信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

王麗娜

（伊金霍洛旗人力資源綜合服務中心，內蒙古自治區 鄂爾多斯 017200）

我國經濟發展水平的不斷提升，為信息化技術的發展營造了良好的環境。隨著信息時代的到來，檔案管理工作也應順應時代的發展要求，逐步將信息化技術融入到日常檔案管理工作之中。然而，由于存在各種內外部因素的制約，致使許多問題在檔案管理工作中顯露出來，如果對這些問題視而不見，將會極大的影響檔案管理工作在信息時代下的開展質量。

一、信息時代下檔案管理工作的重要性

在傳統印象中，紙質文件是檔案資料的典型代表。但是，如果仍然以傳統紙質資料的方式進行檔案管理工作，不僅檔案管理效率低，而且也會增加管理人員的工作量，當有火情出現，甚至會導致紙質資料出現損毀的問題，嚴重影響檔案資料的管理質量。另外，對于傳統紙質檔案資料而言，如果需要查詢其中的信息，將會耗費比較多的精力，而且查閱難度也比較大。隨著信息化技術的發展，將傳統紙質檔案資料以數字化的方式存放到計算機中，不僅可提升檔案存儲的安全性，而且查閱也更加方便，有助于將檔案資料信息的應用價值發揮出來。因此，在信息時代下，提升檔案管理工作的質量對促進檔案管理事業的發展具有十分重要的意義。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）人員專業能力有待提升

在部分檔案管理機構中，由于檔案管理缺乏責任意識，加之專業能力有限，致使檔案管理工作時常會出現一些問題。另外，由于人員年齡以及意識等方面的因素，導致部分檔案管理人員對信息化技術缺乏足夠的重視，并且缺乏自我學習意識，從而影響檔案管理工作的開展質量。

（二）檔案管理手段單一

當前，信息化技術已經在檔案管理工作中有所應用，并且也取得了不錯的應用效果。但是，對于部分檔案管理部門而言，而且其對信息化技術缺乏足夠的認識，導致未能對信息化檔案管理模式進行有效的創新，仍然使用單一的方式進行檔案管理工作，致使信息化技術的應用價值未能得到有效地體現。

（三）信息安全存在隱患問題

在信息化技術的幫助下，盡管可以提升檔案管理工作的效率，但是由于安全管理工作存在欠缺，致使檔案管理信息化平臺的安全性大大降低。此外，由于疏于安全管理，網絡黑客會頻繁攻擊檔案管理平臺的數據庫，致使數據信息被不法分子竊取，嚴重威脅檔案信息的安全性。最后，在網絡環境下，網絡病毒會通過各種渠道侵入檔案管理平臺，從而導致核心檔案信息被復制、讀取與傳輸，從而為檔案信息的安全性埋下重要隱患。

（四）檔案管理體系有待完善

完善的檔案管理體系，有助于確保檔案管理工作可以落實到位。然而，我國檔案管理體系仍然存在許多有待完善的地方，致使檔案管理工作未能得到有效地開展，而且也無法對管理人員的日常工作行為產生約束作用，影響檔案管理人員的工作積極性，對檔案管理工作的實施質量產生負面作用。

（五）檔案管理軟件缺少通用性

在檔案管理信息化建設過程中，相關管理工作必須要依靠軟件來完成。但是，對于檔案管理軟件而言，由于部分檔案管理軟件存在不兼容的問題，導致檔案信息無法實現資源共享，從而對檔案管理工作的開展效率產生影響。

三、提升信息時代檔案管理工作實施質量的對策

（一）注重建立檔案數據庫

在信息化技術的幫助下，將紙質檔案信息以數字化的方式錄入到檔案數據庫中，可以顯著提升檔案管理效率。其中，檔案數據庫的建立，可以幫助檔案管理人員快速完成檔案信息的分類工作，并且也可以提升用戶檢索檔案信息的效率，使檔案管理服務更加多元化。此外，在信息時代下，將檔案信息以數據庫的方式存放，可以保障檔案信息的安全性，防止出現檔案信息丟失問題，對提升檔案管理質量具有十分重要的作用。

（二）做好檔案管理軟件的兼容性設計

檔案信息化管理工作的開展，離不開各類管理軟件的支持。因此，為了提升檔案管理的效率與質量，需要在做好檔案管理軟件開發工作的同時，注意提升各類軟件的兼容性。此外，做好檔案管理軟件的兼容性設計工作，確保各個部門以及相關用戶可以在不同軟件的幫助下，實現對檔案數據庫的高效訪問，并且可以無障礙的檢索與使用檔案信息，確保檔案信息可以在兼容軟件的幫助下實現網絡共享，將檔案信息的應用價值發揮出來，確保檔案信息可以得到高質量的應用。

（三）規范化的開展檔案管理工作

在實施檔案管理工作中，所有工作應在規定的管理制度內得到規范的開展。檔案管理工作十分復雜，稍有不慎便會引發一系列問題。因此，規范化地開展檔案管理工作，并對工作內容進行界定，可以提升檔案管理工作的開展質量。另外，檔案管理工作往往需要協調許多部門，不同部門之間的職責存在差異，所以為了確保檔案信息的保存、分類以及整理等工作可以有條不紊地開展，防止檔案信息丟失問題發生，規范化地實施檔案管理工作就顯得十分重要。

（四）保障檔案信息安全性

在信息時代下，保障檔案信息的安全無疑是最為重要的一項工作，所以應注重做好以下工作：1.檔案管理部門應對數據庫進行加密，并對數據庫的訪問方式進行權限分配，避免不法分子侵入檔案數據庫。2.在檔案管理信息化平臺中安裝殺毒軟件或者防火墻，并對殺毒軟件進行及時更新，確保信息化平臺可以安全的運行。3.在檔案管理信息化平臺中設置記錄報警系統，如果監測到異常訪問，報警系統便會發出報警信息，避免檔案信息遭受竊取。

（五）提升檔案管理人員專業能力

檔案管理人員是檔案管理工作的實施主體，所以為了提升檔案管理的質量，需要在規定的時間內，對檔案管理人員實施必要的培訓工作，并在培訓后對參與培訓的人員進行考核，如果考核不通過，則要予以必要的懲罰。另外，加強檔案管理人員的責任意識，了解信息化技術在檔案管理工作中的重要性，并學會使用信息化技術完成檔案管理工作，提升檔案管理工作的效率與質量。

（六）逐步完善檔案管理體系

在檔案管理工作中，為了確保檔案管理工作可以得到有效的落實，檔案管理部門要逐步完善檔案管理體系。在科學的檔案管理體系內，監督檔案管理人員的工作完成情況，避免玩忽職守、監守自盜等行為發生。此外，做好檔案管理的安全保密工作，按照檔案管理標準要求完成檔案信息的存儲、整理等工作，清晰地劃分檔案管理職責，有助于在出現問題后快速地定位責任人，對提升檔案管理工作的實施質量具有積極作用。

四、結束語

由此可見，為了滿足信息時代下檔案管理工作的要求，檔案管理機構要認真分析當下工作中存在的問題，并以問題為基礎制定科學有效的工作對策，從而實現提升檔案管理工作質量的目的，對促進檔案管理工作在信息時代下的發展具有十分重要的意義。