談流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理優(yōu)化

陳怡君

（廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510520）

大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案記錄著整個(gè)大學(xué)生涯的學(xué)習(xí)、生活、履歷等各種信息和重要數(shù)據(jù)，能夠具體真實(shí)地體現(xiàn)出個(gè)人實(shí)際情況，很大程度上是個(gè)人身份的說明。目前我國流動(dòng)大學(xué)生數(shù)量較多、范圍較廣，就業(yè)形式也多元化，同時(shí)流動(dòng)性較大。大學(xué)生在就業(yè)過程中，除了公務(wù)員及一些事業(yè)單位和大型企業(yè)等對(duì)人事檔案較為重視，還有很大一部分就業(yè)單位對(duì)此需求并不是十分明確，因此出現(xiàn)了大學(xué)生自帶私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴(yán)重?fù)p害了檔案管理的嚴(yán)肅性。

2014 年我國對(duì)于流動(dòng)的大學(xué)生人事檔案提出了明確的管理機(jī)制，以人才服務(wù)機(jī)構(gòu)作為流動(dòng)大學(xué)生的人事檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，使流動(dòng)性檔案集中到社會(huì)性檔案管理機(jī)構(gòu)，逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，并在2015 年1 月1 日起取消檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)以及保管費(fèi)，使流動(dòng)大學(xué)生能夠在一定程度上可以免費(fèi)獲得相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的人事檔案管理服務(wù)。

作為流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)，一方面能夠?yàn)榱鲃?dòng)大學(xué)生的人事檔案提供專業(yè)化服務(wù)，使流動(dòng)大學(xué)生檔案能夠有組織地進(jìn)行管理，安心在社會(huì)上就業(yè)；另一方面能夠在必要時(shí)使用人單位了解到更加詳細(xì)的個(gè)人檔案數(shù)據(jù)，是考察干部與人才錄用的重要憑證，因此對(duì)新形勢(shì)下人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)大學(xué)生的人事檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題進(jìn)行深刻的探討與分析，在此基礎(chǔ)上提出具體的優(yōu)化策略，并適應(yīng)新時(shí)代的快速發(fā)展，實(shí)行信息化管理，提高工作效率，不斷地創(chuàng)新和完善管理模式。

一、流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理面臨的現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)不強(qiáng)

作為流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)，是人才與用人單位兩者之間非常重要的連接載體，管理工作的服務(wù)理念必須秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，樹立提供最大化服務(wù)的公共服務(wù)意識(shí)，秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)解決流動(dòng)大學(xué)生的實(shí)際需求，不斷完善管理服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)質(zhì)量。管理模式也要適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，確保人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。目前存在檔案管理工作者公共服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案管理觀念落后，認(rèn)為人事檔案管理不夠重要，檔案工作的全部內(nèi)容就是建檔、存儲(chǔ)、保管，只要承擔(dān)好“看護(hù)人”的角色就是一名合格的管理人員，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前。未能正面認(rèn)清現(xiàn)行社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)信息化的觀念建設(shè)，樹立人事檔案信息化的管理的理念，提高其人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員的責(zé)任感和意識(shí)性，優(yōu)化干部人事檔案管理工作已刻不容緩。

（二）制度不夠健全

人事檔案管理工作十分復(fù)雜且繁瑣，對(duì)操作的要求較高，需要規(guī)范的管理流程，明確的管理職責(zé)，健全的檔案管理制度，才不至于使檔案丟失、遺漏，查找不利、轉(zhuǎn)遞不及時(shí)等現(xiàn)象。對(duì)于人事檔案管理工作中出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象，查（借）閱手續(xù)不完整，收集人事檔案資料不規(guī)范，審核歸檔不及時(shí)，轉(zhuǎn)遞檔案方式不符合要求等現(xiàn)象，都要不斷完善管理服務(wù)機(jī)制，不斷完善和健全制度，構(gòu)建一套完善且科學(xué)的管理辦法，對(duì)提高人事檔案管理的科學(xué)性非常重要。

