事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

劉延文

（吉林省洮南市醫療保險經辦中心，吉林 洮南 137100）

科學技術的進步，催生了大數據、云處理等信息化技術，它代表著智能化社會正在凸顯它的魅力，各行各業為了提高行政管理和生產效率，都積極主動的加入到了行政管理組織建設的體系改革中。在政府推行精兵簡政的政策號召下，事業單位推動內部管理體系不斷變革與更新，而檔案管理作為事業單位不可或缺的部分，推動它的信息化建設勢在必行，成為了事業單位必要的改革措施。筆者對于醫療保險中存在的檔案管理問題，提出了一些質疑和看法并對于改革措施進行了詳細的分析。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

（一）提升了檔案查詢借閱效率

傳統的紙質檔案查詢有著很大的困擾，問題是紙質檔案多存在于特定制作的木盒里，然后依照順序保存在檔案架和檔案柜中，當要查詢相關文件時就需要借助檔案目錄找到對應的檔案盒存在的位置，繼而找到檔案。這種方式不利于快速尋找和搜索，會增加時間成本，降低了檔案管理的效率。而且，在借閱文檔的過程中，由于紙質檔案容易損壞，需要做到隨借隨還，并且借閱的時間不能太長，避免損傷檔案，防止檔案損壞的現象出現。而電子文檔可以利用計算機快速準確的查閱相關檔案，有效利用查詢時間，降低了時間成本，還可以通過拷貝復制的方法避免了原始檔案的虧損，提高了檔案管理的效率。

（二）延長了檔案管理的期限

在傳統的事業單位進行檔案管理的時候，一般都是利用紙質檔案存儲資料和信息，需要一定的人力成本，而且在運作過程中，容易造成檔案泄露、檔案流失的現象，當需要從檔案中尋找醫療保險的數據時，人為的操作可能造成某種意義上的不正當性，甚至造成欺騙的后果。并且由于它是紙質檔案，受到外界環境的影響較大，增加了檔案儲存、采集、管理的難度。通過檔案管理信息化的改革，可以充分利用網絡平臺和電子信息技術進行管理，運用磁盤進行收錄保存，創新整合檔案管理新模式，不僅可以節省存儲的成本，還可以提高檔案的完整度，增強它的安全性，不僅有利于工作人員查詢醫療保險的數據，也有利于保障本人的信息安全，確保檔案管理信息化建設的有效實施。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理的開發應用不合理

部分事業單位雖然進行了檔案管理的信息化建設，實現了技術層面的更新，但是由于管理人員意識不到位，對于新的觀念還沒有轉變，因此在信息技術的運用和檔案信息資源的開發方面還比較薄弱。在另一方面，在檔案管理的過程中，信息重復加工的問題十分嚴重，數據質量比較低下，有待提升。除此之外，檔案管理信息化建設的重大意義在于檔案存在的數據強大的處理能力，在醫療保險中可以準確提煉出保險人的基本資料以及他的檔案，還可以從中分析所需的材料，發揮信息的最大價值。但是在這一階段這個方面的發展還比較欠缺火候。

（二）信息化建設缺乏安全性的保障

對事業單位檔案管理的建設中，我們發現如果使用檔案管理信息化，對于檔案信息資料的安全性，我們無法得到保證，甚至在一些事業單位中關系到國家機密的檔案，存在著泄露的風險，所以即使檔案信息化給事業單位帶來了很強的便利性，但它存有的安全隱患也讓人擔憂。這樣的平臺缺乏機密檔案資料的安全管理，進行甄別和區分管理的意識也匱乏，甚至在檔案審查和共享方面的保密性達不到要求，容易造成黑客入侵，檔案外泄或者惡意破壞的結果，不利于維護醫療保險人的個人隱私，甚至被不法分子利用對保險人造成威脅。

（三）管理人員素質水平不足，技術應用能力低

處于新舊發展沖突的時代，受到傳統思想觀念的影響，目前的管理人員一時難以轉變固有的思維，而且難以跟上信息技術的發展水平，應用方面也不到位。檔案管理信息化建設需要管理人員具備高素質的要求，然而在目前的階段里，事業單位檔案管理人員普遍水平并不達標，甚至在某種方面上，欠缺現代化的素質。

三、事業單位檔案管理信息化存在問題的解決措施

（一）檔案管理與信息技術相結合

在建設檔案管理信息化的過程中，事業單位應該首先完善檔案管理的設施，制定合理的標準，再科學利用信息技術，運用信息化平臺管理的新模式，避免盲目采用現有的管理系統，而是要從實際出發，實事求是，立足于醫療保險單位的實際需求，有針對性的建設平臺的信息化體系，提高檔案的管理水平。在經辦醫療保險的時候，要結合檔案管理和信息化技術，避免單位依舊停留在傳統的管理思維模式中，使檔案管理的建設出現斷層，加快檔案管理信息化建設的進程。

（二）建立健全監督體系，加強安全保障

我國處于一個全高速發展的信息時代，信息化已經成為全球越來越重要的態勢，而信息資源對于事業單位來說，它的發揮的作用已經越來越大。要使檔案管理信息化建設穩中求進的發展，就要從實際出發，加強信息技術的安全防控，增強檔案管理的安全性。因此，一方面，事業單位應該健全監督體系，在掌握信息技術的基礎上，全方位實施監控檔案管理工作，這樣可以及時發現由于主觀原因或者客觀原因造成的重大信息安全問題，及時有效的得到解決，提高單位的檔案管理能力。在另一方面，要健全網絡安全管理體系，比如說可以建設安全防火墻，應用網絡虛擬技術，避免黑客或病毒的入侵，提高檔案信息管理的安全性。

（三）增強事業單位檔案管理的保密性

為了給人們提供更加優質方便的服務，事業單位推進檔案管理信息化的建設，通過對檔案信息化的建設，吸引更多的受眾。因此在管理檔案信息實際的工作中，事業要不斷加強檔案管理信息化的建設，增強他保密的功能，對于醫療保險失業單位來說，對保險人的保密工作顯得尤為重要。可以通過建設檔案信息化管理平臺保密工作，管理人員只能在醫療保險事業單位的內網中進行登錄和查詢，并且可以在工作人員中錄入指紋，設置檔案信息查詢頁面的進入要求。除此之外，對于事業單位的工作人員專業素養和道德素養的培養也顯得十分重要，事業單位可以集中某一時間段對員工進行培訓，加強他們對醫療保險檔案管理的認識，并且注重打造企業文化和凝聚力，建設團結一致的事業核心理念，這些方面有效增強檔案管理信息化建設工作的保密性，可以在一定程度上防止檔案信息的流出。

四、結語

綜上所述，面對著現代化信息技術高速發展的今天，事業單位檔案管理信息化的建設已經成為趨勢，檔案管理的工作也發生了巨大的改變，為了實現檔案管理信息化建設順利落實，事業單位必須要牢牢樹立現代化管理的理念，通過運用現代化的管理措施，使事業單位發揮它的公益事業性質，全面落實醫療保險在信息管理中的轉變，增強它的保密性、快捷性、準確性，直面檔案管理建設中所存在的問題，通過具體的解決辦法，驅動檔案管理信息化建設的新模式，為人民大眾提供便捷，為事業單位創造新的管理辦法，推動檔案管理信息化的全面建設。