新發展階段醫療衛生機構檔案管理工作質量提升對策

崔 馳

（秦皇島市衛生應急調度中心，河北 秦皇島 066000）

2021年是我國實施“十四五”規劃開局之年，也是我國向第二個百年奮斗目標邁進的奮進之年。未來五年（2021年-2025年），高質量發展將成為經濟文化社會生態各領域的發展主題。推動并實現高質量發展將成為衡量各領域發展水平的重要指標。伴隨生命至上、人民至上的理念深入人心，及健康中國發展戰略的深入推進，醫療衛生機構（以下簡稱“醫衛機構”）進入新發展階段，提高醫衛機構的醫療服務水平，切實保障人民群眾的生命健康權益，更好滿足人民群眾就醫的多元化需求，成為實現醫衛機構高質量發展的當務之急。檔案管理作為醫衛機構管理的重要內容之一，其管理工作質量成效直接影響人民群眾就醫的獲得感和幸福感，影響醫衛機構在人民群眾中的社會形象，及醫衛機構醫療服務質量水平的提升。因此，醫衛機構加強對檔案管理工作的管理，對于更好地提高醫療衛生服務質量，進一步改善醫患關系，重塑醫衛機構醫療服務形象，更有針對性滿足人民群眾需求具有重大意義。本研究結合人民群眾就醫新需求，及醫衛機構在新發展階段的定位，從提升檔案管理工作質量入手，客觀分析了醫衛機構檔案管理工作現狀，并在此基礎上提出了相應的解決對策，為推動醫衛機構檔案管理工作盡一些綿薄之力。

一、醫衛機構檔案管理工作主要問題分析

醫衛機構檔案管理工作的不足之處主要體現在：醫衛機構對檔案管理工作重視不夠，在檔案管理工作方面管理不足，缺乏專業化的檔案管理人才，及比較低下的信息化水平。這些問題若得不到妥善解決，不但可能會阻滯檔案管理工作質量提升，而且不利于醫衛機構管理效益顯現及長久發展。

（一）醫衛機構對檔案管理工作重視不夠

檔案管理工作作為醫衛機構管理的重要組成部分，其對于提升醫衛機構管理效率和質量、增強醫衛機構高效救治患者服務能力具有重要意義［1］。由于檔案管理工作在醫院管理工作和業務內容中不直接產生經濟效益，因此醫衛機構一般不愿把檔案管理與其他關鍵業務進行同等規劃、投資和建設，醫衛機構的不重視使得檔案管理工作缺乏資金、技術、人才支持，從而導致醫衛機構檔案管理工作質量比較低下，難以為醫衛機構高質量發展提供數據支撐。因此，強化醫衛機構檔案管理工作質量，提高醫衛機構對檔案管理工作重視，加大對檔案管理工作人力物力財力投入，這對于充分發揮檔案管理工作在醫衛機構管理中的重要作用，提升醫衛機構救治服務能力和進一步強化醫衛機構競爭力具有重大的意義。

（二）醫衛機構在檔案管理工作方面的管理不足

醫衛機構檔案管理效能低下是制約檔案管理高質量發展的主要障礙之一。醫衛機構檔案管理工作亂象主要體現在：第一，檔案管理工作缺乏規劃，與醫衛機構核心業務不相協調。在醫療衛生機構現實管理中，檔案管理僅是一個輔助業務，沒有專門的檔案管理部門，缺乏明確清晰的發展規劃與定位［2］。此外，檔案管理與醫衛機構管理不相協調，缺乏一定的業務對接和保障機制，這使得檔案管理工作雜亂無章，缺乏一定的規律性。第二，檔案管理工作人員管理能力不足。現有檔案管理人員多數屬于非科班出身，缺乏一定的檔案管理知識和技能，對檔案管理工作中存在問題缺乏敏銳意識，對檔案管理工作運作規律缺乏探究能力。第三，檔案管理工作缺乏一定的制度規定及保障機制，使得檔案整理、分類、存放、管理及使用流于形式，管理效能低下，適用范圍受限。綜上所述，醫衛機構在檔案管理工作方面的管理不足和效果欠佳，對于實現檔案管理工作質量提升有著重大的阻礙。

（三）醫衛機構檔案管理工作缺乏專業化的人才

專業化人才是醫衛機構檔案管理工作質量高低的根本保障，也是推動檔案管理工作提質增效的重要舉措。然而，由于醫衛機構管理者對檔案管理的不夠重視，加之檔案管理工作不能直接帶來經濟效益，使得檔案管理工作缺乏來自醫衛機構的資金、人才和技術投入，尤其是缺乏制約檔案管理工作質量提升的人力投入，現有醫衛機構檔案管理工作缺乏專業化人才，多數檔案管理人員要么沒有接受過檔案管理工作專業化培訓，要么沒有學習過檔案管理專業，對檔案管理工作必備的知識和技能缺乏了解；至于檔案管理領域的前沿知識更是聞所未聞，這使得檔案管理工作缺乏規范化管理流程和制度，檔案管理混亂，檔案信息不全和失真，檔案資料歸檔出錯，檔案資料丟失現象也時有發生。可見，加強醫衛機構檔案管理專業化人才選用育留，對于提升檔案管理工作質量至關重要。

