信息化環境下招投標檔案數字化管理的創新研究

石春毅

（廣西物資學校，廣西 南寧 530000）

在選擇建設工程時，往往要以招投標的方式來選取信用高、高效率的建設方，而在招投標中所制定的資料就是本篇文章中所指的招投標檔案，由于檔案的意義非常重大，所以就會有專業的整理工作流程及要求，例如：歸檔時間、歸檔范圍、歸檔流程、整理程序和保存期限等，都有著明確得要求，這樣做的原因是為了能夠更好地確保招投標檔案能夠妥善保管，讓其可以完整的施展自身的功能，讓其在建設工程中發揮出更好的效果。長期以來，我國的檔案都是由紙質構成，招投標檔案也是如此，可是在信息化發展的影響下，紙質版的投招標檔案會逐漸轉變為電子版檔案，所以在投招標檔案管理工作上也需要積極進行改變和創新，從而才能夠促進數字化管理的發展。

一、投招標檔案數字化管理面臨的挑戰

隨著我國信息技術的不斷改革和發展，各行各業在發展的過程當中都會應用一些先進的技術來提高自身管理工作的效率和質量，在投招標檔案管理工作當中采用數字化管理的方式，能夠在一定程度上促進近視工程的施工，并且檔案管理工作也會變得更加的高效。但是，目前很多企業在進行數字化管理工作的時候，依然存在著很多方面的問題和挑戰。

首先就是一些工作人員可能在思想方面存在一定的問題，受到之前那種傳統管理模式以及思維的影響，很難靈活的去運用一些信息技術來提高自身管理工作的效率。在如今的網絡時代發展當中，數字化投招標檔案相比之前那種傳統的管理方式會更加具有科學性和高效性。隨著投招標檔案數字化的發展，不論是在管理的方式還是檔案收集的方式上，都出現了一定的改變，相關工作人員需要積極適應當前的工作方式，從而才能夠有效的去提高自身工作的效率。在采用之前那種傳統的方式來進行大案管理工作的時候，會形成一種守舊的觀念，當這項觀念在工作人員的心中長期存在時，在日后的工作當中，就會容易產生一種消極的情緒，對這項工作也會產生一定的厭煩，從而影響到這項工作的效率和質量，在之后的建筑施工當中，也會受到一定程度的影響和限制。其次，在配套設施方面也會存在一定的問題，工作的方式以及理念發生一定改變的時候，也會使用到一些新的設備和技術，同時在工作當中所涉及的軟件和網絡也需要具有一定的安全系統，從而才能夠更加有效的去保證相關檔案內容的安全。很多招標機構在實際的工作當中都沒有完善的設施，無法充分的去滿足數字化投招標管理工作的各項條件需求，并且在工作當中所使用到的一些軟件和系統都是針對不同部門的實際需求來進行研發的，所以在之后的工作當中并不能夠進行統一的管理，這些檔案信息也無法在整個系統當中進行快速的共享，在一定程度上限制了這項工作的發展和進步。

除此之外，在如今信息環境的發展時代當中，網絡安全的問題也引起了人們的關注，一些企業在應用一些系統和軟件進行管理工作的時候，會存在一定的安全問題，這些問題都會影響到投招標檔案數字化管理工作的質量。最后，投招標檔案管理工作在數字化發展的過程當中，也會存在規范以及標準方面的問題，因為所涉及的系統不能夠進行統一的管理，所以數字化水平也會存在一定的差異，并且目前很多相關企業當中都缺少這方面的專業人員，管理人員的自身水平素質也達不到要求，無法充分發揮數字化管理的效果和優勢。相關管理人員需要對這些問題和挑戰引起足夠的重視，對當前社會發展的情況和趨勢做出準確的判斷，積極采取相關措施進行應對，從而有效提高投招標檔案管理工作的效率和質量，同時促進建筑工程的穩定發展。

二、投招標檔案數字化管理的創新

在如今信息化的發展環境當中，投招標數字化管理工作依然會面臨很多方面的挑戰，為了能夠有效應對這些挑戰，企業方面應該更加積極采用數字化管理的方式來進行各項工作，同時，充分考慮實際工作當中各個方面的影響因素，積極采取措施進行應對并不斷創新和完善，這樣就能夠充分的發揮出頭招標檔案數字化管理的效果和優勢。

