新形勢下事業單位檔案管理工作創新路徑分析

王海燕

（河北省承德市隆化縣發展和改革局，河北 承德 068150）

事業單位檔案管理工作本身具有較高的服務性，但由于長期缺乏重視，導致檔案管理的科學性不強，而且缺乏統一的規范，進而使得事業單位管理活動存在相當多的不足。事業單位檔案管理不同于其他檔案管理，其中的檔案資料非常完善，保存了以往所有活動中形成的文獻、照片以及影像等，能夠為事業單位的發展提供參考和借鑒意義。在新時期的發展中，事業單位管理人員應當認識到自身檔案管理工作中的不足之處，逐步優化檔案管理流程，積極采用全新的檔案管理方式，綜合促進事業單位檔案管理工作朝著規范化與科學化的方向發展。

一、新形勢下事業單位檔案管理創新的重要性

檔案可以說是事業單位健康發展的基礎，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業單位各環節管理就形同一盤散沙，發展也會落后。基于此，事業單位在新發展形勢下應重視檔案的創新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設置一個專業的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創新的管理載體是推動檔案管理有效性的關鍵環節。有了員工的對應信息，單位管理人員才可以對不同表現的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關信息科學調整和分配人力資源，使員工各盡所能，發揮自己的作用和價值。最為重要的是創新檔案管理模式，可以使事業單位查缺補漏，找到影響自身發展的問題，進而創建行之有效的方式，實現檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業單位發展提供服務和幫助。

二、新形勢下檔案管理中存有的問題.

（一）不夠重視檔案管理

很多事業單位沒有認識到檔案管理工作的重要性［慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設立專門的檔案管理機構，未對檔案管理進行明確的規劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應有的獨立性。因事業單位普遍不夠重視對檔案的專業管理工作，檔案管理沒有配備基礎的硬件設施，影響到管理工作的有效進行，從而導致檔案收集內容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

（二）人員素質參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強的管理工作，新形勢下的檔案管理工作對管理人員的專業水平有很高的要求。在實際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業素養不夠高，他們的文化程度、理論水平參差不齊，沒有足夠的實踐能力。由于事業單位對檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都未進行嚴格要求，管理人員不能按照統一標準進行檔案管理。檔案工作人員沒有經過專業培訓，新的設備和技術不能得到充分利用，導致工作人員的綜合素質不能適應新形勢下檔案管理的需求。

（三）設備落后，信息化建設投入不足

許多事業單位都存有設備落后、檔案庫房構建不完善的情況。庫房內塵土飛揚、雜亂無章，設備沒有得到及時更新，基礎設施過于落后。隨著科技的進步，信息時代的到來，原有的檔案管理方式和更新速度不能實現檔案管理的信息化，信息化建設投入不足從而導致檔案管理難以適應現代網絡化的發展。

（四）不健全的管理制度

提升檔案管理工作的有效性，還需對現有管理制度予以完善。制度是開展一切工作的基礎與操作標準，只是在傳統的檔案管理過程中，制度如同虛設，大部分管理人員沒有遵循制度辦事，有的工作者敷衍了事，進而使管理工作陷入混亂境地。事業單位無法對檔案工作管理擬定適宜的制度標準，而工作人員又無法做到嚴格按規定執行，因此使檔案管理工作的有效性大大下降。

三、新形勢下事業單位檔案管理工作創新路徑分析

（一）建立健全基礎的事業單位檔案管理機制

對于傳統事業單位檔案管理制度過于混亂的狀況，事業單位應當召集相關管理人員，共同制定統一而規范的檔案管理制度。如檔案管理工作應當由檔案管理人員全權負責，其他人員不得過多干涉；檔案管理資料柜的鑰匙應當僅僅分配給檔案管理員，其他人員不得配置，避免出現隨意翻閱文件檔案而導致資料丟失的狀況；建立統一的借閱表，所有人員在借閱文件檔案的時候，都需要在借閱表上進行登記，確保借閱信息能夠追溯到個人，這也有助于檔案資料的迅速追回，避免出現文件丟失的狀況。此外，應當加大基礎監管制度，明確事業單位檔案管理機制的重要性，經常性地檢查檔案管理人員的日常工作，確保檔案管理工作能夠嚴格圍繞檔案管理制度來完成，逐步提高檔案管理工作的科學性與規范化。檔案管理工作水平會對事業單位發展產生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現在表面，使得大量事業單位領導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式

（二）加強檔案管理人才的培養與考核

檔案人才培養與發展存在著諸多困難與問題，檔案人才持續專業化發展已成為大勢所趨。要把檔案人才的培養納入各類教育的內容，注重對員工綜合素質的培養。指導員工自主培訓，激發員工參與人才檔案培訓活動。唯有如此，才能有效提高整體教學效率，提升秘書人員的綜合素質。以形象化、專業化、生活化為特征的創新高效檔案人才培養模式。當今社會的發展需要越來越多的專業綜合人才。毫無疑問，檔案人才培養的內容是體現檔案人才綜合素質的重要方面。有效地發揮職工主體作用，不僅可以提高教育質量，而且可以激發職工的參與意識，增強職工的獨立思考能力，使職工在學習中獲得樂趣。當前，許多企事業在人才培養方面都非常重視深化自身改革。文件人力資源的配置應立足于自身不斷加強。這些創新的培養模式，從傳統的單一教育模式，到合理的檔案人才培養體系，已得到各部門和員工的認可。在過去的十年里，我國培訓資源高度整合和強化，改革成效顯著。協同人才培養模式有利于建設我國大型綜合性檔案人才隊伍。各部門之間的檔案人才資源信息交流和共享具有特殊意義。

（三）運用數字化檔案管理的方法

目前，由于事業單位檔案管理還仍然存在很多的疑難問題，需要相關人員進行研究解決。為了能夠有效提升整個事業單位的運轉管理速度，事業單位必須要充分的運用高效的數字化管理的這一有效方法，解決事業單位工作效率低下的困難現狀。首先，需要對傳統數字化的信息檔案管理存儲系統進行整體性能水平的提升，使它可以有效增加管理系統內部檔案的儲存量，可以有效解決傳統信息檔案存儲系統容量小的根本問題。其次，強化事業單位檔案管理的安全可靠性。對檔案管理的可靠性需要進行不斷強化，這就需要對其進行嚴格的要求。而磁盤陣列產品的軟件結構和系統硬件的功能組成都需要依據嚴格的技術標準，這個管理做法可以為采用數字化進行檔案管理的操作系統未來管理功能的不斷更新，以及可以奠定一個良好的技術基礎。

（四）進行檔案管理信息化創新建設工作

其一，檔案管理工作人員應當增強自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實時傳遞。其二，引進新型技術和設備來管理檔案工作，比如，使用電子計算機和數碼掃描儀，在應用新型技術和各項設備的過程中，檔案管理人員應當將紙質檔案錄入電子計算機內，開展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開展奠定堅實基礎。其三，創建規范性的信息管理平臺，適當地公開構建保密屬性的信息和檔案，該項信息化網絡管理和共享平臺的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務。

結語：綜上所述，檔案管理工作對于新時期的事業單位工作的開展有著非常重要的實踐意義。事業單位應當加強對檔案管理工作的重視，逐步優化基礎的檔案管理機制，優化檔案管理模式，多方面推動檔案管理工作朝著科學化、規范化的方向持續發展。檔案管理是事業單位的基礎工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導致檔案管理出現多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創新管理模式，改變領導者的思維，培訓專業的檔案管理人才，對管理制度和流程進行完善，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合。