如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化

宋鴻東

（吉林省通化市輝南縣輝發(fā)城鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心，吉林 通化 135125）

事業(yè)單位的檔案資料涉及到較多類型，如影像、文獻(xiàn)等，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理與開發(fā)，方可以將優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)提供給群眾。進(jìn)入新時(shí)期后，事業(yè)單位改革工作日趨深入，對(duì)檔案管理也提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位需在重要議事日程中加入檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，進(jìn)一步完善檔案管理制度與機(jī)制，促使檔案管理工作水平得到提高。

一、事業(yè)單位檔案管理的實(shí)施原則

（一）從實(shí)際出發(fā)原則

事業(yè)單位要想改善檔案管理工作效果，需密切結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，將檔案管理工作改革發(fā)展計(jì)劃科學(xué)制定出來。在具體實(shí)施中，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析和梳理，在掌握檔案“家底”的基礎(chǔ)上，將檔案管理工作中暴露的問題挖掘出來，依據(jù)檔案管理工作需求對(duì)優(yōu)化方案進(jìn)行完善，以便推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。要明確檔案管理工作的改革目標(biāo)和方向，避免盲目冒進(jìn)，否則不僅成本資源遭到浪費(fèi)，也難以根本性提高檔案管理工作效率[1]。

（二）安全保密原則

受檔案資料特殊性的影響，事業(yè)單位工作人員需將安全保密原則貫徹于檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)。一方面，要提高檔案整理保管的物理性安全水平，制定完善的防火防盜方案，避免外界因素影響到檔案實(shí)體內(nèi)容的安全。另一方面，檔案管理人員需增強(qiáng)自身的保密意識(shí)，禁止向任何人泄露相關(guān)的檔案信息。同時(shí)，合理設(shè)定檔案的保密等級(jí)，采取針對(duì)性的安全策略。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不足

過去很長一段時(shí)期內(nèi)，很多事業(yè)單位管理者并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，認(rèn)為儲(chǔ)存、管理基礎(chǔ)資料即為檔案管理工作的內(nèi)容，無法有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。這些錯(cuò)誤的認(rèn)知嚴(yán)重影響到檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作人員的職業(yè)認(rèn)可度隨之降低。同時(shí)，檔案管理工作內(nèi)容較為瑣碎，一些檔案管理人員容易產(chǎn)生不同程度的職業(yè)懈怠感，增加了各類不規(guī)范行為的出現(xiàn)率，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化造成不良影響。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在事業(yè)單位改革發(fā)展過程中，隨之改變了檔案管理工作內(nèi)容，在收集、整理檔案信息的基礎(chǔ)上，還需要檢索、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)、利用各類檔案資源，顯著提升了檔案管理的復(fù)雜程度。只有完善配置相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，方可以順利推進(jìn)檔案管理工作。但目前一些基層事業(yè)單位受思想、資金等因素的影響，并沒有向檔案管理領(lǐng)域投入充足的資金資源，缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)備，阻礙到檔案管理工作水平的提高。特別是在檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐中，需要大量的人力和物力資源，如果缺乏相應(yīng)的條件，將難以順利實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)[2]。

（三）管理制度不夠健全

事業(yè)單位通過構(gòu)建檔案管理制度，能夠有效規(guī)范日常檔案管理工作。目前，一些事業(yè)單位雖然將檔案管理制度構(gòu)建起來，但并不完善，統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)尚未形成。首先，部分人員并沒有全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作，不能夠積極參與進(jìn)來，導(dǎo)致全員重視、全員參與的局面得不到形成。另一方面，事業(yè)單位雖然制定了較多的制度體系，但并不具體和細(xì)致，缺乏較強(qiáng)的指導(dǎo)作用，導(dǎo)致檔案管理工作的主觀性、隨意性較強(qiáng)，容易有文件缺失等不良問題出現(xiàn)，難以充分發(fā)揮檔案管理工作的效能。

（四）缺乏高水平檔案管理人才

目前，一些事業(yè)單位沒有充分重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，檔案管理人員缺乏培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致知識(shí)水平、能力素養(yǎng)等得不到及時(shí)提高。特別是近些年來，檔案管理工作中開始廣泛引入先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位需大力培養(yǎng)檔案管理人才，保證檔案管理工作質(zhì)量。

（五）數(shù)字化建設(shè)較為盲目

為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，事業(yè)單位積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，取得了較為顯著的成效。但部分事業(yè)單位由于缺乏統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致在實(shí)施過程中容易出現(xiàn)諸多的問題，難以充分共享與利用檔案資源，影響到數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)策