（三）管理業(yè)務(wù)水平不夠

干部人事檔案內(nèi)容越來越多，有著復(fù)雜性、繁瑣性的特征，而檔案管理屬于細(xì)致性工作，需要檔案管理人員具備一定的耐心和材料審核業(yè)務(wù)水平。但目前檔案管理人員大部分配備不足，一人兼任多崗，精力有限，而且缺乏專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力未能有效提高、無法發(fā)揮管理水平、缺少工作經(jīng)驗(yàn)與實(shí)踐能力以及管理方法不科學(xué)就會(huì)出現(xiàn)干部人事檔案不完整，歸檔內(nèi)容不清晰等各種問題。

（四）缺乏連接溝通

目前流動(dòng)大學(xué)生就業(yè)形式多元化、流動(dòng)性較大，學(xué)習(xí)情況、工作績效、思想覺悟、干部任免以及工資變動(dòng)等，人才服務(wù)人事檔案管理機(jī)構(gòu)如果不與當(dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)的同步，不及時(shí)在檔案中補(bǔ)充新的信息，這樣會(huì)降低人事檔案補(bǔ)充與整理的時(shí)效性，甚至出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題，而且新增檔案信息沒有及時(shí)更新，諸多干部人事檔案內(nèi)容在經(jīng)過不同層面的管理之后，檔案細(xì)節(jié)內(nèi)容也有可能存在較大差異。因此人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與流動(dòng)大學(xué)生的密切溝通，充分了解流動(dòng)大學(xué)生的職業(yè)動(dòng)態(tài)，對(duì)于推進(jìn)干部人事檔案管理工作的時(shí)效性有著極大的幫助。

（五）管理的方式較為落后

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，在實(shí)際調(diào)用時(shí)，需要進(jìn)行頻繁翻閱大量的紙質(zhì)材料，花費(fèi)人力物力和時(shí)間，工作效率低下，無法適應(yīng)社會(huì)實(shí)際需求；反復(fù)的調(diào)用，容易出現(xiàn)檔案損壞或丟失、紙張老化、字跡模糊等情況，給就業(yè)人員帶來不必要的損失，同時(shí)還會(huì)影響人才服務(wù)人事檔案管理機(jī)構(gòu)的威信與聲譽(yù)。

二、流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理優(yōu)化

（一）提高管理意識(shí)，加強(qiáng)服務(wù)觀念

在流動(dòng)大學(xué)生的人事檔案管理工作中，要提高檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，首先要選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的中共黨員從事檔案管理工作。其次還需要做好人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)，使檔案管理人員具備合格的思想素質(zhì)、道德素質(zhì)以及職業(yè)精神，能堅(jiān)持“以人為本”的檔案管理理念，帶著一份責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)投入到流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理工作中。最后還要采取有效措施催化檔案管理人員的積極性，使檔案管理人員自覺堅(jiān)持一種工匠精神，甘于寂寞，腳踏實(shí)地，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊脵n案管理工作。才服務(wù)中心采取多形式方法，拓寬宣傳途徑，可到高校中告知大學(xué)生畢業(yè)后正確處理個(gè)人檔案的掛靠方式，或者到企業(yè)進(jìn)行宣傳檔案的管理模式，明確檔案流轉(zhuǎn)過程以及認(rèn)識(shí)到檔案的使用價(jià)值。

（二）完善管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理

在流動(dòng)大學(xué)生的人事檔案管理工作中，對(duì)于遺漏、丟失、轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、失密、失竊、損毀等現(xiàn)象，必須要建立健全檔案管理方面的制度，要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案的制度化、規(guī)范化管理。通過制定干部人事檔案保管保密制度、查（借）閱制度、收集歸檔范圍、審核標(biāo)準(zhǔn)制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案管理等制度，通過制度規(guī)范檔案管理人員嚴(yán)禁涂改年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份，嚴(yán)禁向外公布或泄露人事檔案內(nèi)容，及時(shí)收集、歸納、審核、歸檔材料，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案的轉(zhuǎn)遞、查（借）閱等方面工作，這樣可以將人為失誤降低，從源頭保障檔案的全面性以及可靠性，通過切實(shí)可行的檔案管理制度調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，以此來促進(jìn)管理人員高質(zhì)量完成本職工作，使人事檔案管理達(dá)到預(yù)期效果。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平

