進行，確保文書檔案的規范化管理，將文書檔案的價值體現出來，提升檔案資源利用率。

（二）培養檔案信息化建設管理方面的專業人才

對于提升檔案管理工作的效率而言，培養專業人士是有效的措施之一。具體做法如下 :應該重視檔案管理人員的工資水平不能過低。否則無法吸引到更多優秀的人才。其次，在資金分配上，應多傾向于檔案管理部門，在資金充足的情況下，才可以進行檔案信息化建設管理體系，使得管理人員在新型的管理模式和設施下發揮作用。最后，還應該重視員工的綜合素質和能力，提升其管理能力和工作能力，使其擁有正確的工作態度，更好地為管理檔案工作服務。比如常見的培訓方式可以提升管理人員的計算機水平和信息化水平，現代化存儲系統，搭建新型檔案管理體系等等。

（三）加強檔案存放環境設施完善

利用信息技術手段,提升檔案檢索、編目的質責和效率,及時更新數據信息,不斷優化檢索工具。配備檔案管理必備的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等辦公室設備,和空調、去濕機、溫濕度計、鐵質檔案柜等硬件設備。設立標準合格的檔案室,嚴格執行檔案專人保管,集中歸檔,各類軟環境更新及時到位。

（四）構建文書檔案信息數據庫，提升檔案資源利用率

從現在企業文書檔案管理工作落實不到位的現狀，加強文書檔案網絡信息化建設，構建系統、完善的檔案信息數據庫，是互聯網時代下提高企業文書檔案管理水平和利用率的有效手段。各企業可以使用傳統的載體文字圖像識別技術等各種技術措施，提升文書檔案數字化水平，并推進數據庫的建設。企業要建設專業水平一直過硬的檔案管理團隊，完善硬件設備；同時，還要做好文書檔案各種資料的統籌規劃，在轉檔、存檔等等一系列環節都要嚴格按照標準要求進行，確保文書檔案的規范化管理，將文書檔案的價值體現出來，提升檔案資源利用率。

（五）完善檔案管理工作系統

對于促進檔案管理體系逐漸信息化而言，不斷地完善檔案管理工作系統是極為有必要的。具體來說，首先應該重視硬件設施的完善，使檔案管理工作逐漸信息化。這就要求每一個工作人員都擰成一股繩，將新型的計算機系統安置在檔案室，利用最先進的技術搭建存儲和查找平臺，將所有的檔案分類管理，旨在提升檔案管理效率。其次，建立新型的數字化數據庫，不斷地提升管理人員的專業水平。

結語

總之，在“互聯網+”時代下，使企業的文書檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。在網絡環境下，涌現出的各種新技術、新思想能夠更好地為文書檔案管理工作服務；同時，對人才的需求、技術要求等各方面要求也隨之提高。這就需要企業緊跟時代發展趨勢，不斷地更新自身的管理思想和手段，構建完整的信息數據庫，提升檔案資源利用率；最后，還要加大對檔案管理者的培訓教育力度，提高他們的整體素質水平，更好地做好文書檔案管理工作，為企業的發展建設服務。