（一）提高重視程度

事業(yè)單位管理者要革新思想認(rèn)知，充分明確檔案管理工作的開展意義，給予充分的關(guān)注和重視，于日常重點(diǎn)工作中加入檔案管理方面的內(nèi)容。同時(shí)，要利用單位內(nèi)部各類宣傳載體，深入開展宣傳教育活動(dòng)，引導(dǎo)其他部門的工作人員增強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)，積極參與到檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，在日常工作中嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度與規(guī)范。通過全員重視、全員參與局面的構(gòu)建，促使檔案管理工作難度得到減小，規(guī)范化、科學(xué)化水平得到提高。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，增大資金資源投入力度，積極配置各類基礎(chǔ)設(shè)施，從設(shè)備資源角度支持檔案管理工作的開展。如在檔案室建設(shè)中，需及時(shí)引入通風(fēng)防潮等方面的先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，避免環(huán)境因素?fù)p壞到檔案資源。同時(shí)，為保證各類設(shè)施設(shè)備的價(jià)值得到發(fā)揮，需制定完善的檢查與維護(hù)制度，由工作人員經(jīng)常性維護(hù)設(shè)施設(shè)備，促使其良好的使用狀態(tài)得到保持。

（三）完善管理制度與機(jī)制

為降低檔案管理工作中各類問題的發(fā)生機(jī)率，事業(yè)單位需將檔案管理制度統(tǒng)一制定出來，對(duì)檔案資源收集、整理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求進(jìn)行細(xì)化，給予檔案管理人員有效的指導(dǎo)和規(guī)范。如檔案管理人員需全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，妥善保管資料柜的鑰匙，禁止其他人員對(duì)文件檔案進(jìn)行隨意翻閱或篡改。在檔案資源借閱方面，需在借閱表上詳細(xì)登記所有的借閱人員，這樣一旦有文件丟失、損毀等問題出現(xiàn)，可對(duì)責(zé)任人進(jìn)行快速追溯。同時(shí)，要定期總結(jié)檔案管理制度的運(yùn)行狀況，梳理運(yùn)行中暴露的問題，進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和完善。此外，要進(jìn)一步加大監(jiān)管力度，由主管人員對(duì)檔案管理人員的日常工作狀況進(jìn)行經(jīng)常性檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范的檔案管理行為[3]。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作

各項(xiàng)檔案管理工作由檔案人員具體負(fù)責(zé)實(shí)施，若檔案人員的綜合能力不高，那么檔案管理工作質(zhì)量將難以得到提高。因此，事業(yè)單位需結(jié)合工作安排，經(jīng)常性組織人才培訓(xùn)活動(dòng)，將現(xiàn)代化檔案管理理念、技術(shù)等作為培訓(xùn)的重點(diǎn)，持續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)能力。同時(shí)，要積極吸收外部專業(yè)化人才，將新鮮血液注入進(jìn)來，促使檔案管理人才隊(duì)伍的活力得到增強(qiáng)，此外，針對(duì)部分檔案管理人員主動(dòng)意識(shí)缺乏的問題，需結(jié)合檔案管理整體目標(biāo)，明確各個(gè)崗位的職責(zé)任務(wù)，科學(xué)設(shè)計(jì)考核指標(biāo)，定期考核各個(gè)崗位的工作人員。完成考核之后，要在多個(gè)方面利用考核結(jié)果，以此來激發(fā)檔案管理人員的主動(dòng)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新意識(shí)。

（五）統(tǒng)一制定數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字化、信息化建設(shè)是提高檔案管理工作水平的必由路徑，需引起充分的關(guān)注。針對(duì)現(xiàn)階段數(shù)字化建設(shè)盲目性等問題，事業(yè)單位需從整體角度將檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)、方案等統(tǒng)一制定出來，深入貫徹分步推進(jìn)的原則，增強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的有序性和科學(xué)性。在數(shù)字化建設(shè)過程中，不能夠單單考慮眼前的需求，還要準(zhǔn)確把握未來發(fā)展趨勢(shì)，增強(qiáng)前瞻意識(shí)，提前統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣可降低后期管理和維護(hù)的難度。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部人員的教育工作，著重講解數(shù)字化檔案管理中需注意的信息安全問題，健全數(shù)字化檔案安全管理制度，避免因不規(guī)范操作而出現(xiàn)信息泄露等不良問題。此外，要做好數(shù)字化設(shè)備、系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除故障隱患，避免影響到檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

綜上所述，檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位服務(wù)職能的履行情況，也影響到事業(yè)單位自身的長遠(yuǎn)發(fā)展。目前，一些事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制不夠完善，檔案管理水平得不到有效提升，嚴(yán)重阻礙到事業(yè)單位的整體進(jìn)步。因此，事業(yè)單位需提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，從制度、人才、設(shè)施條件等諸多方面著手，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制，促使檔案管理工作水平得到提高。