高職院校電子文件檔案管理的問題與對策研究

檔案管理工作是高職院校的基礎(chǔ)性建設(shè)工作之一，高職院校的發(fā)展、評估、以及各種檢查等都要依托檔案管理工作來進(jìn)行。但是即便如此，高職院校檔案管理工作卻往往得不到大家的認(rèn)可和重視。隨著高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，使得傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)無紙化電子文件對檔案管理工作所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，由此可見，如何實現(xiàn)對電子文件檔案的管理，已經(jīng)成為了高職院校檔案管理創(chuàng)新的重點與必然。

一、高職院校教學(xué)檔案的特點

高等職業(yè)教育在教學(xué)活動、教學(xué)管理、科研過程中所形成的具有一定保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體和形式的材料就是高職院校教學(xué)檔案，是對原始文獻(xiàn)和成果的記錄。

高職院校教學(xué)檔案的特點主要包括：

一是特殊且多樣性。因為大多高職院校實行的都是秋季招生制度，因此也就按教學(xué)年度形成了教學(xué)檔案。一方面，如各專業(yè)的教學(xué)大綱、教師的授課計劃就會在周期上存在一定的交叉；而另一方面，如學(xué)生的成績登記表等因為是從入學(xué)到畢業(yè)后所形成的。此外，在這一過程中所產(chǎn)生的各種載體和形式的材料，包括有報告、請示、實習(xí)日志、畢業(yè)設(shè)計等；有文字材料、有聲像影音，因此教學(xué)檔案區(qū)別于其他門類檔案的原因就在于具有特殊多樣性。

二是真實且豐富性。教學(xué)檔案是對教學(xué)方法、途徑的真實反映和記錄，體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)工作的真實面貌。教學(xué)檔案有涉及人文與社會科學(xué)（教改）的、自然科學(xué)與技術(shù)的，也有各專業(yè)的原始教學(xué)管理的相關(guān)文件等，這些資料不僅數(shù)量大，涉及面廣，并且內(nèi)容豐富，因為是對開展教學(xué)研究、人才水平評估以及畢業(yè)生和用人單位的負(fù)責(zé)，因此就要求教學(xué)檔案的記錄必須是客觀真實的。

三是成套且共通性。學(xué)生作為高職院校教育工作的主體，從學(xué)生開學(xué)報到入學(xué)一直到畢業(yè)離開學(xué)校，在這整個的學(xué)習(xí)、教育、培養(yǎng)過程有一套完整的程序，而教學(xué)活動的規(guī)律性恰恰又決定了相同或是相近專業(yè)、不同年級的學(xué)生在教師授課內(nèi)容、方式方法、政策制度等方面的共通性。

二、電子文件的特點

人們平日在社會活動中所形成的，以計算機(jī)、磁盤材料等為載體的電子文書、報表、圖紙、文字材料等都是電子文件。電子文件具有其特殊性，主要反映在：

一是電子文件和紙質(zhì)文件的第一個不同之處在于電子文件必須借助和依靠現(xiàn)代化的辦公儀器設(shè)備才可以得到利用，電子文件可以通過現(xiàn)代化設(shè)備直接來進(jìn)行傳遞和處理，并且在做到資源共享的同時還可以不受到時間以及空間距離的限制和影響。

截至2018年7月，國家衛(wèi)生健康委員會醫(yī)政醫(yī)管局公開數(shù)字顯示，目前全國已有一半以上三級醫(yī)院開展了日間手術(shù)，1340家醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置了日間病房。

二是電子文件在保存的時候，對于保存設(shè)施基礎(chǔ)條件以及環(huán)境溫度和溫度的要求也是和紙質(zhì)文件不同的。電子文件的保存要求比紙質(zhì)文件的保存要求更高。

三是電子文件因為隨時有可能被人為地修改、銷毀，所以它的真實可靠性遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙質(zhì)文件，電子文件具有極大的不穩(wěn)定性。

四是因為電子文件必須要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，所以它在存儲兼容以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方面是和現(xiàn)代化設(shè)備軟、硬件系統(tǒng)緊密相關(guān)的。

五是電子文件檔案與傳統(tǒng)文件檔案的主要區(qū)別之處，還在于歸檔時間以及歸檔方式的不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時主要以紙質(zhì)材料為主，一般由各部門自己收集、立卷后再移交到檔案部門。時間一般都是一年一次，往往都在第二年的上半年。而電子文件在辦理結(jié)束后就可以隨時進(jìn)行歸檔。但是因為電子文件存在被修改、刪除等危險，因此，電子文件在傳輸和處理過程中要隨時進(jìn)行加密和身份驗證工作，以保證電子文件的真實可靠性。

三、電子文件檔案在高職院校檔案管理中的作用

一是有效加快了檔案的利用率，體現(xiàn)了檔案應(yīng)有的價值。電子文件檔案經(jīng)過現(xiàn)代化信息設(shè)備的處理，方便了不同部門或處室之間的使用，達(dá)到了資源共享。

二是切實提高了檔案的查詢速度。以磁盤和計算機(jī)為載體的電子文件檔案，不僅節(jié)約了原本紙質(zhì)檔案儲存所需的空間，而且還因為計算機(jī)的使用方便了檔案的檢索。

