事業單位檔案精細化管理策略研究

李桂茹

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣退役軍人事務局，河北 承德 068450）

精細化的管理方案是當前各事業單位檔案管理工作的發展方向，在精細化管理的方案之中，涵蓋了眾多規范化、科學化、系統化的管理模式，更加注重的就是利用精細化管理來不斷提升工作質量和效率，幫助工作流程變得更加精益求精，有效保證各項管理工作的高效且穩定運行。在落實精細化檔案管理工作的過程中，要制定好責任制管理，對工作過程中出現的問題進行及時糾正和檢查，保證檔案精細化工作的實施與開展。

一、事業單位檔案管理現存的問題

（一）缺少行之有效的制度政策

目前事業單位在檔案管理上還缺少針對精細化管理的制度保障，致使很多的日常工作缺少一定的規劃和發展，比如，在很多部門當中對精細化管理的重視程度并不高，針對事業單位目前執行的檔案管理制度來說，在主體、項目、時間等各方面都不夠完善，缺少了必要的實例研究分析，無法突破目前傳統管理方案的局限范圍，沒有科學且規劃的制度保障嚴重影響了檔案管理的工作質量和工作規范性要求，無法有效地解決在檔案精細化管理過程中出現的問題。

（二）信息化應用程度較低

事業單位檔案管理在信息化應用方面較弱，絕大部分的管理方案都不能適應各部門的要求和發展，嚴重影響了整體的發展效果。由于一些單位在資金等方面出現了較大的問題，導致沒有進行相關管理的設備實施，使得檔案管理的工作質量一直提不上去，嚴重影響了檔案管理的工作水平，不能有效推進檔案資源的深入挖掘。事業單位在檔案管理設備的更新方面也缺少了一定的前瞻性，無法時刻關注檔案管理設備的長久性發展，使得檔案管理設備滯后性問題的發生。

（三）檔案資源利用率較低

目前的事業單位對檔案資源的使用率不高，很多情況下沒有對其起到提高的作用，現有的方案并不能滿足實際的服務要求。比如說，由于檔案管理資源開發不夠充分，出現了明顯的滯后性，給檔案管理的工作理念造成了嚴重的落差，無法充分發揮出各部門職能人員的作用，影響了整體的工作效率。除此之外，檔案管理的工作流程上還有著很多的不足，傳統的檔案管理模式在一定程度上制約了其效率，使得我國事業單位在檔案管理及其資源利用方面還存在著很多的不足，處于一個起步的階段，缺少很多人性化的管理方案和手段。

二、精細化管理對事業單位檔案管理工作的價值

（一）實現服務利益最大化

在事業單位的檔案管理工作中，積極采取精細化管理不僅能夠起到一定的推進作用，還能夠實現價值最大化，給未來更深層次的研究與理解帶去更好地指引，培養良好的工作氛圍，保證精細化管理得到落實。通過精細化管理不僅能夠對事業單位的檔案管理工作進行全方位的審視，還能夠實現服務利益的最大化，讓事業單位及相關職能部門人員意識到服務對象的實際價值，不斷開發新的管理方法改進當前的現狀，推進健康穩定的發展趨勢。

（二）推動檔案工作可持續發展

實施精細化的管理方案，在有效提升工作目標的同時也能夠積極對數據信息進行整合和處理。目前我國對公共服務的整體要求水平不斷提高，越來越多的事業單位意識到精細化管理的重要性，期待其帶來很大的價值。為了更好地促進事業單位在檔案信息資料方面的收集和管理，幫助其更好地認識到檔案工作中出現的各項問題，總結有效的數據進行記錄和收集，為我國事業單位檔案管理工作實現最大的價值。在不斷實施的過程中發現傳統管理方案中的問題，給未來的發展方向提供了寶貴的經驗。最后，就是利用精細化管理模式來進一步提升其工作戰略和整體部署要求，奠定良好的發展基礎。

（三）提高檔案管理工作人員的素質

精細化的管理模式在提高整體工作質量的同時，也能夠提高管理人員的整體素質，在進一步的操作過程中加深對其工作制度的整體要求，明確好各職能人員的具體位置，發揮各崗位的實際作用。精細化的管理辦法對工作人員有一定的要求，要采取適當的管理制度對工作人員進行必要的管制和約束，對于未來工作的效率和質量方面都能夠有一定的提高。精細化的檔案管理方法不是對檔案管理人員的硬性要求，而是為了更好地改進檔案管理人員在工作上的積極性，由于傳統的工作強度很高，導致工作的效率很低，同時，信息化應用度不高也是導致效率過低的原因之一。

三、事業單位檔案精細化管理的研究策略

（一）管理制度精細化

目前檔案管理的首要任務就是對檔案管理制度進行精細化原則的制定和措施，找出每項工作的目標，結合實際情況來制定管理制度，依據國家當下的檔案管理工作法規制度，切實按照其科學性、規劃性、系統性等特點來制定。除此之外，還要依照每個地區的實際現狀，從實際出發找尋最適合的發展方式，有效緩解并解決目前檔案管理制度與實際不符的問題，保證對檔案管理的資源、數據、信息等方面的完善和真實。基于豐富的檔案管理資源情況下，依據各種相關的檔案管理法律法規，有效提升其管理水平，根據實際工作來對相關管理制度加以完善和提高，以此完善各項工作水平和目的。

（二）管理技術精細化

事業單位檔案管理精細化與檔案管理科學技術的發展有著極為密切的關系，管理技術的發展影響了事業單位檔案管理水平。當前的管理技術隨著事業單位檔案管理工作的發展不斷提高。許多的科學管理技術成為了目前發展的契機，在有效提高整體檔案管理工作水平的前提下，解決工作效率和質量上的問題是首要任務。另外，采取智能化、數字化的管理理念進一步提升服務水平，利用各種高效率的信息技術來不斷提高其數據接收的能力，利用優質的管理平臺、數據平臺以及安全網絡等輔助手段，來不斷加大數字化檔案管理的發展力度。檔案管理工作的技術更新要在精密且嚴格的管理下對事業單位檔案管理工作進行技術優勢翻新。

（三）管理流程精細化

通過對事業單位檔案運轉的流程進行精細化管理，提高了其工作效率，同時解決了一定的實際問題，指引整體的工作邁上新的臺階。基于電子檔案管理工作辦法的前提下，切實加強對資料的收集、整理、保管等多個環節上的制度保障，針對出現的問題進行科學研究與審視，掌握基本的電子檔案管理的措施和步驟，提升事業單位的工作水平。上級檔案局要對各地區的檔案管理工作實施統一的標準和要求，在檔案的總目錄、卷目錄、類目錄管理上不斷展開相關工作的部署，在提升對檔案信息使用率的同時，也要切實做好個檔案數據信息掃描的相關工作。加強電子文件的流通管理，主要是對互聯網下的電子檔案保存加以重視，保證電子檔案傳遞過程中的整體性和安全性，防止出現影響工作進程的問題。

總結：綜上所述，隨著我國對事業單位重視程度的不斷提高，越來越多的事業單位開展了檔案管理的精細化工作，在改善傳統管理辦法的同時也應進一步落實好精細化管理的各種方法，完善各項管理和措施，全面落實各項工作的具體要求，進而確保各項工作流程的順利進行。