企業檔案數字化管理的探索與研究

楊靖

（中海油能源發展裝備技術有限公司，天津 300452）

一、前言

隨著數字化經濟和市場經濟發展的不斷深入和完善，企業的發展與企業數字化水平息息相關，良好的信息資源開發能力和信息資源管理水平已然成為企業間競爭與合作的重要優勢。傳統的企業檔案多是以紙質檔案的形式施行管理，投入人力物力較多，檔案維護繁瑣，檔案調動的程序復雜，同時對檔案的統計和整理工作很難做到高效準確的施行，這些檔案管理中存在的問題同時也大大降低了企業人員管理和崗位分配的效率。企業檔案數字化管理系統的建設可以很好地解決傳統紙質檔案管理中存在的各類問題，而如何根據每個企業自身的特點和情況，更好地開展企業檔案數字化平臺的建設，推進檔案數據高效有序的利用，也是很多企業需要思考和解決的問題，本文針對這一問題進行具體的探討和研究。

二、檔案數字化管理的意義

（一）更好地保障檔案信息的安全

員工檔案無論對企業來說還是對員工個人來說都是重要的信息資源，其關乎企業的成員構成、產品信息和商業機密，企業中掌握核心技術員工的檔案信息泄露會給企業造成重大的經濟損失，同時員工檔案的丟失會嚴重影響到員工社保和退休金的領取，會給員工造成生存和生活權益的損失。因此保障企業檔案存儲的安全性一直是檔案管理的重要目標，而企業檔案數字化系統的建立可以很好地保障檔案信息存儲的安全性，其改變了傳統檔案管理中紙質化存儲的方式。并且通過網絡加密算法和訪問權限的設置[1]，可以很好地保證員工檔案信息的安全性。

（二）提高檔案管理的工作效率與服務質量

傳統的企業檔案管理工作是一項十分繁瑣復雜的工作，尤其是對員工眾多的大型企業而言，其需要將所有員工的檔案統一放置在檔案室中，并需要專業檔案管理人員對檔案的歸類和放置進行一一的標號和排序管理，檔案的調用和查找工作也十分的復雜，其需要在眾多的檔案中找到所調用的材料，常常會出現檔案誤拿或檔案遺失的情況。而數字化的企業檔案管理系統可以大大提升檔案查詢和調取工作的效率，檔案管理人員只需在檔案管理平臺上搜索想要調取檔案的關鍵字節，便可快速查找到需要調用的員工檔案，大大提升了企業檔案管理的工作效率和服務質量。

（三）有效地避免了檔案的破損

傳統企業檔案信息的存儲通常是將員工檔案信息的紙質文件放置在專門的檔案盒或檔案袋里存儲在檔案室中，而紙質檔案受溫度、濕度和存儲條件的影響較大，也容易遭受蟲鼠的損害，導致企業檔案的破損，這就給企業檔案存儲的環境提出了較高的要求。另外，由于個人或工作需要對檔案進行人為的查找和翻閱也會對檔案材料造成損壞，需要檔案管理人員定期地進行檔案文件的清潔保養工作，無形中耗費了過多的人力和物力。而數字化的檔案管理模式可以很好地避免傳統紙質檔案容易破損的問題，其將企業的檔案信息，以數據的形式存儲到專業檔案信息存儲的服務器中，通過網絡進行數據的傳遞，大大降低了企業檔案的維護成本，很好地維護了檔案信息的完整性和機密性。

三、企業檔案數字化工作現狀分析

企業檔案數字化是企業檔案管理的大趨勢[2]，各類企業也紛紛開展企業檔案數字化系統的建設工作。各現代化企業的檔案數字化平臺的建設工作主要分為兩種方式予以開展，對于大型企業而言，其為了更好地保障企業檔案信息的機密性，通常建立專業的檔案信息系統的研發團隊，致力于企業檔案數字化平臺的建設；對于中小型企業而言，其往往將企業檔案數字化系統的開發外包給專門的網絡技術公司，通過租用專業的服務器來開展企業檔案數字化平臺的建設。

