多校區(qū)管理模式下學(xué)生檔案管理的思考
——以浙江萬里學(xué)院為例

郭雪清 張玉紅

（浙江萬里學(xué)院，浙江 寧波 315100）

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，辦學(xué)的自主權(quán)不斷擴(kuò)大和優(yōu)化，高等學(xué)校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。有很多高校在原來的基礎(chǔ)上建設(shè)新校區(qū)，積極實(shí)現(xiàn)高等教育從量到質(zhì)的飛躍。另外，隨著改革開放的不斷深化和城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要，很多高校開始從老城區(qū)搬遷至新校區(qū)或者興建新校區(qū)。高校學(xué)生學(xué)籍檔案是高校在招生錄取、教育教學(xué)、學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的、記載學(xué)生在校期間基本情況的歷史記錄。它具有原始記錄性，是學(xué)生擇業(yè)、單位招聘、公務(wù)員考試、出國(guó)進(jìn)修的重要依據(jù)，對(duì)學(xué)生具有非同尋常的意義。

一、浙江萬里學(xué)院學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

浙江萬里學(xué)院是一所公辦獨(dú)立院校，位于浙江寧波，主要分為東、西兩個(gè)校區(qū)。東校區(qū)是基礎(chǔ)學(xué)院，主要承擔(dān)著大一新生的基礎(chǔ)知識(shí)教育；西校區(qū)是各個(gè)專業(yè)學(xué)院，主要承擔(dān)著大二、大三和大四專業(yè)知識(shí)教育。每年7月份，大一學(xué)生要從基礎(chǔ)學(xué)院校區(qū)搬遷至專業(yè)學(xué)院校區(qū)，從而涉及兩校區(qū)間學(xué)生檔案的管理和交接。

（一）大一校區(qū)對(duì)高中學(xué)籍檔案和大學(xué)檔案的收集和管理

1.本科新生的高中檔案收集和管理

本科新生在高中期間形成的檔案材料分為招生錄取過程的郵寄檔案和本科新生自帶檔案。郵寄檔案由所在學(xué)院（即基礎(chǔ)學(xué)院）學(xué)生檔案管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接收，接收來源為學(xué)校招生辦、學(xué)院院辦等收到的郵寄檔案。本科新生自己帶來上交的檔案，由所在班級(jí)進(jìn)行初步收集整理。同時(shí)也存在個(gè)別新生沒有高中檔案或者高中檔案遺失的情況。

2.學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的檔案收集和管理

休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)等學(xué)籍有異動(dòng)的學(xué)生檔案，由學(xué)生檔案管理負(fù)責(zé)人與相關(guān)專業(yè)學(xué)院溝通，辦理好檔案移交手續(xù)，須及時(shí)將相關(guān)學(xué)生的檔案歸入所在新班級(jí)。

3.大學(xué)檔案資料收集和管理

新生入學(xué)后的各類重要材料，如黨建、團(tuán)建、心理、獎(jiǎng)懲、助貸等紙質(zhì)資料，由上交人整理審核、打包或裝袋，附名單并簽名上交。檔案接收人簽名確認(rèn)，做好入庫登記并及時(shí)放入檔案室。

（二）校區(qū)間進(jìn)行學(xué)生檔案的交接

1.交接資料

校區(qū)間要做好學(xué)生檔案的交接準(zhǔn)備工作，確保學(xué)生檔案資料的完整和準(zhǔn)確，所有資料移交的名單須與檔案材料一致。一般包含：入校前資料（主要為高中學(xué)籍資料和高考資料）、獎(jiǎng)勵(lì)或處分文件等。學(xué)生在大一的紀(jì)實(shí)表現(xiàn)和其他考評(píng)材料。大一學(xué)生的黨、團(tuán)資料。特殊學(xué)生信息資料，如心理問題學(xué)生信息、宗教信仰學(xué)生信息、學(xué)業(yè)困難學(xué)生信息、經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息、學(xué)生骨干信息等需要重點(diǎn)關(guān)注的學(xué)生信息資料。

2.交接程序要求

主要分為學(xué)院與學(xué)院的學(xué)生檔案交接和學(xué)院與學(xué)校職能部門的檔案交接。相關(guān)負(fù)責(zé)人需對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行清點(diǎn)，經(jīng)核對(duì)無誤后履行簽字手續(xù)。交接程序結(jié)束后，接收學(xué)院或職能部門需做好檔案的保管工作。

