新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作

馬海望

（大慶市紅崗區政務服務中心，黑龍江 大慶 163511）

社會經濟建設的不斷發展，促使各界逐漸意識到政治以及文化發展的重要性，文書檔案管理屬于事業單位內部的基礎性工作，其內部包含了事業單位在歷史發展過程中的各項資料，為信息資源的查詢與使用提供了便利性保障。社會市場形勢的逐漸變化，為事業單位的文書檔案管理工作帶來了新機遇與新挑戰，目前應針對此方面的工作內容進行深入探討，并及時的找出有效的管理模式以及工作方法。

一、新形勢下事業單位文書檔案管理工作所存在的問題

（一）難以引起對文書檔案管理工作重要性的認識

事業單位的領導者與經營者在通常情況下由于只注重對科學技術以及經濟效益的發展，從而忽略了文書檔案管理工作的實用價值，導致此類現象逐漸呈現出了普遍性的特點，并將文書檔案管理當作了事業單位內部的輔助性工作，并減少了對此項工作的投入，而隨著關注度的不斷下降，不僅不利于文書檔案管理工作的順利實施，也難以為事業單位帶來良好的經濟效益以及社會效益。除此之外，在事業單位的運行過程中，由于單位的領導者并未引起對文書檔案管理工作重要性的認識，所以在領導者的影響下，單位的基層工作人員以及其他部門的工作人員同樣對文書檔案管理工作缺乏正確的認識，使此項工作長期處于事業單位內部的輔助性區域當中，難以發揮出檔案管理部門的重要職能機制，同時無法及時的順應時代以及事業單位的轉型趨勢。

（二）缺乏先進的文書檔案管理技術及設備

隨著經濟水平的不斷提升，科學技術也逐漸得到了進步與發展，在新形勢的影響下，事業單位的文書檔案管理工作已經逐漸進入到了智能化的轉型趨勢。然而，部分事業單位并未引起對文書檔案管理工作重要性的認識，所以在通常情況下也并未在此項工作的實施過程中投入大量的資源支持。另外，在傳統的木式儲物柜的使用過程中，由于落后的儲存方式，導致分類保管等方法的應用效果并不能夠達到預期的檔案管理目標，同時還會提升火災等安全隱患問題的發生機率。除此之外，對于大多數事業單位來說，數字化技術的缺失，再加上部分先進的科學技術并未被融入到文書檔案管理工作的實施過程中，所以在信息資料以及文書檔案的查詢過程中，并未及時的針對相應的工作方法進行更新，從而導致信息數據的查詢效率難以得到有效提升。

（三）管理人員的專業素養及能力水平無法提升

由于事業單位內部的領導者與管理者并未引起對文書檔案管理工作的重視，所以在開展此項管理工作的過程中，通常會將兼職人員放置于工作的實施階段，人員專業性的缺乏，不僅使其難以針對檔案工作的運行系統進行全面化的學習，還會導致文書檔案管理工作無法落實到位。另外，在事業單位內部的文書檔案管理部門時常還會存在一人身兼數職的情況，再加上兼職人員較多，所以導致此項工作的開展難以發揮出應有的作用。部分事業單位的文書檔案管理工作人員通常正處于臨近退休的階段，并且對新型的檔案管理知識缺乏學習的興趣和動力，從而也不會在文書檔案管理工作的實施階段投入大量的時間與精力，導致事業單位的文書檔案管理工作水平難以得到有效提升。

