論機關后勤保障工作中檔案管理的重要性

金永鋒

（國家稅務總局溫州市稅務局，浙江 溫州 325000）

機關后勤保障的檔案管理涉及的影響因素比較多，積極開展檔案管理對工作的落實有輔助的作用。在新的發展階段，創新檔案管理是機關后勤保障的關鍵，可展現一個單位的成長過程，并且能對單位的發展和決策等提供必要的指導。檔案管理效率和質量影響到機關后勤保障的整體落實，因此要對實際情況有一定的了解，從而為日后發展奠定基礎。

一、后勤保障管理的重要性

機關單位的后勤管理指的是通過一系列的管理活動和方法，讓后勤人員可以明白自己的工作職責和內容，因此如何做好后勤各項管理工作，成為當前面對的重要問題。機關事務人員，在實際工作中要正確理解和認識到機關后勤保障的重要作用，積極調動每一位后勤管理人員的服務意識，為單位的行政管理奠定基礎，提供對應的保證和服務。通過各個方面的管理后，能營造一個安定團結和積極向上的局面。

在后勤的保障管理階段，需要堅定社會主義核心價值觀的方向，在執行黨的方案政策的時候，堅持全心全意為人民的原則，任何時候不能動搖。后勤保障服務管理，也具備自然科學性和社會屬性，自身有突出的階級性和共同性，因此需要積極落實各項政策，從而讓各項政策盡快落實。

在日常行政管理中，涉及各種條例設定，這需要后勤部門提前安排好。在實施中檔案管理也很重要，需要一系列的物資和人力作為支撐，在具體管理中，如果環節銜接不當，則會影響到正常的行政活動。后勤保證部門負責各項窗口工作，要確保后勤部門的廉政和公正。一切相對合理的管理最為關鍵的是提升效率，采取合理化的檔案管理之后，能確保物盡其用，從而調動員工的積極性，確保后勤工作的高效運轉。后勤工作和單位員工日常工作息息相關，檔案管理中涉及所有工作人員的綜合情況，通過檔案的查閱之后，能營造良好的工作環境，從而提供相對合理的后勤服務。

二、機關后勤保障檔案管理的特點

（一）社會性

后勤保障管理涉及的影響因素比較多，在實施中，要明確管理的具體內容。在當前不少的項目采取的是社會化企業管理形式，其中依然有很大一部分需要社會提供。社會是機關事業單位后勤工作的總后勤，近些年來隨著社會的不斷進步，社會化形式成為未來發展的趨勢，但由于制約性因素多，需要后勤保障部門的工作人員合理的應用社會上的資本，從而為后勤服務工作提供保障。

（二）服務性

服務是后勤保障管理工作的關鍵所在，后勤工作是事業單位行政職能的直接體現。其中后勤部門的工作內容相對比較多，其中也會涉及經濟方面內容。單位的日常行政活動是一個規范的系統職能活動，通過合理化管理后使其具備組織性和紀律性。此外后勤保證工作是行政職能活動的物資條件保證，后勤工作也就是提供基礎和前提的工作，在具體管理階段要通過市場經濟手段對后勤資源實現高效配置，此外也涉及分配、勞務等方面，后勤工作的內容是經濟核算，在實施中可能會受到物價以及天氣和政策等因素變化，必須注意的是合理化的管理。

（三）復雜性

在當前的社會發展形式下，后勤管理本身具備縱向聯系和橫向聯系，注意的是服務于單位行政職能工作，此外也要服務于日常運營和管理。在實施中，由于后勤服務保障不僅涉及人，同時也是和財、物等相關，后勤保障管理部門要嚴格按照黨和國家的政策實施，只有確保管理的可行性，才能減少不良因素的影響。任何的機關事物單位不可以隨意違法進行檔案落實，機關后勤保障部門要以為人民群眾的原則為基礎，時刻的接受群眾的監督，積極做好后勤服務工作，從而確保機關后勤保障工作的順利實施。

三、機關后勤保障工作中檔案管理現狀

對于檔案管理現狀來看，信息資源直接影響到工作，其中信息的規模、數量、類型以及形式等對于檔案職業的工作狀態會產生影響。近些年來隨著政府機關職能工作的不斷完善，在具體管理中要注意的是明確業務內容，通過合理化的管理后，能促進對外交流。檔案數據類型趨于多樣化，在實施中信息數據呈現遞增的趨勢，信息數據類型以多樣化為主，為當前的檔案管理工作帶來巨大的難題。部分機關后勤部門在實際管理中采取的是傳統的工作模式，由于管理階段的影響因素多，很多的數據內容無法按照要求進行存儲和歸類，因此會導致工作人員疏忽的現象。