（四）醫衛機構檔案管理工作信息化水平較低下

推動醫衛機構檔案管理信息化是提升檔案管理工作質量，促進檔案管理規范化運作和提高檔案管理效率及效益的重要途徑。然而，多數醫衛機構檔案管理工作信息化水平比較低下，比如檔案資料整理、歸類、存儲、管理和保存等環節，缺乏必要的信息化設備（包括打印復印一體機、掃描傳真機、除濕機、空調、防火防盜防潮設備、電腦等），多數檔案管理工作仍然停留在人工階段，不僅效率低下而且容易出錯，嚴重制約醫衛機構管理效益提升，更不利于簡化和提高患者的救治流程和效率，導致醫衛機構并不充足的醫療資源嚴重浪費，從長遠的角度來說不利于醫衛機構健康穩健可持續發展。可見，推動醫衛機構檔案管理工作的信息化，對于提高救治患者效率和質量，提升醫衛機構管理效益，實現醫療資源的合理配置，推動醫衛機構可持續發展具有重大意義。

二、醫衛機構檔案管理工作質量提升對策

推動醫衛機構檔案管理工作質量上水平，是實現醫衛機構跨越式發展的重要舉措。筆者依據上述對醫衛機構檔案管理工作存在問題的分析，認為可以綜合并舉采取如下措施：一是強化醫衛機構領導者對檔案管理工作的重視，切實轉變他們對檔案管理工作重要性的認知，樹立“做好檔案管理工作是實現醫衛機構高質量發展的生命線”的理念［3］，切實提高救治患者的能力和服務水平，切實保障人民群眾生命和健康權益；二是加大對檔案管理工作的經費投入，切實保障醫衛機構檔案管理工作的正常展開，實現檔案管理工作效能的落地；三是選優配強檔案管理工作專業化人才隊伍，推動檔案管理工作局面和提升檔案管理效益；四是提高檔案管理工作信息化水平，不斷提高檔案管理的效率、質量和效益。具體而言，要采取如下對策：

（一）醫衛機構領導者要重視檔案管理工作質量

醫衛機構領導者是推動檔案管理工作高質量發展的核心角色，其對檔案管理的認知和態度直接影響檔案管理工作的成效。那么，如何提高醫衛機構領導者對檔案管理工作的重視呢？

首先，加強對領導者在檔案管理工作上培訓，切實轉變領導者對檔案管理工作的認知和態度，樹立檔案管理工作高質量發展理念。其次，要強化醫衛機構之間在檔案管理工作方面的經驗交流，尤其是要分享檔案管理在醫衛機構管理中的重要作用及其于醫衛機構所帶來的顯著效果，從而使醫衛機構管理者轉變對檔案管理工作的傳統認知，轉變檔案管理工作理念。再次，推動醫衛機構領導者之間的互動學習和參觀考察，尤其是參觀考察醫衛機構示范重點單位，明確檔案管理在醫衛機構管理工作中的重要性，重點考察醫衛機構因重視檔案管理工作而發生的顯著變化。最后，醫衛機構領導者要把檔案管理與業務內容列入同等規劃范疇，將檔案管理上升為醫衛機構管理戰略性層面。

（二）醫衛機構要加大對檔案管理工作經費投入

醫衛機構充足的經費投入是做好檔案管理工作、提升檔案管理效果和推動醫衛機構高質量發展的重要物質保障。

首先，醫衛機構要擬制好在檔案管理工作方面的費用預算規劃，以保障檔案管理所需的必要經費支出。其次，要對醫衛機構檔案管理工作各項經費支出進行監督，以確保有限的經費開支用到實處發揮實效。再次，醫衛機構要建立檔案管理工作經費投入長效機制，確保檔案管理工作效果在醫衛機構管理與發展中的逐漸顯現和不斷延續。

總之，通過采取如上措施，可以推動檔案管理高質量發展，提升醫衛機構的管理效能和效益。

（三）醫衛機構要選優配強專業化檔案管理人才

專業化檔案管理人才隊伍是確保檔案管理工作質量的核心要素之一。首先，醫衛機構要選拔專業對口、經驗豐富和忠誠擔當的優秀人才來履職盡責，為檔案管理人才隊伍建設提供優秀的人才支撐。其次，醫衛機構要強化對檔案管理從業人員的專業培訓，并選派優秀的檔案管理工作人員進行業務交流，進一步提升檔案管理工作人員的從業技能。再次，醫衛機構要引進優秀的檔案管理人才，為本單位檔案管理工作輸入新鮮的血液，同時要在單位內部大力培育檔案管理工作的專業化人才，搭建起內部培育為主和外部引進為輔的選才模式，以節約管理成本和提升管理效能。最后，醫衛機構要打造以情感留人和以事業留人的工作氛圍，為醫衛機構引進和培育優秀的檔案管理人才。

（四）醫衛機構要提高檔案管理工作信息化水平

推動檔案管理信息化是實現檔案管理工作高質量發展的技術支撐。檔案管理工作信息化有助于提升檔案管理工作效率，提升檔案管理工作效果，推動檔案管理工作更好地服務于醫衛機構工作大局。

首先，醫衛機構要配備檔案管理工作所必備的電腦、打印機、掃描傳真機等設備，實現紙質檔案材料向電子檔案的轉變，以實現醫衛機構檔案資料的快速檢索、存儲和管理，進一步提升檔案管理效率。其次，醫衛機構要劃分專門的檔案管理場所，設立檔案管理部門，配備檔案管理工作所必需的基礎設施，比如空調機、除濕機、消防栓等，切實防范檔案資料被燒壞、盜竊和發潮及電子檔案資料的被黑客侵入，切實保障患者的個人隱私不被泄露。再次，醫衛機構要在檔案管理工作中引入大數據、云計算、人工智能和5G等先進技術，實現檔案資料的移動轉移和一鍵獲取，切實為患者用戶提供人性化信息服務功能，滿足用戶的個性化需求，并實現檔案管理工作人員從繁重的工作中解放出來，提升檔案管理效率，促進醫衛機構服務水平的提升。

總之，通過采取上述措施，實現醫衛機構檔案管理工作信息化水平的提升。