辦公室檔案管理工作效率的提升途徑

盧璐

（平煤神馬集團總醫院檔案科，河南平頂山 467000）

辦公室工作內容眾多，檔案管理是其中一個重要方面。當前社會競爭異常激烈，生活節奏始終位于快車道，如果不能夠及時跟進，將很容易因偏離正確軌道而被現實所拋棄。因此，需要堅持實事求是、有的放矢原則，運用各種高新方式方法及技術，將檔案管理工作做到極致，探索走出一條提升檔案管理效率的有效路徑。

一、辦公室檔案管理概述

當前已經步入信息時代，企業管理也需要做出相應改變。辦公室的檔案管理工作作為企業管理的重要組成部分，為企業發展起到了積極作用。因此，要積極創新，主動求變，順應時代發展潮流，高度重視檔案管理工作，完善制度建設，強化人員素質提升，運用新型技術，以便更好為企業服務。檔案管理能夠承載歷史記憶，佐證企業發展軌跡，是回顧過去、立足現在、展望未來的重要信息紐帶，具備很強的現實意義和歷史價值，其作用主要有以下幾點：

（一）輔助決策作用

企業在生產經營發展過程中所遇到的問題及解決問題的方法對于企業今后的發展有著直接影響，而這些事件都應當記錄在冊進行歸檔。因此，做好檔案管理能夠對企業管理層決策起到很好的參謀作用，提升管理層決策規范化、科學化水平，為企業規章制度的制訂、修改和完善提供參考憑證，有利于工作效率的提高[1]。

（二）傳承企業文化

企業檔案真實、詳細記載著企業自創立到發展壯大的所有歷程，是最真實的歷史事件記錄者，明確企業與員工之間的義務、責任以及合法權益，有效規避勞務糾紛。同時，員工通過學習企業過往輝煌業績，能夠樹立企業文化品牌并加以傳承，不斷提升企業員工凝聚力與向心力。另外，在單位組織培訓活動時，檔案可以作為案例和參考資料，提升培訓效果。

（三）推動工作開展

做好辦公室的檔案管理，能夠有效降低事故發生率，推動企業各項工作有效開展。企業檔案記錄性很強，其中一些還涉及企業機密，對于企業發展有著很重要的作用，比如人員聘任、單位總結、請示、報告等等，因此，有必要做好相關管理工作，促使企業正常運行。

二、辦公室檔案管理存在的問題

（一）對于檔案管理重視不夠

一般來說，企業工作重點放在如何擴大生產規模、降低經營成本、暢通銷售渠道等方面，對于檔案管理不夠重視，簡單認為檔案管理只是日常工作衍生品或附屬品，無法為企業帶來直接收益，在人員安排、資源配置等方面都不夠重視，辦公室很少安排專職檔案管理人員，基本上是由辦公室人員進行兼任，這樣一來，使得檔案在分類、歸檔時出現一系列問題，檔案查閱、利用功能難以得到有效發揮。同時，還會造成檔案收集全面性、完整性不足，信息泄露管控不嚴等多種弊端。另外，企業層面的不重視導致檔案僅僅剩下收錄、整合等前期功能，后續查詢、分析、類比等功能缺失[2]。

（二）檔案管理制度不夠健全

檔案管理制度內容包括檔案收集、檔案整合、檔案分類、檔案利用等多個方面，在具體操作過程中需做到收集整合規范化、存儲分類有序化、期限界定標準化、查閱借閱制度化。但是在實際工作當中，許多企業沒有制定檔案管理工作制度，或者是制定制度后沒有嚴格執行，使得制度淪為掛在墻上的一紙空文，還有一些企業沒有設立專門檔案室，在檔案管理時規范性不足，使得檔案管理效率受到限制，同時也會出現檔案管理不善引發的破損、遺失現象。另外，一些企業檔案管理人員只是將檔案管理作為資料統計工作或者存儲工作，沒有對其進行進一步深化，自然就會導致各種各樣問題的出現。以竣工檔案的歸檔工作為例，許多施工企業采取的是數個業務部門共同來匯總資料，在具體責任劃分時往往出現責任不清情況，實際操作時，相互推諉扯皮，誰都不愿意承擔責任。同時，對于工程建設中的許多環節，檔案管理人員并沒有參與，只是由相關部門或技術人員予以告知。

（三）檔案管理人員素質不高

辦公室的檔案管理不僅僅時將數據信息進行保存，還應當對數據信息進行深層次整合、分類及歸檔，使其具備信息參考意義。對于檔案管理人員素質提出更高的要求。需要其具備相當管理水平，能夠牢記檔案管理原則，熟練掌握檔案管理工作流程，在文件存檔時做好相應標記，便于后續查閱。但在實際工作中，許多檔案管理工作人員由于自身素質問題，導致檔案難以發揮其作用，比如認知上存在偏差，錯誤認為檔案管理只是一項打雜性工作，主觀能動性缺失，檔案管理時能拖則拖，工作效率低下。還有就是專業知識匱乏，對于檔案分類合理性不足，保密級別設置不當。另外，一些檔案管理工作人員年齡偏大，對于信息技術運用不熟練，嚴重制約了檔案管理工作發展。

（四）管理手段滯后

目前我國信息化辦公模式已經深入應用到各行各業，但是一些企業在檔案管理時還是采取傳統管理模式，傳統檔案管理采取紙質版管理，資料保存量有限，難以滿足企業調檔需求。同時，如果管理模式容易出現錯誤，信息整理過程耗時耗力，難以滿足現代化企業管理需求。