二、浙江萬里學(xué)院學(xué)生檔案管理問題分析

（一）多校區(qū)模式給學(xué)生檔案管理增加了難度

學(xué)生檔案管理最大的難度就是受不同校區(qū)限制，地點(diǎn)分散增加了管理難度。浙江萬里學(xué)院由兩個(gè)校區(qū)組成，每年7月份，大一學(xué)生會(huì)由基礎(chǔ)學(xué)院校區(qū)整體搬遷至專業(yè)學(xué)院校區(qū)，校區(qū)和寢室都發(fā)生了變化，相對(duì)應(yīng)的，專業(yè)學(xué)院會(huì)配備的新的輔導(dǎo)員、班主任老師，而學(xué)生檔案管理的負(fù)責(zé)人或者管理人員也會(huì)發(fā)生變化。如果管理不善，四千多學(xué)生的紙質(zhì)檔案在校區(qū)間運(yùn)輸和交接過程中難免會(huì)出現(xiàn)問題。一方面，對(duì)一些重點(diǎn)學(xué)生的信息移交不及時(shí)、不全面，以至于新的班主任對(duì)學(xué)生情況了解不夠充分，不能及時(shí)關(guān)注到重點(diǎn)學(xué)生，造成工作上的滯后。另一方面，材料移交之后，存在因輔導(dǎo)員或班主任未到任或保管不善等原因，導(dǎo)致移交的學(xué)生資料丟失情況，這樣會(huì)造成學(xué)生在校資料缺失、學(xué)生及家庭信息外泄等嚴(yán)重后果，對(duì)于學(xué)生的推優(yōu)、入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面也造成了較大影響。

（二）缺乏統(tǒng)一的學(xué)生資料收集和管理標(biāo)準(zhǔn)

在新生剛?cè)雽W(xué)時(shí)，兩個(gè)校區(qū)分別都有新生入學(xué)，都需要收取新生的高中學(xué)籍檔案，如學(xué)生高考志愿表、錄取通知書、高考成績(jī)單、黨團(tuán)員資料等。從入學(xué)到畢業(yè)的在校期間所形成的檔案材料，如學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲、社會(huì)實(shí)踐等各方面材料，各學(xué)院的收集標(biāo)準(zhǔn)和管理方式也不盡相同。沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，各自校區(qū)和學(xué)院按照自己的方式去收集和管理。這樣就會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的檔案管理材料整理得不完整和更新不及時(shí)的問題。同時(shí)，多校區(qū)沒有建立起完善的檔案查找和領(lǐng)取制度，出現(xiàn)了查找不登記、領(lǐng)取后不能及時(shí)歸還等問題，造成檔案材料的損壞或丟失。當(dāng)學(xué)生要用的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)部分檔案殘缺或者丟失，給學(xué)生的發(fā)展帶來了很大的麻煩。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在學(xué)校實(shí)行多校區(qū)管理模式中，受到人、財(cái)、物、交通等各方面因素的限制和影響，對(duì)于學(xué)生檔案的管理，一般都是先由各學(xué)院的班主任收集，再由輔導(dǎo)員老師作為兼職檔案管理者來進(jìn)行管理。那么對(duì)于怎么有效地收集和管理學(xué)生檔案，輔導(dǎo)員本身不是檔案管理專業(yè)出身，僅僅憑借經(jīng)驗(yàn)開展工作，加之輔導(dǎo)員老師的工作事務(wù)繁重，難免出現(xiàn)精力不足且專業(yè)性不強(qiáng)等問題。有的班級(jí)在大學(xué)期間會(huì)更換多個(gè)班主任，各校區(qū)檔案交接時(shí)因種種原因并不能當(dāng)面清點(diǎn)和交接，就會(huì)出現(xiàn)檔案材料的遺失或者不完整。同時(shí)，各校區(qū)或各學(xué)院設(shè)置的檔案管理人員會(huì)因種種原因更換頻繁，特別是輔導(dǎo)員流動(dòng)性較大，可能會(huì)換崗、輪崗，導(dǎo)致剛剛熟悉檔案工作就可能換崗，這樣就造成檔案管理上工作的總是新手，檔案的收集和歸檔管理工作總是處于不穩(wěn)定的狀態(tài)，很難有效開展工作。

