企業檔案管理創新與實踐

謝杰銀

（國家管網集團海南天然氣有限公司，海南 海口 570105）

企業檔案工作是企業工作的重要組成。企業在項目建設、生產運營、科研、產品、管理等過程中形成的大量檔案資料，構成了企業信息資源的重要內容，記錄著企業發展壯大的經歷與歷程。但是，長期以來，企業檔案工作卻始終未能盡如人意，企業檔案工作被置于企業工作的邊緣，檔案部門和檔案工作人員多成為機構精簡、人員裁剪的主要對象，紙質檔案與電子檔案的管理未能很好加以協調與均衡，檔案信息化建設的程度與效率也不高，阻礙了企業發展的進程。隨著企業的不斷發展、壯大和成熟，一些企業已開始認識到這些問題，他們紛紛著手強化本單位的檔案工作，實現著檔案建設與管理上的發展和創新。

一、海南LNG 公司檔案工作概況

國家管網集團海南天然氣有限公司（下稱“海南LNG 公司”）負責建設的海南液化天然氣（LNG）站線項目（下稱“海南LNG 項目”）是海南省規劃建設的重點能源項目，主要負責LNG的接收、儲存、氣化和管道輸送業務。在海南LNG 項目建設過程中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案資料統稱為海南LNG 公司檔案。從類型上分，主要有黨群類、行政類、經營管理類、生產管理類、產品類、科技類、工程建設類、設備類、會計類和特殊載體類等檔案，它們是公司各項工作活動的真實記錄與原始憑證，是業務工作查考、決策研究的原始憑證和重要依據，也是公司資產的重要組成部分。

自工程開工以來，隨著海南LNG項目的不斷推進，檔案數量也隨之增多，海南LNG公司圍繞檔案建設與管理積極開展了一系列管理創新活動與實踐，并取得了顯著成效。

二、海南LNG 公司檔案管理創新

海南LNG 項目由接收站工程、港口工程及輸氣管線工程三部分組成。接收站工程建設2 座16 萬立方米的LNG 儲罐及其配套的卸料、儲存、氣化、天然氣外輸等設施。港口工程建設1 座可停靠26.7 萬立方米LNG 船舶的接卸碼頭以及1 座3000 噸級工作船碼頭。輸氣管線工程新建輸氣管線113公里，輸氣能力達到138 億立方米/年。設置5 座站場和4 座線路截斷閥室，其中新建站場2 座，改擴建3 座。新建輸氣管線將與海南省環島天然氣管網相連接。

海南LNG 項目建設規模大、工程工期長、工作界面交叉多、參建單位多；形成的工程檔案數量多、檔案專業性強；檔案工作人員專業水平不一。檔案管理工作滲透在項目建設的每個階段、每個環節。因此，在項目建設過程中，海南LNG公司積極探索檔案工作新思路，創新檔案管理工作新模式。牢固樹立全員參與意識，以建章立制和隊伍建設為根本，以全程管控為核心，堅持檔案工作管理與工程建設同步，推動檔案管理工作在新的起點上創新發展。

（一）轉變觀念

觀念是行動的先導，實施檔案管理工作的創新，首先要轉變檔案工作管理理念。海南LNG 公司沒有陷入只重視工程進度、工程質量，不重視檔案的傳統觀念，而是結合公司發展與要求，適時轉變觀念，牢固樹立檔案管理與工程建設同等重要的思想。工程開工前，公司領導高度重視檔案工作，建立和完善了檔案工作協調機制，在檔案管理制度化、規范化、檔案人力、物力、財力的投入、檔案人員的培訓等方面做了大量工作，保證了檔案工作正常有序的開展。

（二）全員參與

在科學管理理念的指導下，海南LNG 公司按照“統一管理，分級負責”原則，成立了由分管領導主管、總工程師專業把關，綜合管理部為歸口管理部門的檔案工作領導小組，負責項目檔案工作的領導、組織和協調；在此基礎上，組建了由各參建單位檔案人員參與的檔案管理網絡，將設計、施工、監理等參建單位納入網絡，實行責任到人，任務到人。工程檔案涉及工程建設的各個環節，貫穿于始終。因此，樹立全體參建人員的檔案管理意識，強化檔案收集、整理工作的共同參與意識，為工程竣工資料的形成、編制和驗收工作營造了良好氛圍。

（三）建章立制

俗話說“沒有規矩，不成方圓”。由于海南LNG 項目規模大、工期長、形成的資料多、特別是參建單位多，為加強檔案工作的科學管理，實現檔案工作的規范化、標準化和制度化，海南LNG 公司根據國家相關法律法規，并結合公司實際，相繼制定了文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等各項規章制度和管理辦法，使檔案工作有章可循、有據可依。公司不僅注重自身檔案管理工作，同時還注重項目參建各方的檔案管理工作。將檔案管理納入招標文件和合同條款，用合同手段約束項目參建各方加強檔案管理工作。

（四）信息化建設

隨著信息化技術的不斷發展，檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移。隨著海南LNG 現代化管理和信息化的不斷推進，對海南LNG的檔案管理工作提出了新的要求。為實現項目檔案的電子化、信息化管理，海南LNG 公司購置了專業檔案管理軟件“蘭臺檔案管理系統”。該軟件不僅具有錄入、檢索、鑒定、統計、利用、編研等功能，而且可以鏈接電子版原文，實現原文查詢、全文檢索和利用等功能。蘭臺檔案管理系統的運用，為檔案歸檔、利用提供了技術支持和保障。

（五）隊伍建設

檔案管理人員的素質決定著檔案管理的水平。海南LNG 項目參建單位多達39 家，檔案人員的業務水平參差不齊。為提高檔案人員的專業知識水平和基礎業務能力，公司通過多種形式和途徑開展檔案業務培訓，提升專、兼職檔案人員的業務技能。