（一）在管理和理念上創新

隨著我國社會經濟的不斷改革和發展，各行各業在發展的過程當中都需要進行不斷的創新，只有創新才能夠促進行業的發展。所以在進行檔案信息管理工作的時候，也需要隨著社會時代的發展而進行一定的改變和創新。隨著我國建筑工程行業的高速發展，在投招標檔案信息管理工作方面的要求也在不斷提高，企業方面需要積極在管理方式以及理念上進行創新。目前很多企業在實際的工作當中都會將自己的實際需求反應到投招標機構，如果有一些企業需要查找某些文件或者是檔案資料的時候，就可以在這個機構的信息系統當中通過付費查詢的方式來進行搜索，從而就可以獲取自身想要的檔案信息。因此，在進行數字化管理工作的時候，需要充分考慮到企業各方面的實際需求；在工作的理念上也要充分意識到投招標答案當中所存在的信息不同于普通的資料，這些檔案信息能夠給企業帶來一定的經濟和利益是非常重要的。所以在進行業務辦理或者是檔案查詢的時候，需要出示自己的證件來進行認證，企業方面也需要通過注冊的代碼到指定的地方進行查詢工作，通過信息技術來建立出一個完善的網絡安全平臺，從而為企業帶來更多的經濟效益。

（二）對技術的創新

實際的工作當中會涉及很多先進的信息技術，其中包含了云計算以及物聯網等多方面的應用技術，這些技術在應用的過程當中，也需要不斷地進行更新和創新工作，從而才能夠滿足社會方面的各種需求。采用云計算技術建立的數字化管理系統當中，需要具有專用的網絡、信息安全以及計算方面的應用程序，每一個部分對于整個系統來說都是非常關鍵的，完善的系統才能夠去實現數字化的存儲以及存取功能。在實際的檔案管理工作當中，也可以將一些電子版的檔案和紙質版檔案通過信息技術來進行有效的結合，充分的去利用大數據以及信息技術來提供數字化發展的各項技術條件。除此之外，在發展的過程當中，還可以通過共享技術來加強投招標檔案的信息交流和傳遞，相關的機構能夠通過信息系統來搜索自己所需要的檔案資料，這樣不僅能夠在一定程度上去促進投招標檔案數字化管理的發展，同時也能夠充分的去利用這些檔案資料。檔案管理人員需要在平時的工作當中對信息管理系統進行定期的維護和更新，避免在工作當中出現信息安全方面的故障和問題，保證整個檔案信息系統的穩定運行。

（三）對管理規范和管理流程的創新

為了能夠使整個投招標檔案的管理工作更加的順利和高效，需要建立相關的管理制度和流程。目前很多投招標檔案管理系統在實際的應用當中都缺乏統一的管理，主要還是由于系統建立缺少一定的規范性，所以在設立相關系統的時候，需要充分考慮到各方面的影響因素，以及投標單位的實際需求，從而在保證一個標準的規范和流程的基礎下去，建立出完善的檔案系統。雖然這項工作當中對于歸檔的標準有著一定的約束，但是在實際的檔案管理工作當中，很多檔案的整理工作是由專業工作人員來進行負責的。除此之外，還需要在管理工作當中對這些流程進行完善和創新，實現文件自動歸檔功能，在完成投招標工作的時候，這些檔案就能夠自動地進行歸檔，在一定程度上減少了工作人員的壓力。在對這些流程進行完善的過程當中，也需要充分考慮到各個部門和機構之間的檔案入庫工作，減少時間以及人力方面的投入，從而才能夠有效的去提高檔案管理工作的效率和質量。

結束語：總而言之，在如今的檔案管理工作當中去應用一些數字化管理的方式，能夠有效提高管理工作的效率和質量，雖然在實際的工作當中會面臨著很多的問題和挑戰，但是企業方面也需要積極進行創新和改變，從而才能夠更快地適應數字化的發展，通過觀念以及方式上的轉變，能夠有效促進投招標檔案數字化管理的發展和改革。