新時(shí)期做好數(shù)字檔案室建設(shè)研究

蔣鈺

（大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠檔案室，黑龍江 大慶 163000）

數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義，滿足新形勢發(fā)展的需要，滿足檔案信息化管理的需要，滿足提高工作效率和水平的需要，滿足更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的需要。數(shù)字檔案室建設(shè)存在的不足，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的重視、關(guān)注明顯不夠，數(shù)字檔案室的規(guī)章制度不夠健全，數(shù)字檔案室建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不完善，數(shù)字檔案室的安全保護(hù)存在隱患。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

近些年來，特別是黨的十八大以來，以習(xí)總書記為核心的黨中央高度重視科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，出臺(tái)了一系列措施促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的提檔升級(jí)，甚至在一些關(guān)鍵技術(shù)也取得了實(shí)質(zhì)性的突破，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、5G、電子商務(wù)等新技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，推動(dòng)了國家綜合實(shí)力的快速提升，《中國制造2025》的出臺(tái)，更使我們步入了發(fā)展的快車道。作為各項(xiàng)事業(yè)重要組成部分的檔案事業(yè)，應(yīng)積極參與進(jìn)來，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，提升我們工作的質(zhì)量和水平。數(shù)字檔案室建設(shè)正是適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要應(yīng)運(yùn)而生的。新形勢下，各方面的環(huán)境和條件都發(fā)生了重大變化，以往那種看攤守?cái)偂⒌瓤蜕祥T的被動(dòng)管理方式已經(jīng)到了必須改變的時(shí)候了。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)原則

（一）資源為先原則

數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容和核心是檔案資源建設(shè)。因此，應(yīng)秉持“資源為先”原則，除了數(shù)字檔案外，還要立足文本、視頻、音頻、實(shí)物等非數(shù)字檔案特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化整理、歸檔、管理，立足于數(shù)字檔案資源建設(shè)這一根本，確保數(shù)字檔案資源完整、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，有利于數(shù)字檔案室建設(shè)和管理。

（二）整體推進(jìn)原則

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，應(yīng)做好頂層規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)，堅(jiān)持一體推進(jìn)原則，將檔案管理與文件管理，尤其是電子政務(wù)及信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，充分考慮數(shù)字檔案室各個(gè)系統(tǒng)功能、文本格式、歸檔要求等。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)需要解決的幾個(gè)關(guān)系

（一）投入與效益關(guān)系

檔案管理經(jīng)費(fèi)緊張、人員編制有限等問題，制約著數(shù)字檔案室建設(shè)與發(fā)展。因此，數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)充分考慮數(shù)字化成本與效益二者之間的關(guān)系，確保以最小投入獲得最大效益（經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益）。為此，應(yīng)提前做好調(diào)查研究，針對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)際，做好數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)，如數(shù)字化檔案資源范圍、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化及整理等等。根據(jù)資金狀況，購置檔案管理軟件、UPS 電源、光盤刻錄機(jī)等急需軟件設(shè)備，滿足數(shù)字檔案室建設(shè)需要。

（二）檔案鑒定與檔號(hào)整理關(guān)系

數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)先鑒定再數(shù)字化。為此，首先應(yīng)對(duì)檔案室藏紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀進(jìn)行檢查、分析和統(tǒng)計(jì)，將長期及永久保存的紙質(zhì)檔案先行數(shù)字化掃描，根據(jù)分類編號(hào)方案確定檔號(hào)的編制，固定相應(yīng)檔案位置。其中，文書檔案選擇一文一件整理方法，可采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）—流水號(hào)”等方法進(jìn)行編號(hào)；會(huì)計(jì)/基建/設(shè)備/照片類檔案宜采用“類別—年度—保管期限—流水號(hào)”等方法進(jìn)行編號(hào)，防止重號(hào)。此外，每一卷歸檔案卷中的卷內(nèi)頁碼也要編號(hào)，避免重復(fù)或漏號(hào)，確保檔號(hào)編制的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

（三）數(shù)字化加工與后期轉(zhuǎn)換關(guān)系

要嚴(yán)把檔案數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換處理及整理質(zhì)量關(guān)，確保檔案數(shù)字化整理質(zhì)量。一方面，要提升檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理、后期整理及數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量，將數(shù)字化轉(zhuǎn)化、整理及數(shù)據(jù)掛接誤差控制在5%以內(nèi)，從源頭保證檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。另一方面，要嚴(yán)格把控檔案數(shù)字化掃描后的數(shù)據(jù)整理質(zhì)量，根據(jù)檔案數(shù)字化數(shù)量核查或抽查一定數(shù)量的檔案數(shù)字化案卷、頁、件是否準(zhǔn)確，核查檔案正文與標(biāo)題是否一致，數(shù)據(jù)掛接是否準(zhǔn)確等等，確保數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量，確保各類檔案全文數(shù)字化，夯實(shí)數(shù)字檔案室資源建設(shè)質(zhì)量。

（四）檔案安全與檔案利用關(guān)系

要正確處理好檔案數(shù)字化安全保密與檔案利用之間的關(guān)系，既要保證數(shù)字檔案室安全，也要滿足數(shù)字檔案室檔案查詢、利用需要，以服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。為此，制度建設(shè)至關(guān)重要。通過制定《×××檔案室檔案數(shù)字化掃描安全保密實(shí)施細(xì)則》等規(guī)章制度，進(jìn)一步明確數(shù)字檔案室安全保密職責(zé)，明確檔案數(shù)字化工作暫存數(shù)據(jù)刪除制度，嚴(yán)防重要檔案數(shù)據(jù)信息流失或擴(kuò)散，既確保安全又做到保密。探索建立數(shù)字檔案室檔案數(shù)據(jù)光盤備份制度，安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)備份工作，根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)際需要，做到檔案數(shù)據(jù)光盤刻錄，采用一式三份脫機(jī)保存。出臺(tái)《檔案室檔案數(shù)字化利用與保密權(quán)限規(guī)定》《檔案系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置》，確保涉密文件不上網(wǎng)，敏感檔案數(shù)據(jù)不上網(wǎng)，確定數(shù)字檔案室中數(shù)據(jù)檔案安全保密工作，做好數(shù)字檔案保密權(quán)限設(shè)置。

結(jié)語：建設(shè)數(shù)字檔案室的路徑選擇，健全數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，配備數(shù)字檔案室建設(shè)所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，確保數(shù)字檔案室建設(shè)的絕對(duì)安全。