后勤檔案工作涉及內容多，需要一定知識水平的勞動者，在以往管理過程中，對于專業化的培訓和學習等不重要，因此需要后勤檔案管理者具備更高的檔案技能。在專業化管理的階段，很多機關單位的后勤檔案管理缺少專業化的人才，甚至存在兼職的現象。到了現代社會，檔案管理工作的重要性逐漸突出，但是社會上對其關注的少，受到不良心態的影響，會導致從業人員積極性低，檔案管理行業很難吸收更高素養的人才。

四、機關后勤保障工作中檔案管理的具體對策

針對當前機關后勤保障管理的現狀，在實施的過程中需要注意的是明確各項管理方案，只有按照管理內容實施，才能減少問題的出現。以下對創新對策分析。

（一）借助現代化網絡技術

在傳統的檔案管理中，各項服務工作的內容比較多，要求專門的工作人員進行管理。其中涉及的檔案原件和復印件等比較多，要注意的是實現各項資料的登記、查詢和查閱等。在傳統的管理過程中，單一和封閉的管理形式有很多的問題，工作效率比較低，為了可以完成一項工作，要跑好幾個地方。在信息化的時代背景下，為了能提升機關后勤保障的檔案質量，要求立足當前的信息技術現狀，結合用戶自身的需求適當對工作進行調整，注意的是推動檔案管理工作的轉型。在實施階段以現代化的網絡技術作為基礎，對機關內部的檔案信息進行整合。注意的是兼顧后勤政策，對收集的各種信息進行整理、分類和歸納等，最后將各種資料建成屬于本機構的資源數據庫。在內部管理中，提供了相關的信息檢索和利用等服務型工作，檔案管理工作經過不斷的轉型，涉及的內容也很多，以業務轉型為例，傳統的后勤檔案工作指的是對實體的文件和資料等收集和整理，近些年來電子文件得到普遍的應用，要求工作者需要靈活進行實體數據的處理，業務環節從單一的實體工作擴展轉移到了文件的開發和整合中。針對工作職能轉化的現狀，在要求機關內部的后勤部門積極做好文件收集工作，在文案管理的階段，各種開支比較多，自從實施信息公開制度以來，對后勤檔案工作提出了新的要求，要求工作者不斷提升綜合能力，確保檔案資料收集的準確性和及時性。

（二）構建數字化檔案館

網絡作為現代社會信息傳遞的重要渠道，本身的作用是成本低，效率高，在實際管理中，各項對策的落實，不斷推動現代機關后勤工作的數字化發展。在實施中可構建相對合理的檔案館，在具體的工作實踐中，要對各種后勤數據進行處理和歸檔，依據電子檔案的格式，將其錄入到機關內部檔案中，為機關提供更為高效的服務。實施的階段可構建數字化的檔案目標，可方便在檔案中查閱資料。通過計算機的檢索功能，在實施階段借助關鍵詞找到文件數量和位置，依據具體情況，可以建立相對合理的數字化模式，對各項文案資料進行分析。很多珍貴和重要的資料借助掃描、攝像燈光輸入的形式轉化為電子版，將其存儲到檔案庫中。后勤檔案管理涉及的文件資料多，在保密程度和開放程度上也有不同的要求，要以數字化形式作為基礎，為管理活動提供良好的輔助條件。文檔管理的基礎項目也比較多，可積極的創建檔案管理制度，完善現有的規定，更好地適應基層檔案。此外在管理的階段，要采取機械化和專業化的設施進行落實。

（三）營造良好的檔案管理環境

在機關后勤保障中，檔案管理需要具備專業化，要求工作人員自身有比較高的責任思想，對于其中的各項內容進行處理。工作人員自身要有樂于奉獻和自己處理的態度，順應社會發展趨勢。現代化的服務形式有突出的作用，可以以現代化管理技術作為基礎，落實先進的管理措施。文檔管理的工作人員需要將檔案管理放在首要位置，從原有的單一化的形式向著多元化方向改變。在后勤檔案管理中制定相對科學的制度，對操作人員也要提出更高的要求，經過深思熟慮之后進行檔案處理，從而避免工作中出現紕漏?？蓜摻ǚe極的工作學習環境，培養管理人員的創新能力，在原有的管理過程中，要把握多種檔案管理形式，在符合實際要求的前提下進行革新和管理，從而為檔案管理提供多能型的專業化人才[8]。

五、結語

機關后勤保障工作中的檔案管理涉及的內容比較多，在實施階段，需要注意的是了解政策的具體內容。通過各項有效的對策進行管理之后，能發揮檔案管理的作用。隨著市場經濟體系的不斷建立和健全，要靈活的應用各種高新技術形式。在檔案管理的階段，要與時俱進，不斷對現有模式進行創新，建立健全現有模式之后能減少檔案管理的差錯。通過借助現代化網絡技術、構建數字化檔案館、營造良好的檔案管理環境的方式進行管理，從而確保機關后勤保障工作的積極落實。