淺談事業單位檔案管理工作的優化路徑

王東升

（河北省承德市隆化縣發展和改革局，河北 承德 068150）

檔案管理對事業單位發展十分重要，事業單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經濟體系快速發展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統的檔案管理模式難以滿足社會發展需要，同時也會出現各種各樣的問題。基于此，事業單位檔案管理工作必須要與時俱進，創新管理思維與管理結構，以便完善以往傳統檔案管理模式的不足，進而提升事業單位檔案管理工作的實效性。

一、加強事業單位檔案管理的必然性

事業單位檔案管理，主要是指事業單位在日常管理工作開展期間的相關記錄、各項社會活動實施過程中保存的有一定價值性的原始資料，針對檔案自身來講，是由多方面相互組合形成的，具體涉及了構成者、儲存價值和儲存載體。在這一環節中，其主要內容是可以展現出歷史活動真實面貌和真實狀態，而且有著儲存價值的原始性文件。事業單位檔案管理期間，作業人員將會對檔案各項主體、實體以及信息數據進行整理，以此為事業單位內其他活動或者是工作的開展提供良好依據。事業單位內的檔案管理不但是各項工作的一項基礎性保障，同時檔案管理運行效率還決定了事業單位整體運行狀態，如：項目的合同原件是保證事業單位獲取合法權益的一項關鍵憑證，因此，檔案管理在事業單位運行發展以及改革期間都有著極高的作用。所以，加強事業單位檔案管理工作的管理力度是非常重要的，既能將事業單位管理優勢體現出來，還可以完善各項體系，實現最終發展的目標。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）加強對檔案管理工作的重視度

為了提升事業單位檔案管理工作水平，充分發揮檔案管理對事業單位的推動作用，事業單位管理人員應當重新審視檔案管理的重要性，帶頭加強對檔案管理工作的重視度，將檔案管理工作列入日常的重點工作內容中，并要求所有部門加以支持和配合。同時，事業單位還應當積極展開檔案管理人員培訓，逐步提高檔案管理人員對日常檔案管理工作的重視度，形成明確的管理責任感，使得檔案工作逐漸脫離傳統的狀態，朝著科學、規范化的方向發展。

（二）加強檔案建設的目標化管理

目標化的檔案管理模式，以結果為導向的管理模式，以目標為導向的管理模式。MBO主要有兩種外部形式。第一，采用混合管理方法，設定初期目標，確定最終目標，判斷工作成效。這就需要管理者注重“目標導向”，通過設定最終目標來實現有效管理，突出目標的作用和價值。第二是事業單位檔案模式具有本質的激勵作用。目標管理作為一種現代管理手段，在事業單位檔案管理中具有普遍的適用性。這就是第二種管理模式，強調激勵對完成任務的作用。建立檔案管理激勵機制的特點是：變被動為主動、變目標為負責任的態度。以目標為中心，不斷向目標邁進，也成為機關檔案工作發展的動力。目標管理是確定目標、注重效果、結合人的實際情況，目標管理評價方法也更具科學性和合理性。目標管理的核心是管理期望的結果。現實管理中，管理者對期望結果要逐一把握，不能放松警惕。目標管理具有層次性、可接受性、可評估性。當前社會快速變化的新形勢下，部門員工對培訓提出了特殊的新要求。強化檔案管理策劃是精細檔案管理工作的核心。規劃時，盡量把每天和每周的工作安排得盡可能詳細。為確保企事業內部檔案信息能有效地發揮作用，必須對企事業內部檔案工作進行有效的監督和管理。檔案或檔案人員要精確記載每一筆檔案或檔案信息的來源和開支，配合企事業監管，企事業在監督過程中發現的檔案風險和檔案造假問題也需要有效解決。