三、優化辦公室檔案管理的有效措施

（一）思想上高度重視

行動需要以思想為指導，思想到位后行動才能夠高效。因此，企業需要自上而下樹立起重視檔案管理工作的意識，企業管理層需要將檔案管理工作放在重要位置，摒棄重業務、輕檔案的思想，加強辦公室檔案管理，做好檔案管理頂層設計，實施檔案管理全過程控制。同時，要建立激勵機制，使相關人員牢固樹立起“主人翁”意識，做好業務考核工作，實行好獎優罰劣，以此激發工作人員主觀能動性。另外，檔案管理工作人員要及時對檔案進行整合，使檔案能夠真正成為企業領導決策時的關鍵依據，檔案管理人員還應當對企業歷史檔案進行認真梳理，將與企業當前活動以及未來發展有關聯的檔案資料分類整理出來，并將其進行資源共享，使其他部門負責人在需要相關檔案時能夠得到有力信息支撐[3]。

（二）完善檔案管理制度建設

制度建設是一項夯實基礎利長遠的工作，如果要想促使檔案管理高效運轉，健全制度是關鍵，并嚴格抓好管理利用。要針對檔案管理存在的問題制定有針對性的措施，促使企業檔案管理制度趨于完善。要明確組織機構。將檔案管理工作需堅持的原則及管理組織機構明確化，對檔案材料的收集、歸檔、和編制明細化，對竣工檔案的編號、分類、鑒定、保管、利用規范化。要建立檔案管理專項制度。要建立具體化歸檔制度、移交制度、保管制度、保密制度、銷毀制度等等制度。要推行“三管”模式。為保障重點工程的檔案管理工作質量，要堅持以業主為主管、以中介為代管、以文檔中心為保管的“三管”模式，促進檔案管理水平的提升。要促進信息化管理。要積極探索重點工程項目的檔案信息化途徑，統一規定所有檔案資料均需制作成和紙質文件一致的電子版，對于其他檔案資料實施數字化掃描處理，方便利用計算機進行管理，或者以硬盤、U 盤、光盤的形式予以儲存，為檔案管理信息化掃除障礙。要配置數字化設備設施，運用先進檔案管理軟件進行檔案信息化管理，并對其進行定期維護，確保檔案信息實時性與有效性。要通過大數據技術來提升信息傳遞及共享效率，不斷完善網絡檔案管理體系建設。要建立反饋機制，確保檔案管理方向正確、目標明確。借助反饋機制對檔案管理工作中出現的問題進行“回頭看”，對于問題要采取積極措施予以解決。為防止檔案信息泄露，需要建立起嚴格的檔案借閱制度，不允許檔案離開檔案室，如需復印，需由單位主要領導簽字確認后方可執行。同時，要堅持合作性原則，檔案管理需要多部門聯動，檔案管理人員在整合檔案室與相關部門進行溝通交流，疏通不順之處，力求取得聯動效應。

（三）提升檔案管理人員素質

辦公室的檔案管理工作并非隨意一人就可勝任，檔案管理工作人員需要具備豐富、全面的相關檔案管理知識，可以對各種數據信息進行正確分類，在檔案信息收集時確保其真實性及完整性，在檔案歸檔書寫時標準、規范，嚴禁出現信息偽造、涂改等現象。因此，企業需要充分挖掘現有檔案管理人員潛能，對檔案管理人員加強培訓，使其能夠充分認識到檔案信息管理工作的重要性，提升其處理信息的能力水平。可以組織開展定期不定期的檔案管理培訓活動，不斷豐富檔案管理人員專業知識儲備、提升其專業技能。要制定有針對性的培訓方案，對于年齡偏大的員工加強信息化、自動化方面的培訓，使其能夠熟練掌握計算機操作，提升其網絡技術水平；對于年輕人則要加強檔案管理基礎能力培訓，強化專業理論知識與實踐操作能力，重點幫助年輕人摒棄眼高手低弊端，避免出現“一看就知道、一干全不會”問題，在教授專業理論知識時盡量做好傳幫帶工作，促使年輕人能夠獨當一面；在人才招聘時，要盡量引進高素質、高質量檔案專業人才，促使專業人員干專業事情。要采用激勵機制，對檔案管理成效進行考核，管理成果優異的予以獎勵，出現差錯的予以懲罰，做好公平、公正。此外，還應當經常組織開展檔案管理人員專題講座，促使檔案管理人員之間的溝通交流，提升工作人員對于檔案管理的了解程度[4]。

（四）提升檔案管理技術

要采取實物管理與計算機管理相結合的模式，以紙質版檔案為基礎，盡量將其轉換為電子檔案，方便查閱。加快推進檔案管理信息化建設，要積極采用大數據、云計算、互聯網+、人工智能等先進技術，促使檔案管理科學化、規范化、標準化。要構建起完善的檔案信息管理體系，從信息儲存方面下功夫，促進信息儲存條理化。要做好檔案保密工作，尤其是對于電子檔案，要加強防火墻的應用，有效阻隔黑客及病毒攻擊。要設置要檔案查閱權限，

時代進步使得我國企業管理工作得到全方位發展，辦公室的檔案管理工作作為企業管理的重要組成部分，需要企業管理層予以高度重視，不斷完善檔案管理制度，加強人員培訓，引進先進技術，促使辦公室檔案管理工作再上新臺階，為企業可持續發展貢獻力量。