三、浙江萬里學(xué)院優(yōu)化學(xué)生檔案管理問題的對(duì)策

（一）建立健全檔案管理制度，實(shí)施規(guī)范化管理

“完善的管理制度是信息化管理順利實(shí)施的有效保障。”［1］學(xué)校必須制定檔案管理的相關(guān)制度，如檔案收集制度、檔案過程管理制度、檔案交接制度等，從新生入學(xué)的檔案收集開始，到學(xué)生畢業(yè)的檔案移交郵遞，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)按照相關(guān)制度嚴(yán)格執(zhí)行，責(zé)任到人。對(duì)于多校區(qū)，特別要建立健全檔案交接制度，強(qiáng)化檔案交接責(zé)任意識(shí)，使得學(xué)生檔案資料完整有序的交接，并辦理好資料的交接手續(xù)。檔案交接時(shí)需要雙方仔細(xì)核實(shí)材料，確保檔案的完整性，并需要移交方、接收方、監(jiān)督方三方簽字確認(rèn)，強(qiáng)化主體責(zé)任意識(shí)。

（二）積極培訓(xùn)和制定考核措施，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，制定具體的考核管理細(xì)則，對(duì)檔案管理人員提出具體的工作要求和工作目標(biāo)，對(duì)各校區(qū)、各學(xué)院的學(xué)生檔案工作管理情況納入部門的績(jī)效考核，同時(shí)規(guī)范檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校應(yīng)以制度和考核為助力，進(jìn)一步確保學(xué)生檔案材料的安全以及長(zhǎng)期保存。［2］同時(shí)，對(duì)于各部門的檔案管理員，必須通過開展多種類型的教育培訓(xùn)，如講座、交流、訪問其他高校檔案管理機(jī)構(gòu)等方式，加大技能培訓(xùn)以及專業(yè)管理知識(shí)的培訓(xùn)，以促進(jìn)和提升檔案管理人員的管理能力和水平。

（三）規(guī)范管理，明確責(zé)任劃分

學(xué)生檔案在制度規(guī)范的前提下，應(yīng)明確和劃分責(zé)任人。各校區(qū)在進(jìn)行工作安排時(shí)，應(yīng)該保證有兩個(gè)專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作的人員，當(dāng)其中一名老師工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，能夠保證學(xué)生檔案管理工作的連續(xù)性，不會(huì)因檔案管理員離職換崗而造成學(xué)生檔案在移交過程中出現(xiàn)丟失、損壞的情況。［2］在檔案的收集、上交、管理、交接、完善等過程中，加強(qiáng)過程管理，辦理好相關(guān)手續(xù)，實(shí)現(xiàn)所有資料的管理有章可循、責(zé)任到人。班主任作為班級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者、管理者，需要按照學(xué)校、學(xué)院的要求，做好日常的信息記錄和材料歸納匯總，并于學(xué)年末做好交接資料的整理工作。檔案移交后，專業(yè)學(xué)院要注意檔案的妥善保管，分發(fā)給相關(guān)班主任時(shí)也要做好檔案移交的工作，責(zé)任到人。

（四）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的信息化進(jìn)程勢(shì)在必行

針對(duì)多校區(qū)模式的學(xué)生檔案管理，學(xué)校應(yīng)結(jié)合“大數(shù)據(jù)”優(yōu)勢(shì)，積極加強(qiáng)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)資料庫的構(gòu)建。加強(qiáng)信息化技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用，及時(shí)錄入每位學(xué)生在校期間每個(gè)階段的各類情況，比如學(xué)習(xí)成績(jī)、組織發(fā)展情況、獎(jiǎng)助學(xué)金情況、心理和生理健康狀況等相關(guān)信息就可以及時(shí)準(zhǔn)確地和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，形成學(xué)生在校的信息化數(shù)據(jù)檔案，同時(shí)與學(xué)生工作相關(guān)的教務(wù)部、團(tuán)委、圖書館、后勤服務(wù)中心等部門也形成了聯(lián)動(dòng)機(jī)制。這樣就能較大程度避免因檔案管理員職位變動(dòng)或者學(xué)生搬遷校區(qū)等情況造成的檔案丟失或損壞的情況出現(xiàn)。

在多校區(qū)管理模式情況下，學(xué)生的檔案管理工作依舊面臨著諸多困難。只有學(xué)校重視檔案管理問題，責(zé)任主體加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，針對(duì)這些問題做出相應(yīng)的改革和完善，才能逐步取得檔案管理的成效。