1.“走出去”

項目建設期間，海南LNG 公司先后派出包括承包商、監理單位在內的檔案人員，參加檔案主管部門組織的檔案專業知識培訓班多達50 人次。組織公司內部專、兼職檔案人員先后參加海油系統內組織的檔案專業知識培訓班達20 人次。

2.“請進來”

為提高所有參建單位檔案人員的專業知識水平，2013 年1 月，海南LNG 公司特邀省檔案局專家到現場授課培訓。

為規范竣工文件的編制，嚴把檔案專項驗收關，2013 年6 月，海南LNG 公司特邀省檔案局的專家上門授課培訓并進行業務指導。通過專家的現場指導，實際操作，互相觀摩，統一了竣工檔案樣本，明確了各參建單位竣工資料整理標準，也為項目檔案順利通過上級主管部門的驗收打下良好的基礎。

3.觀摩學習

為進一步提高檔案人員的業務素質，提升工作質量和管理水平，海南LNG 公司派出檔案人員赴福建LNG 觀摩學習其先進管理經驗和做法，以指導海南LNG 項目檔案管理工作。

4.開展檔案先進評選活動

為進一步提升海南LNG 項目各參建單位檔案工作的綜合能力和業務水平，激勵各參建單位檔案工作者以更高的工作熱情扎實做好檔案管理工作，2013 年5 月，海南LNG 公司在所有參建單位中組織開展了檔案先進評選活動，并對先進獲得者進行了表彰。通過“評先進、樹典型”的方式，激勵更多的檔案管理工作者創優爭先，提升檔案管理工作水平。

5.舉辦檔案知識競賽

為進一步提高海南LNG 和各參建單位文檔人員的專業理論水平，增強全體參建人員的檔案意識，2013 年8 月，海南LNG 公司在每年開展的“安康杯”職業競賽活動中，增設了檔案專項知識競賽活動。檔案知識競賽活動不但使檔案工作者加深了對檔案知識的了解,提高了檔案人員的業務素質,也使很多不從事檔案工作的人員了解了檔案工作的重要性,達到了宣傳檔案工作的目的,推動了檔案管理工作再上新臺階。

（六）全程管控

海南LNG 項目檔案具有規模大、數量多、專業性強、形成過程動態化等特點，項目檔案管理工作滲透在項目建設的每個階段、每個環節，檔案資料的形成、收集、整理、歸檔必須從源頭抓起，貫穿于項目建設過程的始終。因此，在項目建設過程中，實施了前期介入、中間控制糾正、后期質量把關的管理模式。

1.前期介入

在項目建設初期，海南LNG 公司就制定了工程檔案管理辦法，細則等制度文件，并下發至各參建單位，指導各參建單位過程文件的管理和竣工文件的編制，并根據工程進度同步修訂補充，動態完善。

2.過程控制

為實現檔案管理與工程建設同步，海南LNG 公司采取了細化整個建設流程，分解每階段工作步驟的措施，明確每個階段收集、整理、立卷歸檔資料的內容和順序，強化過程管理。

（1)實時跟蹤節點

在工程開工之初，公司項目組就出臺了《單位、分部、分項工程的劃分》，根據工程劃分及各單項工程的分部分項完工節點，明確每個結點中的歸檔內容、歸檔時間及文件質量要求，落實對工程項目資料的跟蹤、監督、檢查、業務指導等工作，將檔案工作與工程建設完全融合。

（2)統一檔案標準

海南LNG 項目參建單位多，檔案資料的形成標準難免不統一，會直接影響竣工檔案的質量。針對這種情況，公司在工程開工之時，制定了文件統一標準，對參建單位制發《項目文檔管理細則》、《竣工檔案管理細則》等業務執行依據文件，詳細規定項目檔案的形成、積累和管理等要求，明確設計、施工、監理及建設等單位在檔案工作中的職責及分工范圍，工程項目的歸檔內容、歸檔時間、數量和質量以及相應的檢查、控制及審查措施，為施工階段大量檔案的歸檔與管理打好基礎。

（3)同步檢查指導

為實現檔案管理與工程建設同步，海南LNG 公司建立了檔案巡檢制度，即業主和監理檔案人員采取定期和不定期抽查方式對承包商的檔案資料進行檢查和專業指導。每月定期召開項目檔案專題會議，就存在的問題提出整改措施，并形成會議紀要下發至參建各方，以便各參建單位的領導及時了解和掌握本單位的項目檔案管理現狀，加強督導。同步檢查指導確保了檔案整理的規范性、內容的完整性、文件的齊全性，為竣工資料順利移交和檔案驗收打下良好的基礎。

3.后期質量把關

為規范竣工文件的編制，提高檔案整理質量，海南LNG 公司推行項目檔案預立卷及首件檔案認可制。公司要求各參建單位按照竣工文件編制要求開展首卷檔案的預立卷歸檔，由公司檔案人員及技術負責人對預立卷和首件檔案整理工作進行現場指導，直至首件檔案通過檢查認可，并以此作為后續檔案的整理樣本。通過現場指導，實際操作，切實規范參建單位檔案整理質量，從而進一步嚴把項目檔案質量關。

4.與工程建設同等表彰

為提升海南LNG 項目各參建單位檔案工作的綜合能力和業務水平，激勵檔案工作者以更高的工作熱情扎實做好檔案管理工作，海南LNG 公司在每年開展的“安康杯”職業競賽活動中，增設了檔案知識競賽和檔案先進評選獎項，將檔案管理工作與工程進度、工程質量同等表彰，這在工程建設史上是一個創新。