城鄉建設檔案利用工作現狀及改善

杜洪衛

（郯城縣城鄉建設綜合服務中心，山東 郯城 276100）

城鄉建設管理是國家和地區行政管理的重要內容，城建檔案工作可為地區建設與發展提供有力的數據支撐,產生巨大的經濟效益和社會效益。筆者在從事城鄉建設檔案管理工作的十多年來，累計提供檔案利用1700多人次、11000 多卷（件）次。通過提供檔案利用服務，為單位直接或間接節約資金120 多萬元，避免合同損失300 多萬元，同時根據檔案資料解決了十多起合同協議糾紛事件。隨著我國經濟的飛速發展，各行各業都出現了新的轉變，城鄉建設領域發展對城建檔案管理提出了新的要求，特別是城建檔案利用工作亟待改善。相關部門應及時調整城建檔案利用工作策略，深化城建檔案利用工作改革，促使檔案利用工作更加精密與準確，為國家發展及城鄉建設提供有力保障。

一、城鄉建設檔案利用工作現狀

（一）未掌握城建檔案特點，利用效率較低

城建檔案利用過程中最為顯著的問題就是檔案利用效率較低，主要原因是未充分了解城建檔案的具體內容及特點。城建檔案分類繁多，檔案部門數據更新較快，如果工作者不能及時找到相關檔案，將直接影響檔案利用效率。利用效率較低關鍵在于檔案未及時進行合理分類與整理，導致城鄉建設缺乏指定的數據支撐，減緩或影響城鄉建設步伐，阻礙各部門協調工作，降低行政及其他管理部門工作效率。我國設有很多檔案管理館，但城建步伐過快，檔案利用工作仍存在較大問題，為解決這一不足，應明確檔案特點，及時做到分類與統計。

（二）城建檔案管理模式落后

城建檔案管理模式與其利用工作相輔相成，檔案始于古代官方機構，該體系由來已久，相關工作者也隨著時代發展不斷改善工作方式。新中國成立后，城建檔案管理工作得到前所未有的提升，擁有巨大的檔案庫，檔案管理利用發揮著極其重要的作用。改革開放后，城鄉建設步伐明顯加快，經濟靈活性、城市普及性為檔案利用帶來新的難題，如今傳統的檔案管理模式已不再適應快速發展的經濟形勢。傳統檔案管理模式未考慮檔案需求者的具體所需，未考慮檔案利用者心理需求，致使檔案利用效率低下。新形勢下，為適應嶄新的經濟體系，應改善城建檔案利用工作模式，探知利用者各項需求。

（三）城建檔案管理者專業水平較低

檔案管理者專業能力與檔案利用工作息息相關，諸多城建檔案管理人員在傳統管理理念的制約下，依然延續計劃經濟時期的管理理念，為城建檔案利用帶來諸多不便。信息時代背景下，檔案管理的信息技術未及時更新很大原因取決于檔案管理者自身觀念的問題，檔案管理者是改善城建檔案利用工作的具體實施者，只有提高管理者的專業素養，才可從根源上加強檔案利用工作。

二、城鄉建設檔案利用工作改善措施

（一）明確城建檔案具體特點，做好分類與統計

提高城建檔案利用的重要前提是明確城建檔案的分類和具體數量，熟知不同種類檔案的具體功能，只有充分了解每種檔案的功能、內容和適用領域才可為城建檔案利用工作提供便利，增強檔案利用效率，指明檔案服務方向。本文以房屋建設類檔案和地下管線類檔案為例，具體分析如下：

1.房屋建筑類檔案，隨著社會的穩步發展，城鄉建設速度明顯加快，城建檔案利用率及查詢頻次顯著加大，在整體建筑行業中，房屋建筑類檔案利用占比最高。房屋建設類檔案具體包括樓房建設竣工圖紙、施工前審批文件及建筑規劃文檔、招標投標文件、合同協議文件、竣工驗收文件、施工過程中管理文件等，此類文件主要應用于工程項目規劃、房屋登記、企業資質認證等，同時房屋建筑工程檔案還可為后續民事糾紛提供切實證據，也為后續安全建設、硬件設備維護提供文字記錄，便于相關工作開展。2.地下管線類檔案，地下管線尤為復雜，所以地下管線類檔案對其施工、改造及維護有著十分重要的作用。在城鎮管線規劃過程中，例如污水管線、供電管線等管線規劃，都需地下管線檔案的支持；市政道路改造、居民區地下管道維修、交通道路管線鋪設等工程施工前都需查詢相關檔案；城鄉諸多建設及改造工程也都需要地下管線類檔案。

