城建檔案數字化管理策略初探

侯旭

（沈陽市城市建設檔案館，遼寧 沈陽 110000）

城建檔案管理是城市規劃，建設和管理的基礎工作。城建檔案是城建信息的載體，它全面反映了城建項目的各種信息。它們被用于城市規劃，建設，管理，歷史和科學研究中，在研究和住房普查中發揮越來越重要的作用。隨著大數據和互聯網技術的發展，以紙質檔案為基礎的管理模式已經無法滿足城市管理者和檔案利用者的需求，所以城建檔案數字化、信息化管理應運而生，其給城建檔案管理和利用提供了新的可能。本文即對當前大數據背景下的城建檔案管理和利用工作進行分析和論述。

一、城建檔案管理數字化建設現狀與問題

（一）硬件與軟件基礎設施建設不完善

在城市建設檔案數字化管理中，各種硬件設施和軟件設施的配置和標準化利用是基本條件。要注意硬件設施的應用，并更新各種硬件設備的應用以促進文件的數字化管理。開發可以提高文件管理的效率。在軟件設施的應用中，它仍然保留著使用檔案管理系統進行檢索，查詢等功能。該系統開發相對較慢，未能關注互聯網資源和計算機技術的應用價值，無法有效地進行城市建設檔案信息開發和利用。文件管理應用程序系統的許多功能需要進一步優化。

（二）城建檔案管理法制有待健全

目前城建檔案管理法制建設有待健全，城建檔案管理執法細則需要進一步完善，各項管理標準化體系尚未有效建立，多個區域城建檔案管理難以有效統一，不能對各項數字化資源進行共享。其次，城建檔案管理中法律意識不足，未能展開統一化培訓以及教育，檔案管理人員對于多項法律未能有效掌握，導致城建檔案數字化發展進程陷入發展困境中。在城建檔案數字化建設發展以及大數據牽引下，要注重將城建檔案資源轉變為高效化的信息資源，在相應范圍內實現資源共建與共享，能推動檔案管理工作全面發展，還能為城市現代化建設提供更高效化的信息渠道，有助于深入挖掘城建檔案自身價值。城建檔案管理工作發展新時期，要想保障城建檔案高效化共享，要注重建立完善的法制保障，建立標準化發展體系，統一檔案數字化建設管理標準[1]。

（三）電子檔案的法律效力認可度低

目前我國相應的檔案法律法規體系還不健全，電子檔案在實際管理和利用過程中還存在種種困難，許多原始信息的真實性和安全性得不到保障。受電子檔案制作和管理技術水平的約束，電子檔案的原始性普遍受到質疑，電子檔案的法律效力得不到確認。人們對電子檔案的認知程度也影響著電子檔案的利用效率，在實際利用過程中人們往往只認可原始的紙質檔案。以上種種原因造成了電子檔案利用率低、法律效力不被認可的局面。

二、城建檔案數字化管理策略探析

（一）完善基礎設施，開發管理系統

城建檔案管理數字化建設以及發展中，要重點發揮各類軟件系統以及硬件設施應用價值，相關管理部門要整合各項資源全面完善基礎設施建設。結合檔案管理工作基本要求，要注重購置更多數字化應用設備，通過智能化硬件設施應用轉變傳統單一化的人工操作。比如通過折圖機對傳統人工折圖進行替換，能提升整體操作效率，節約充足的人力資源，還能推動城建檔案管理數字化建設發展。管理部門要積極開發應用功能多樣的管理系統，對管理應用系統各項功能予以豐富，在現有檔案錄入、檢索、查詢、統計等功能基礎上，要注重對物聯網、大數據等各項信息技術應用進行分析，規范化利用RFID 射頻識別技術，對檔案管理具體情況進行定位，監控檔案存放管理條件指標，比如較為重要的溫濕度指標。還要深入拓展檔案資源開發利用深度，將傳統被動化管理模式轉變為主動服務模式，探究智能化程度較高的數字化管理方式[2]。

（二）健全法制保障，構建標準體系

城市建設檔案管理的數字化建設是一項系統的建設任務，數字檔案系統具有很強的依存性，可以有效地凸顯檔案館保密的重要性。當前，要著力進一步推進城建檔案信息管理保障體系建設，積極完善原有的安全管理制度，建立規范的城建檔案保證體系，為城建檔案管理的數字化發展提供參考。有關管理部門要做好文件管理人員法律知識的普及和培訓，提高管理人員的法律和安全意識，提高文件安全保護的有效性，防止文件信息泄露。要做好檔案的異地備份，提高管理安全性，實現各地區，各部門城市建設檔案信息的交換和共享。此外，還要注意建立通用的標準化管理體系，充分優化檔案館的收集，管理和使用流程，實現電子檔案館和紙質檔案館的統一發展，加快電子檔案館的標準化。

（三）加強城建檔案管理人員綜合素質能力和思想建設

新時期的城市建設檔案管理人員應該是復合型人才，要經過專業培訓。還應在提高工作能力的同時提高個人素質，包括專業技能，責任感，機密性，創新意識以及行業未來發展前景判斷能力，加強館際交流，向先進學習經驗，取長補短，不斷拓寬工作思路，勇于探索和完善傳統的城市建設檔案管理模式。通過對檔案管理員的專業能力和個人素質的培訓，可以有效節省人才成本，促進城建檔案數字化管理的高質量發展[3]。

結束語：在現階段城建檔案建設中，各項信息決策以及信息參考是重要價值表現，在當前數字化城市發展建設中，要注重實現城建檔案數字化建設，相關管理人員必須認識到數字化建設管理的重要作用，全面提高自身的信息素養，增強信息意識，通過信息技術應用的集成實現檔案管理的數字化發展，提高檔案管理的數字化發展水平，實現有效轉變檔案館管理模式。