企業檔案信息資源整合與利用

湯瑜婷

（濟寧城市展示館，山東 濟寧 272000）

一、引言

當今世界，已經進入了大數據信息化時代。適應這一發展總趨勢，企業檔案信息資源整合與利用也逐步提到了日程上來。企業檔案信息資源的整合與利用最終歸宿從大范圍來講，就是為我國經濟社會發展服務；從小范圍來看，企業檔案其要旨在于記錄企業發展的真實面貌，維護企業以及員工的合法權益，為企業的后續發展提供支撐。企業檔案資源蘊含著非常豐富的信息，有極高的利用價值。由此可見，企業檔案信息資源整合與利用非常重要。

二、企業檔案信息資源整合與利用存在的問題

（一）企業信息化基礎建設薄弱

近年來，許多國家都投入大量資金和人力物力進行信息通訊基礎設施的建設，越來越多的國家意識到企業信息化建設的重要性，也在積極引導企業為信息化建設創建良好的環境，方便企業開展電子商務活動。我國還屬于發展中國家，企業的信息化建設基礎較為薄弱，通信設備投資距離發達國家有一定差距，因此，在信息化時代，企業的網絡技術基礎建設也比較相對薄弱。在這種前提下，企業難以大面積施展電子化的檔案信息資源管理。

（二）檔案管理隊伍人員素質較低

檔案管理的信息資源整合與利用，需要有先進的技術設備和技術人員作為保障，但是目前的檔案管理人員尚缺乏系統性的管理意識，或者過于注重技術鉆研而忽視了對管理人員的工作綜合能力培養，這樣往往會導致管理人員的綜合素質不能及時跟進，也會影響到檔案管理工作的水平提升。甚至于，很多企業還未認識到檔案信息資源整合與利用的重要性和緊迫性，從思想觀念上就已經落后了，再加上管理人員缺乏對檔案管理的專業能力，勢必造成檔案管理工作的停滯不前。

三、開展企業檔案信息資源整合與利用的方法

（一）加強源頭控制，提升數據質量

檔案信息資源的源頭質量控制主要有以下五點：一是加強電子文件的采集、傳輸、驗證與存儲的管理，開展存量與新增檔案資源的規范化數據著錄，做好入館數據的審核與質量校驗；二是根據《數字檔案館建設指南》《企業數字檔案館(室)建設指南》等文件開展規范化建設，加快檔案信息化專項工作進程；三是在信息化過程中，適時創建基于全文內容識別技術的檔案信息資源基礎數據庫，形成檔案“大數據”的資源支撐；四是在全國范圍內統一目錄數據庫結構和數據交換格式技術標準，制訂數據異構、低質、離散、同質背景下檔案信息資源質量控制的系統解決方案；五是綜合運用內容評估法、上下文評估法、評分評估法，建立數據審核校驗機制和質量評估體系。

（二）大力推進檔案數據庫建設

目前，數字化管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領域。建立完整的數據庫，需要運用到網絡信息技術、多媒體技術、OA 技術等現代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對信息的甄別、加工和處理。此外，還應注重構建技術平臺，開展新型的科技建設。在網絡時代的大環境下，要用先進的信息技術設備作為依托，最終達到檔案信息的數字化，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅實的基礎。

（三）強化檔案信息組織

檔案信息組織是指按照一定的原則和方法，依賴于先進的信息技術手段，將原來無序狀態的特定檔案信息經過檔案信息組織，使其成為有秩序、系統化的檔案資源。經過檔案信息組織加工過的檔案信息，能夠滿足用戶的多種檢索需求。傳統的檔案信息組織多局限于文本信息組織，采取的方法主要有責任者組織法、主題組織法和分類組織法等，通過索引、文章目錄、綜述等方式對檔案信息的內容和特征進行概括，顯然功能過于簡單。檔案管理部門應加大對信息技術研發力度，實現檔案信息組織具備人類大腦知識記憶的部分模擬功能，提升檔案信息組織的智能化水平，使檔案信息資源不僅能夠真實全面地反映信息本身記錄的內容，還能夠順暢地幫助用戶提取獲得。

（四）深化“放管服”，推進知識協同

深化“放管服”，推進知識協同可從以下三方面著手：一是管理上要求各參與方理順職能分工，明確崗位權責，優化工作流程；二是業務上要求檔案工作者做好信息資源的保管、開發等工作；三是服務上要求借助檔案“大數據”和云平臺建設，推進專題、特色、主題、定題等檔案知識庫建設，以資源智能化匹配用戶精準需求為技術手段，以服務滿意度提升為績效導向，構建基于信息感知、網絡傳輸、服務交互的智慧檔案館。

四、結束語

檔案信息資源來源的多向性、質量的規范性、規劃的科學性、挖掘的精準性、整合的復雜性、系統集成的交互性、運行的安全性等因素給資源融合工作帶來了嚴峻挑戰，這就要求檔案工作者全方位提升自身能力，更多承擔信息管理員、審核員、規劃師和知識提供者的時代職責。同時，隨著“智慧城市”“智慧政府”概念的提出，檔案人員要搶抓機遇、勇立潮頭、敢于擔當，為促進政府綜合信息服務能力提升貢獻“檔案智慧”。