檔案數字化建設的工作內容主要分為兩個部分[3]，一方面是企業檔案信息的數據化，另一方是檔案管理方法的數字化，這兩方面的工作內容都需要專業的數字化技術人才在一定的研發標準之下予以開展。但由于各企業間技術人才的水平參差不齊，企業管理模式的數字化程度和網絡基礎硬件的建設方面往往也具有較大的差距，使得各企業間檔案數字化系統的建設很難具有一個統一的標準。但在各類企業數字化建設的過程中都暴露了一些普遍存在的問題，首先是檔案數字化管理系統和企業的辦公系統未能做到數據傳輸方面和操作方面很好的銜接，從而導致所搭建的數字化檔案平臺未能很好地融入公司的管理平臺，大大折損了其在公司人員管理中所能發揮的作用；其次是檔案管理人員的數字化素質有待提升，很多企業在搭建數字化檔案管理平臺后任用的仍是之前的檔案管理人員，其往往很難熟練的操作網絡化的檔案管理系統，使得數字化檔案管理服務大打折扣。

四、企業檔案數字化建設的措施

（一）加強對企業資料數字化的轉化

在數字化技術和數據分析技術高速發展的時代，豐富的數據資料就是企業進步和發展的重要資源，同時檔案信息數據化也是檔案數字化系統建設的重要內容。因此，為更好地建設企業檔案數字化平臺應當加強企業對數據資料的收集，同時推進企業各類信息數據化的轉化。企業資料信息的數據化可以幫助企業利用更多的數據信息進行決策分析[4]，增強公司管理決策的科學性和合理性，同時企業信息數據化也是推行企業無紙化辦公和信息化管理的重要基礎和保障。而對企業資料數字化的轉化并不是簡單地將企業信息以數據化的方式進行存儲，更重要的是對數據的機密等級進行分級，在擴大企業可用數據量的基礎上加強數據管理的安全性和機密性，這也是企業檔案數字化建設的基本要求。

（二）提升檔案數字化管理與其他業務系統的銜接

企業檔案數字化建設的根本目的是要實現企業數字化管理和數字化辦公，使得企業的檔案資料能夠更好地為企業管理和決策所使用，因此在進行數字化檔案管理平臺的建設時，需要做好企業檔案數字化管理系統和企業的辦公系統數據傳輸和數據操作良好的銜接。從而可以較大程度地增強企業整體數字化建設中數據的標準性、規范性和完整性，強化企業數字化檔案系統的檢索能力和數據參考價值，使得企業的檔案信息可以被企業的管理平臺更為便捷的調用，同時企業管理平臺中的大量信息也是企業數字化檔案平臺所需要收錄的數據。只有保障檔案數字化管理系統與其他業務系統良好的數據銜接，才能更為高效地實現企業檔案數據的收集，從而保證企業檔案信息具有較強的實時性和較高的完整性。

（三）提高檔案管理人員的信息技術水平

在加強企業檔案數字化建設的同時，對檔案管理人員的信息技術水平也具有了更高的要求。企業檔案管理人員需要熟悉數字化檔案的維護和分類等數據操作，同時需要及時更新企業的檔案管理資料，對于數字化系統在使用過程中所存在的問題應當予以詳盡的記錄，為數字化的系統定期的升級和維護提供改進的依據，這就要求檔案管理人員具有一定數字化技術水平，因此企業針對檔案管理人員展開定期的培訓和考核，提高檔案管理人員的信息技術水平，保證企業檔案數字化系統高效穩定地運行。

五、結語

企業的檔案管理是企業信息資源管理的關鍵部分，對企業人員合理部署和企業資源內的有效分配具有重要的意義，直接關乎現代化企業管理能力和管理水平。同時也有效地推進了數字化平臺建設在企業管理工作中的應用和滲透，大大提升的企業管理和企業運營的效率。因此企業應當大力推進檔案管理數字化的水平和網絡化數據傳遞能力的建設，為企業高效有序的數字化管理奠定數據資源的保障。