二、在新形勢下實施事業單位文書檔案管理工作的有效措施

（一）加強事業單位對文書檔案管理工作的重視

為了保障事業單位文書檔案管理工作的順利實施與有序開展，則需要提升檔案管理人員的工作效率，并在加強對此項工作重視程度的基礎上，推動文書檔案管理工作的有效進行。由于事業單位的領導者與管理者在一定程度上對文書檔案管理工作的有效性提供了支撐，并且起到了決定性的作用，當事業單位領導者逐漸引起了對文書檔案管理工作重要性的認識，則會為內部的檔案管理人員帶來積極影響，促使各部門人員都能夠實現對文書檔案管理工作的配合，確保檔案管理人員都能夠主動地投入到管理工作的設施階段，確保文書檔案管理工作的有效落實。為此，事業單位的領導者與管理工作人員都需要加強對文書檔案管理工作重要性的認識，并加強對此文書檔案資源的管理，同時還需要將此項工作作為事業檔案戰略目標規劃當中的關鍵組成部分，保障文書檔案管理工作的有序性與實效性。此外，檔案管理人員需要將文書檔案工作的實際情況進行分析，并將其形成資料匯報給管理部門，確保事業單位管理人員能夠充分的掌握重要的管理資料以及信息文件，提升事業單位領導人員以及各部門人員的重視程度。

（二）加快事業單位文書檔案管理工作信息化建設進程

在新形勢的時代背景影響下，加快了信息技術的發展進程，并為大眾的日常生活提供了便利性保障。為此，在事業單位開展文書檔案管理工作的過程中，也需要將信息技術融入到管理階段進行使用，并提高此項管理工作的整體質量，同時還能夠推動文書檔案管理工作逐漸朝著智能化、信息化以及自動化的方向轉型，有效提升管理工作的實施效率。另外，在實施檔案查詢、整理以及收集等工作的過程中，可以直接利用信息化的管理系統，并借助現代化的技術與設備，確保文書檔案自動化管理工作的有效落實。除此之外，檔案管理工作人員還需要加強對先進技術與管理方法的學習，并熟練掌握相應的信息技術以及數字化技術，并實現在文書檔案管理工作當中的靈活應用。

（三）構建科學有序的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度不僅是約束管理人員管理工作的基本法則，也是規范檔案管理工作的重要依據。因此，在強化事業單位文書檔案管理工作的基礎上，應根據單位的工作性質和工作環境構建科學有序的文書檔案管理制度，并根據社會形勢不斷變化及時優化、完善檔案管理制度的標準和流程。針對各個管理環節制定明確的管理標準，不斷創新文書檔案的管理體制，明確管理人員的責任劃分，從而有效提升文書檔案管理工作的有效性。制定監督機制并根據文書檔案管理的工作內容，組建專門的監督隊伍對檔案管理部門的工作進行定期監察，確保管理工作的各項標準符合國家規定，更好地促進檔案文書管理工作的順利開展。事業單位部門還要制定專門的考核機制，針對管理人員的工作情況和管理反饋，采取針對性地獎懲機制，對于管理能力強、素質水平高的工作人員提出表揚和獎勵，為我國事業單位文書檔案管理工作的順利開展提供有力保障。

（四）完善檔案管理人員的團隊建設

文書檔案可以作為地方開展文化建設工作的有力依據，在政府部門以及地方文化建設單位的日常事務管理方面，無論是檔案的整理、分析、收集還是形成工作都應該引起重視。單位檔案管理人員團隊建設的完善對于管理工作的開展具有積極的促進作用，不僅能夠積累深厚的文化資料內涵，還能夠為地方文化建設工作的開展提供重要保障。所以，在進行管理人員的招聘時，應當選擇具備較強專業素養、專業能力的管理人員，再聘請具有權威性的專業人員對單位管理部門管理人員進行定期的培訓和指導，從而有效提升事業單位文書檔案管理隊伍的整體素質。

結語：事業單位的關于文書檔案的管理工作是非常有必要加強重視，并關系著單位未來的發展前途。對目前文書的管理工作存在的一些難題進行詳細的分析，并且提出了相應的解決方案，不斷健全管理工作的相關機制，使管理水平得到改善。事業單位文書檔案管理工作對于記錄事業單位工作進程及發展具有重要意義，需引起相關領導的足夠重視。因此，事業單位必須要充分適應社會發展潮流，提高思想認識、創新文書檔案管理手段，提升文書檔案管理人員業務水平，從而提高文書檔案工作效率，進而促進我國事業單位穩定發展。