（三）提升事業單位檔案管理工作人員素質

提高檔案管理工作人員的綜合素質是事業單位檔案管理中一項十分重要的工作。作為一個數字化時代檔案管理的理論執行者和實際操作者，他們的檔案綜合管理素質直接關系決定著整個檔案工作的發展進程。當前階段，很多事業單位檔案管理工作人員還仍然存在著各種各樣的一些需要改進的問題。為了有效促進事業單位的管理運轉，事業單位就需要不斷提升單位檔案管理工作人員的綜合素質以及接待問題。主要可以從以下幾個角度入手：首先，對所有事業單位的工作人員都要進行定期組織現代化設備的培訓學習，每次定期培訓工作完成以后，為了能夠不斷提升他們的設備工作管理技能，還需要對這些工作人員進行定期培訓考核，提升工作人員對現代化設備的技術操作管理水平。此外，還希望可以通過推進獎懲激勵機制建設來不斷鼓勵這些檔案管理工作人員努力學習提升自身專業素質，積極主動地參與學習，進而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎勵方法，可以輕松地實現檔案數字化檔案管理工作人員專業技能素質的提升。如果在考核執行過程中突然出現不積極配合以及考核結果不合格等現象，事業單位也就需要及時進行相應的懲罰制度。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對事業單位數字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進行嚴格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標準。

三、探討事業單位檔案管理的現代化

（一）檔案庫房管理的現代化

事業單位的檔案管理應建立現代化的管理系統，即大力應用計算機技術。計算機技術的應用可以給庫房管理帶來方便，在進行實時監控的同時，還可以對干燥、潮濕等問題加以控制，保證檔案庫房的溫度、濕度、火警和防盜，從而確保檔案資源的安全。計算機技術應用在檔案庫房的管理中，是管理現代化的一個重要體現。

（二）檔案目錄與檢索的現代化

建立相應的檔案目錄是檔案管理工作中是一個重點。如今計算機普及事業單位的各個角落，檔案目錄也成了手寫向計算機打印的轉變。在檔案目錄的管理中，我們可以利用專門的檔案管理軟件，對檔案目錄和目錄下的相關資料分門別類，然后輸入計算機，用軟件對錄入的內容進行統一規整。如果要調用某個檔案，只要輸入相關名稱，那么檔案管理軟件就會顯示檔案的具體目錄位置和簡要概括，這無疑大大縮短了檔案檢索的時間。事業單位的檔案管理人員在分析各類檔案的同時，應劃分不同的目錄與之對應，以提升檢索的準確率。

（三）電子文檔的應用

把紙質的檔案文件換成電子文檔，會更加方便檢索和應用。首先要建立相對規范和標準的數據庫，然后利用各種多媒體技術把文字、圖形等統一管理、錄入光盤保存，這樣不僅有利于工作人員對檔案的檢索，而且被授權的人還可以從自己的終端直接對檔案數據進行檢索、查詢以及下載十分方便。

（四）檔案網絡的建立

網絡遍布全球，檔案管理當然也要突破傳統，敢于創新，與時俱進。事業單位可以根據自己單位的實際情況建立局域網，實現資源共享。檔案網絡建立后，可以發揮網絡本身的優勢，快速完成檔案的現代化管理和調用。

（五）軟件輔助

管理檔案的過程中也會出現新的檔案信息，比如說檔案的被借閱或者已歸還，利用計算機軟件完成輔助管理，可以方便管理人員的工作。現在比較流行的是運用相應的檔案管理軟件對檔案歸還和借閱進行分析統計，方便工作者對檔案存儲方面的具體內容進行實時把握。檔案管理的現代化路徑可以說是給檔案管理提供了很大的方便，比如提高工作效率、節省工作時間等，但并不代表這種管理模式不存在問題。現代化技術主要是應用計算機和網絡，文檔分離問題和網絡安全問題比較嚴重。因此在事業單位中，一方面內部應該保證文檔的一體化讓檔案與文件統一。另一方面，對網絡要實施密碼控制，及時對網絡安全進行測評和安裝殺毒軟件等來保證檔案的安全。

結語：當前階段，因為我們國家大多數事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性，就導致檔案管理工作出現了很多的問題。在新的發展形勢下，事業單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標準。目前，對于我們國家的事業單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創新管理方式，改變原有的思維方式，培養專業化高素質的人才。同時，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設備，將信息化技術與檔案管理工作結合起來。