大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革

1.李彩霞 2.丁娜

（1.伊金霍洛旗人力資源綜合服務中心，內蒙古自治區 鄂爾多斯 017200；2.伊金霍洛旗人力資源和社會保障局，內蒙古自治區 鄂爾多斯 017200）

一、檔案管理在大數據時代的技術發展特征

（一）數據處理技術

大數據時代，檔案數據管理逐步朝著電子化方向發展，已經逐步取代了傳統紙質媒介的存儲方法，借助可被電子設備識別的物理符號進行了表達。與傳統存儲方法相比，檔案數據的電子化管理屬于一種新型表達方法。隨著計算機技術、網絡技術的進步，數據信息處理技術呈現出便捷化、高效化的特點。在進行數據信息處理期間，不會因數據大小、數據種類等有所局限。經由計算機軟件，可快速對各類數據進行高效化處理。可在短期內進行數據信息的采集、加工、傳輸、存儲等操作，隨后借助對應軟件還可進行相關數據的分析，從數據中提取出有價值的信息。檔案管理期間，數據處理的重要性較高。新時期，隨著科學技術的不斷進步，數據處理技術正更加完善，已經實現了系統化檔案管理、自動化檔案管理。當下，檔案管理的數據處理技術主要是依托計算機技術、網絡技術等進行處理。根據電子設備的特征，可對相關數據資料進行加工、處理，包括原始數據的計算、分析、編輯等，上述過程中可充分發揮不同軟件、硬件的作用。

（二）人工智能

人工智能技術是當今世界的頂尖技術代表，對大眾生活產生了巨大影響。在工作環境復雜、工作難度較高的區域中，人工智能機器人的應用越來越多，逐步取代了人的價值。人工智能技術屬于計算機領域，經過了解該技術，可生產高智慧的儀器設備，從而創造更大的經濟價值。人工智能技術包括圖像識別、專家系統、語言識別等多方面。新時期，檔案信息資源呈現出多元化的發展趨勢，規模上漲較快，借助人工智能技術可快速完成上述要求，從而達到檔案管理智能化的目標。

（三）計算機網絡技術

計算機網絡技術中，可聯合不同地區的單體計算機，形成一個整體，借助局域網進行交流、信息檢索、自動化辦公。當下，國家已經逐步進入了全球化、高速化的時代，形成了一個虛擬化的世界。相關人員在電腦前便可進行交流、互動。檔案管理中，借助計算機網絡技術，可明顯提升檔案管理水平、工作效率，從而發揮網絡技術的價值。檔案信息化建設過程中，借助互聯網技術、數據挖掘技術、云計算技術等，可為檔案管理提供足夠的便利性。突破了時間、空間的限制，可更加高效地發揮檔案管理的社會功能。

二、大數據時代檔案信息管理面臨的挑戰和變革

（一）檔案管理思維的變化

在進行檔案管理過程中，管理層面、管理角度等取決于檔案管理人員的思維方式。隨著科學技術水平的提升，傳統分類、歸納、演繹的檔案邏輯思維方法，可能會將檔案管理局限于文字館藏管理方面，面對信息形式的快速變化，以及互聯網、電腦等設備的發展，傳統思維模式、鑒定方法已經無法在檔案管理中快速挖掘有效信息。大數據時代，檔案管理工作人員必須積極合理地進行橫向思維、擴散性思維的應用，加強檔案管理工作的多維化分析。從信息科學的角度出發，逐步改善檔案信息服務的管理理念，將智能化、網絡化的數據挖掘和分析工作當作主要方法，從而真正意義上的發揮檔案信息的價值，滿足檔案管理工作的社會化需求。

（二）大數據時代檔案管理方法的變革

檔案管理工作中，需考慮檔案信息管理、鑒定、存儲等諸多要求，需承擔信息服務、文化傳承、記憶信息等職責。傳統檔案管理模式下，檔案管理存在扁平化、孤立化、簡單化的特點，無法進行海量數據的智能化管理，存在大量低價值的數據管理，這是當下檔案管理機構存在的普遍通病。大數據時代下，云計算、大數據分析、人工智能技術的發展，使得主動利用檔案逐漸成為現實，不同檔案管理機構，可結合檔案數據的特點、屬性等進行分析，結合數據模型進行軟件、硬件的開發。并根據本單位海量數據信息進行總結，得出相關性結果，從而滿足檔案使用人員的基本需求，提高檔案管理工作的價值。

三、大數據時代檔案信息管理的措施

（一）檔案資源管理方面融入人工智能技術

人工智能技術的發展，使得檔案管理工作逐步擺脫了傳統紙質媒介的束縛，以數字化形式進行了高速發展。借助數據挖掘技術、語言檢索技術等，同時應用相關軟件，可快速進行檔案資源的高速管理，使得檔案資源的分類、存儲、鑒定、檢索等工作變得更加高效、便捷，明顯提升了檔案信息管理水平。如企業在進行檔案數據的收集期間，可借助人工智能技術進行管理，僅需要輸入關鍵詞，便可進行檢索、自動分析，在海量信息范圍內進行了信息提取、信息搜索，從而明顯提升了檔案信息的利用效率。

（二）檔案信息資源的共享

互聯網、大數據環境下，必須及時進行檔案信息資源的共享。大數據技術下，海量信息資源可轉化為數字化后再進行存儲、識別，從而可實現檔案信息資源的合理利用。簡言之，在大數據、互聯網技術下，檔案數據將會變得公開化、透明化，社會機構、社會人員可經由網絡達到檔案信息的合理利用，還可為檔案管理工作提供足夠的技術保障，進而發揮檔案管理的社會價值，為檔案信息資源建設、檔案信息資源共享等提供保障，從而保證檔案管理工作的社會價值達到最大化。

（三）合理開發利用檔案信息

當下，國內檔案管理工作已經逐步實現了自動化、網絡化的發展目標，在檔案管理中，必須合理應用計算機軟件、網絡平臺，從而實現海量檔案信息的整理、分析，挖掘出相關資料的潛在價值，為社會發展、重大決策等提供參考依據，保證檔案數據資源的管理和服務等滿足新時期發展需求。當下，國內檔案數據管理中，存在挖掘程度低的情況，并未進行深層次信息的利用或開發，其主要原因在于對應技術方法并未成熟，無法大規模進行檔案信息的利用。未來發展中，數據挖掘技術將會越加成熟，相關人員只要借助模型、對應算法等便可進行檔案數據的深度挖掘，從而有效提升檔案資源利用效率。管理機構必須積極合理地使用數據挖掘技術，并逐步進行數據開發模式的升級，力求達到主動提供信息的發展目標。

結語：大數據時代下，云計算、人工智能技術等信息技術在檔案信息管理中發揮出越來越明顯的價值。檔案信息管理機構在新技術的影響下，正面臨著巨大挑戰和變革，主要體現在管理思維方面，相應人員必須建立大數據觀，借助人工智能技術等進行檔案信息資源的高效整理，可保證及時加強不同部門、不同群體之間的數據資源共享，利用數據處理技術等便可完成檔案信息資源的“數據挖掘”，從而發揮檔案的最大價值，對檔案管理的信息化、現代化發展而言具有重大價值。