不動產檔案規范化管理路徑選擇

胡春榮

（哈爾濱市不動產登記交易檔案中心，黑龍江 哈爾濱 150028）

一、不動產檔案

不動產檔案管理在自然資源部門的作用和地位正日趨加重，合理地開發與共享不動產檔案信息資源，在不動產檔案管理中也尤為重要。利用現代化的手段進行不動產檔案管理，可以提高不動產檔案管理的全面性和有效性，還可以保障不動產檔案管理的質量，提高其管理效率。而不動產檔案現代化管理的特點主要表現為以下三點：一是時效性。利用現代化手段進行不動產檔案管理是具有時效性的。這主要是因為利用現代化的手段進行檔案管理就必須依靠電子技術，而電子技術本身具有較強的時效性。整個不動產檔案管理的流程是依靠電子系統來完成的，所以在其運行的過程中，可以大大減少人力物力財力的消耗。這和傳統的不動產檔案管理相比，其效率是非常高的。二是共享性。利用現代化的手段進行不動產檔案的管理還具有共享性。眾所周知，隨著社會經濟的發展，不動產買賣和流動頻率會增多，而不動產管理的檔案數量也隨之增多，而利用現代化的手段對其進行管理可以將其壓縮，儲存到電腦硬盤或者云盤之上，因為其所占內存比較小，所以傳輸和獲取也是十分方便的，所以其共享性非常強。三是形式多樣。不動產檔案現代化管理的手段和形式都是非常多的。利用現代化的手段對其進行管理已經脫離了傳統管理手段中紙張的束縛，不需要利用紙張，僅需要利用電子媒介就可以完成不動產檔案的管理，而電子媒介的形式又是十分多的，所以電子檔案管理的手段和形式多種多樣。

二、不動產檔案規范化管理措施選擇

不動產檔案規范化管理是提升不動產檔案更好地發揮自身檔案歷史憑證和現實憑證屬性，服務不動產管理，提供有效參考、決策支持的有效輔助措施，也是當前不動產檔案管理工作中涉及個人信息保護、政府信息公開等相關信息資源開發利用與保護等相關問題的基礎性素材。在不動產檔案規范化管理工作中，可以從制度建設規范化、崗位設置規范化、流程運行規范化以及監督監管規范化等四個廣義領域進行不斷探索與實踐。在不動產檔案規范化管理工作中的探索與實踐中，可以從以下幾個方面進行探索與實踐。一是制度建設規范化，應將制度建設作為基礎，通過規范的制度建設為各項工作提供行為規范。制度規范化為不動產檔案管理提供了統一的行為規范，在不動產檔案規范化管理工作的開展中，首先應對現有制度建設的完善程度、規范性進行梳理，按照國家檔案管理法律法規、不動產管理規范以及相關上級部門的指導意見等進行不動產檔案管理制度的健全、完善和優化，為不動產檔案規范化管理提供統一的行為規范。二是崗位設置規范化，設立不動產檔案管理的專門工作崗位，明確崗位職責，提升不動產檔案管理的專業性。對于不動產檔案規范化管理工作而言，存在對于檔案管理工作重視程度不夠的情況，窗口部門按相關要求收集材料，檔案裝訂人員直接裝訂，而沒有專門的檔案管理崗位和明確的崗位職責，在不動產檔案規范化管理的導向和要求下，應設立相應的崗位并對崗位職責進行明確，使不動產檔案管理工作全過程較為規范地開展。三是流程運行規范化，梳理完善不動產檔案管理的流程，以流程的嚴謹保證各項工作、各個環節工作的規范。檔案管理有著多個環節，在各個環節的連接上，通過嚴謹的流程管理能夠有效地提升工作效率，保證工作質量，保護信息安全，在流程運行規范化的探索中應對現有的流程進行梳理，對于存在的問題進行整改和修正，對于符合不動產檔案管理要求的進行再完善、再優化，使之能夠更好地為不動產檔案管理規范化提供有力的支持。四是監督監管規范化，加強對不動產檔案管理全過程的監督，使不動產檔案管理工作始終在合法、規范的運行環境中規范運行。不動產檔案涉及信息保護等問題，同時各個環節的合規操作才能夠保證不動產檔案管理工作的規范化，因此，在不動產檔案規范化管理工作中，應加強全過程、動態的監督監管，及時發現問題、及時整改問題，使不動產檔案管理能夠真正地在規范化管理的目標和要求下開展。

三、不動產檔案規范化管理工作建議

不動產檔案規范化管理是不動產檔案管理提升管理水平和質量，更好的服務不動產管理工作，更好的服務人民群眾，更好的保護國家資產的有效路徑。在不動產檔案規范化管理工作的開展與實施中，應加強新時代檔案管理創新理論學習，新業態下不動產檔案管理業務總結，以及信息技術與不動產檔案管理融合等方面的創新與探索。結合工作實踐，本文對于不動產檔案規范化管理工作提出以下三個方面的工作建議。一是不動產檔案規范化管理應加強新時代檔案管理創新理論的學習。隨著檔案工作在各個領域、各個行業所發揮的決策參考作用日益突出，相關新時代檔案管理的理論研究也在廣度和深度上不斷強化，產生了眾多理論性強，對實踐工作有重大指導意義的創新理論、創新研究成果，在不動產檔案管理理論研究方面也呈現出更加全面、系統的理論研究成果。加強對新時代不動產檔案管理創新理論和創新成果的學習，對于持續提升不動產檔案管理規范化，以嚴謹、創新的理論指導實踐工作有著十分重要的現實意義，不斷以理論豐富管理的思想指引、行動規范，對于不動產檔案規范化管理是較為現實、有效地路徑選擇。二是不動產檔案規范化管理應積極開展新業態下不動產檔案管理業務總結。隨著不動產高質量管理的目標和要求的提出，在不動產檔案管理工作中解決固有問題、面對新問題都成為了不動產檔案規范化管理所有必須解決的問題，將不動產檔案管理工作中的問題和經驗進行常態化的業務交流、業務分析、業務總結，對于不動產檔案規范化管理工作而言，能夠更好地提升不動產檔案規范化管理工作的實效。同時，在業務交流工作開展的過程中，一方面是自身工作的交流、總結，另一方面則是對其他不同區域同行之間在不動產檔案管理工作中的先進做法、成熟經驗的學習和借鑒，并將學習和借鑒成果與自身工作實際相結合，進而提升自身不動產檔案管理的工作能效和質量。三是不動產檔案規范化管理應探索信息技術與不動產檔案管理的融合。信息技術賦能檔案管理成為當前檔案管理工作效率與質量提升，更加充分發揮檔案的決策參考支持作用的有效路徑，在不動產檔案規范化管理工作中，應加強對信息技術與不動產檔案管理工作的融合探索，通過管理信息系統、數據庫、大數據挖掘技術、大數據分析技術、人工智能等信息技術的充分運用，在保證不動產檔案收集、分類、鑒別、保管、查閱的基礎上，更好地實現不動產檔案的編研、信息資源開發利用、決策參考支持等方面的作用發揮，使不動產檔案在規范化管理的基礎上，更好地發揮其決策參考支持作用，為不動產管理工作高質量發展提供有力支持。