提高人事檔案管理水平，保障干部人事檔案管理人員的整體素質(zhì)與能力，做到與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新，就要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)且針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，也可為其提供外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，或者聘請(qǐng)檔案管理行業(yè)領(lǐng)域的專家現(xiàn)場授課，了解更為豐富系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)與技能，充分調(diào)動(dòng)所有工作人員的積極性，在學(xué)習(xí)過程中交流切實(shí)可行的個(gè)人的管理經(jīng)驗(yàn)、管理技術(shù)。通過黨性教育、理論學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作交流和紀(jì)律約束的教育，檔案管理人員在工作過程中就可以加強(qiáng)其原則性，更新觀念，掌握更為豐富的專業(yè)知識(shí)與技能，充分利用積累的各種經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)融合推動(dòng)人事檔案管理發(fā)展及專業(yè)水平，進(jìn)而提升自身業(yè)務(wù)能力，掌握人事檔案材料范圍的悼念、整理、審核與歸檔，確保流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和完整性。

（四）加強(qiáng)溝通，收集完善檔案資料

目前我國公務(wù)員、事業(yè)單位及國企接收就業(yè)大學(xué)生的人事檔案，其他大部分就業(yè)單位對(duì)人事檔案的需求并不是十分明確，因此當(dāng)流動(dòng)大學(xué)生工作缺乏穩(wěn)定性或者更換工作崗位頻繁而又和人才服務(wù)局缺少溝通時(shí)，如實(shí)反映本人教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、職稱評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等基本情況的資料就無法及時(shí)收集、鑒別、整理和歸檔。人才服務(wù)局要本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，變被動(dòng)為主動(dòng)，掌握就業(yè)人員動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)與存檔本人、工作單位的聯(lián)系，對(duì)資料信息變化情況及時(shí)發(fā)現(xiàn)并收集材料進(jìn)行整理，做好檔案內(nèi)容的核實(shí)和補(bǔ)充，確保完整性、準(zhǔn)確性和客觀性，提高人力資源工作的準(zhǔn)確性和工作效率。

（五）信息化管理，提高工作效率

隨著社會(huì)的改革和發(fā)展，信息化技術(shù)給無數(shù)各行各業(yè)帶來便利，人事檔案管理也迎來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。人事檔案采用信息技術(shù)，將紙質(zhì)版材料通過掃描等電子化處理，將所有的檔案材料錄入到計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，形成電子版檔案，在查找相應(yīng)的檔案、利用和檢索檔案信息時(shí)，利用數(shù)字化功能，快速重復(fù)操作，節(jié)省了時(shí)間，從而提高人事檔案管理效率。人事檔案管理數(shù)字化，在收集、整理、編輯、歸檔時(shí)，在與檔案形成的單位及個(gè)人，經(jīng)過充分溝通，可以通過電子化的形式，快速完成人事檔案材料的收集。信息化管理，可以確保人事檔案信息長期保存，杜絕因自然存儲(chǔ)環(huán)境和條件的影響而可能出現(xiàn)的紙張老化、字跡模糊、紙質(zhì)破損現(xiàn)象，甚至可避免因遭遇嚴(yán)重的自然或人為事故發(fā)生時(shí)，受到不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重破壞和損失現(xiàn)象。信息化管理，保證了人事檔案的持久存儲(chǔ)和使用，高效，快速查找各種檔案資料的記錄。在信息化管理的同時(shí)，要建立人事檔案信息化管理制度，制定數(shù)據(jù)化檔案管理流程、管理規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，明確工作人員的職責(zé)、責(zé)任和權(quán)利，增強(qiáng)保密性，確保檔案數(shù)據(jù)安全

三、總結(jié)

綜上所述，人才服務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)作為管理主體，在接收流動(dòng)大學(xué)生的人事檔案后，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法和理念，并通過加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、提高業(yè)務(wù)管理水平，完善管理制度、實(shí)行規(guī)范化管理，加強(qiáng)溝通、收集完善檔案資料，并利用信息化技術(shù)，使流動(dòng)大學(xué)生的人事檔案管理制度化、規(guī)范化，保證人事檔案材料的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、完整性與真實(shí)性。