分析當前企業檔案在人力資源管理中的重要性

劉勇

（德州市市政設施服務中心，山東 德州 253000）

隨著我國經濟的迅速發展，現代信息化技術不斷完善，現階段信息技術的發展已經將當前的人力資源管理轉化為信息化的管理形式，因時代的發展，部分企業的人力資源系統也出現了一定的漏洞，其漏洞對企業人力資源管理系統帶來一定的隱患。此外企業只有在人力資源管理上做得好，并能及時跟著時代的變化進行逐漸完善，才能規避并能有效防范風險，其部門不僅要力求經濟效益的最大化，更需對企業內部的員工的身心成長著重關注，從而企業才能在競爭愈發激烈的市場中長久發展。因此在本文之中，主要是對企業檔案在人力資源管理中的重要性做出了全面的分析，并且在這個基礎之上提出了下文中的一些內容，希望為相同行業進行工作的人員提供出一定價值的參考。

一、分析企業人力資源管理問題

（一）由于內部存在人才流失風險

在一些企業中，因為制度并不是十分完善，導致出現人才流失等風險問題，這樣會影響到企業發展的穩定性。首先在員工績效考核方面，因為考核制度并不完善和指標不科學等，導致很難評定企業內部員工的績效，并且較嚴重影響了該部門進行績效考核的效率以及質量。其次，因薪酬管理機制未能有效的完善，從而導致員工的薪酬有較大的差距，員工對此存在較大的意見，進而對企業的認可度降低引發人才流失風險。

（二）由于存在培訓風險

企業在實際運行的過程中，為了能夠促進企業快速發展和進步，需要對其作出有效的培訓作業，但是在培訓的過程中必然會投入一定的資金，如果后期的培訓效果并不理想，那么將會為企業帶來一定程度的經濟損失。實際進行培訓的過程中，因對員工的水平不夠了解，沒有進行制定有效的培訓計劃，導致其培訓內容不符合崗位標準，從而培訓工作的開展未能有效的落實，培訓結果也不盡人意。

（三）由于企業文化認同感比較低

對于企業文化而言，是作為企業價值最高的一種表現方式，企業內部的環境因素則是作為影響企業員工對文化認同的一個重要因素，員工對于企業的文化接納是自愿的，并不是迫于企業的壓力，企業文化的塑造是需要員工和企業的凝聚力。現如今一部分企業在進行文化建設中，員工的參與度相對來說較低，導致其企業文化過于形式化。加強企業文化的建設和員工對企業文化的認同度，可以有效提升員工對企業的忠誠度，如果這個方面存在不足，那么將會導致企業人才出現嚴重流失。

二、分析檔案在企業人力資源管理中的重要性

（一）提高企業對檔案管理重視程度

對于企業的管理者而言，需要將人事檔案管理工作提高到戰略的角度上，人事檔案可以為企業提供更加全面的人力資源管理依據，比如員工業績評估和員工晉升以及薪酬獎懲等等，都可以從人事檔案中提取。企業管理者通過對檔案進行分析，完成對員工個人特點素質能力的綜合分析，決定管理者在認識培訓和調往何種崗位時提供依據，所以必須在認識上重視人事檔案管理。

（二）完善檔案內容

因為傳統檔案具有單一性，導致人力資源管理出現一定的困難，因此企業則是需要在傳統檔案的基礎上增加一些能夠反映個人能力和素質特征愛好的個性化材料，讓檔案可以更加全面地反映出一個人的成長歷程以及能力，同時也是可以為檔案管理者考察個人成績并且為企業儲備后備干部提供出資料。

（三）保證準確性和完整性

對于企業檔案而言，是作為人力資源工作開展的重要材料，材料的準確性與否是管理者對人才管理和提拔的重要依據，材料準確性是企業管理者在決策時是否發揮檔案作用的前提，因此在對檔案進行管理的過程中，必須要結合原來真實檔案材料的基礎上，對企業人員的信息作出相應的擴充以及存檔，同時將個人公開信息作出分類存儲，建立起完善的企業人才數據庫，這些數據是需要具有一定的動態性，并且可以及時進行更新，對企業的重要人員，比如中層管理人員和高層管理人員等都需要進行詳細的個人信息收集。

總結：綜上所述，企業若想得到長期發展，必須對內部的人力資源管理風險進行有效的防范和規避。在市場化經濟背景下，企業要做好對人力資源的防控作業，并加強對企業內部員工的培訓工作的開展，并構建較完善的信息體系，預防企業內部人才流失風險，使得人力資源意識增強，了解更多的培訓的理論概念，改進提高了人力資源的培訓方式，不斷改善企業中在人力資源這方面正確途徑和新的方案，使檔案的量化與質化觀念、管理觀念、效益觀念有機結合在一起，充分發揮企業檔案在人力資源管理中的重要性。