（二）熟知城建檔案利用具體需求

為改善城建檔案利用工作，需熟知城建檔案利用人員具體需求，根據利用者需求提高城建檔案利用效率及精準度。

1.洞悉城建檔案利用人員心理，改善城建檔案利用工作，需把握利用者的利用心理。根據利用者心理更全面地提升城建檔案的利用效率。例如，研究型檔案利用者的需求主要是齊全及全面的城建檔案，查證檔案利用者需求主要中快捷和準確地查找城建檔案，不同類型的檔案利用者其心理動態存在較大差別，充分了解檔案利用者心理需求可使城建檔案利用工作更為全面和高效。2.預先分析利用者需求，不同城建檔案利用者會表現出不同的需求，具體分為可準確表達利用者和不可準確表達利用者。可準確表達利用者，他們可準確的指出檔案名稱和具體編號，可明確表達自己的需求，針對這部分利用者可為其提供更為精準的檔案利用服務。不可準確表達利用者，由于表述較為模糊，真實檔案需求和實際供給檔案容易出現偏差，影響檔案利用查詢準確率。對于不可準確表達檔案需求的利用者需根據提供的線索認真分析利用者潛在需求，根據利用者提供的有限線索向其提供相關檔案介紹，從多角度啟發并喚醒檔案利用者潛在記憶，從而達到城建檔案利用工作優化的目的。

（三）改善城建檔案利用工作全過程，增強管理者自身素養

改善城建檔案利用工作還需從微觀視角出發，將全過程細分為多個環節，從多角度提升城建檔案利用工作。檔案管理者需從溝通、專業水平及供給方式等角度全面提升自身工作能力，強化自身職業素養，為改善城建檔案利用工作奠定堅實的基礎。

1.加強雙方溝通，提高檔案供給準確性，提高檔案供給準確性主要指城建檔案建設供求雙方的吻合，即需求者的需求要與供給者提供的相匹配，為此供求雙方應努力加強溝通。提高檔案供給準確性有兩點益處，首先，城建檔案需求者根據自身所需完整準確的表達檔案需求的內容，檔案管理工作人員依照需求者表述的內容為其提供優質的檔案服務。檔案工作中，檔案管理工作人員需充分了解各類檔案的特點，并根據利用者需求精準提供服務。其次，城建檔案工作者必須熟悉檔案館各類檔案數量、位置，信息化背景下，工作者還需熟練應用電子信息技術，為需求者提供先進便捷的城建檔案服務。2.增強檔案管理工作者專業能力，城建檔案囊括多種城建工作信息，其種類繁多、專業性較強，若想提高檔案利用價值，應提高檔案管理工作者專業能力，及時掌握新進及已有檔案信息，根據檔案適用場景將其分類，檔案管理者需具備將城建檔案轉變成需求者檔案的能力。此外，根據城建檔案利用現狀，管理者需積極利用信息技術，結合開放性平臺改善城建檔案利用效率。3.了解檔案利用供給方式，所謂檔案利用方式，具體指檔案管理工作者根據應用者需求進行城建檔案查詢、打印和借閱等服務。增強檔案利用供給應提升管理者自身素養，使其具備借助信息技術查詢服務等相關能力，各地區應加快數字化城建檔案建設步伐，將檔案資料進行數字化存儲，了解各類檔案應用場景，全面提高檢索效率，實現一體化、高效化、人性化檔案利用工作服務體系。管理高層需定期對中低層管理者進行專業技能培養，提升城建檔案工作者業務能力及專業素養，從而實現優質檔案利用服務工作。

結束語：綜上所述，伴隨城市化進程的加快，城建檔案利用工作也產生了較大變化，為順應時代發展，城建檔案利用工作者需不斷提升自身專業水平，對城建檔案進行科學統計和分析，充分了解利用者需求，逐步加強服務理念，通過先進的科學技術手段全面提升城建檔案利用工作水平，更好地發揮城建檔案的作用。