三是大力推進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。規(guī)范化的檔案管理不僅是對檔案管理水平的根本要求，也是對檔案自身存在問題的有效約束。

四、電子文件檔案在檔案管理過程中存在的幾個問題

一是網(wǎng)絡(luò)安全問題。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的軟、硬件系統(tǒng)是否能夠正常運行，操作人員是否能規(guī)范操作以及防火墻的設(shè)置保證黑客不能入侵等問題都對電子文件的信息內(nèi)容安全有較大的影響。一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故，就無法保證電子文件信息的真實可靠。

二是利用效率問題。當(dāng)前因為檔案管理人員素質(zhì)能力的不高，并且管理技術(shù)手段的差異，導(dǎo)致有些文件沒有得到及時的存檔和歸屬，進(jìn)而對檔案資料的有效利用造成了一定問題。

三是管理制度、設(shè)施問題。高職院校在檔案管理方面所制定的規(guī)章制度等看起來有很多要點，但其實不見得足夠務(wù)實，在實際操作過程中，往往會出現(xiàn)一些情況。所以，應(yīng)該在實際工作中進(jìn)一步建立健全管理制度以及加強(qiáng)配套設(shè)施條件的落實，更好地利用現(xiàn)代化手段，讓檔案管理更具科學(xué)性。

四是管理人員能力問題。因為管理人員隊伍的理論水平、專業(yè)能力都各有不同，甚至有的人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，很多人都是兼職檔案管理員，這也就使得檔案管理人員存在工作水平低，綜合能力不高的現(xiàn)象，繼而也就對檔案管理工作的質(zhì)量有了影響。

五是領(lǐng)導(dǎo)重視程度問題。因為人們對檔案工作認(rèn)識的偏差，簡單的只是以為檔案管理工作及時收收資料，再整理一下進(jìn)行保管而已，沒有大的技術(shù)含量。但是從實際情況來看，因為計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校要建設(shè)發(fā)展，就必須下大力氣去抓檔案管理工作，無論是思想認(rèn)識上、政策上還是經(jīng)費支持上都要有所保障，否則工作就缺少了主動性和積極性，難有收到很好的成效。

五、有效提高高職院校電子文件檔案管理的幾點措施

一是更新觀念，強(qiáng)化管理人員檔案意識。高職院校檔案管理人員，不論是上級領(lǐng)導(dǎo)還是下屬干事，都要及時更新觀念,提高自身思想認(rèn)識。一方面要積極參與到檔案的管理工作中來,另一方面加強(qiáng)和不同部門處室之間的默契配合，讓大家一同來推動電子文件檔案的科學(xué)管理工作，讓電子文件檔案做到完整且真實，從而保證檔案管理工作的順利開展。

二是健全管理制度，實現(xiàn)電子文件檔案管理的規(guī)范化。當(dāng)前高職院校由于電子文件檔案存在數(shù)量大，種類多，并且涉及各個不同部門，因此對原始電子文件的及時、有效歸檔和存儲就顯得至關(guān)重要。高職院校在檔案管理建設(shè)的過程中，要根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子文件檔案不同的歸檔和使用制度，專門制定出適用于電子文件檔案接收、保管、銷毀等的流程圖。對電子文件的管理人員應(yīng)該設(shè)置專屬的電子簽名等高科技手段，防止電子文件檔案被他們隨意更改或刪除。只有在電子文件檔案內(nèi)容安全的這樣一個大前提下，才可以促進(jìn)資源的有效共享。

三是加大資源設(shè)施建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的有效提高，主要依托于以下幾個方面：第一，要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，通過專家面授或網(wǎng)絡(luò)授課等形式進(jìn)行講解，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識能力和業(yè)務(wù)操作水平；第二，要利用各種機(jī)會大力促使檔案工作人員學(xué)習(xí)和使用計算機(jī)等現(xiàn)代化的辦公儀器設(shè)備，增加實際操作能力的培養(yǎng)；第三，學(xué)校還可以考慮通過引進(jìn)專業(yè)人才的方式來不斷壯大檔案管理人員隊伍。

四是利用科學(xué)技術(shù)手段,增強(qiáng)電子文件檔案管理的安全化。因為電子文件存在著被人隨意更改和銷毀的這一安全隱患，所有的電子文件的保存過程中，必須借助科學(xué)的技術(shù)手段，比如訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)、身份驗證、加密備份，等等，來確保檔案的完整和安全真實性。有鑒于此，首先提倡使用加密的電子文件，利用身份驗證等手段對檔案進(jìn)行控制，只用通過驗證才可以進(jìn)行操作；其次，可以使用防火墻技術(shù)來阻擋病毒、黑客等對電子文件檔案帶來危險的不確定因素，從而達(dá)到電子文件的安全存儲。

五是認(rèn)真進(jìn)行總體規(guī)劃，加快檔案信息化的建設(shè)步伐。檔案信息化建設(shè)要有效推進(jìn)，主要是從兩個方面進(jìn)行。第一，學(xué)校首先要制定出一個信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，包括長期的、短期的、學(xué)校的、部門的等等，以此來確保信息化建設(shè)的有序開展。第二，就是要制定一份“標(biāo)準(zhǔn)”，要將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實施統(tǒng)一化管理，只有這樣才可以做到資源的共享，確保高職院校不同部門處室之間高效方便地獲取到檔案信息。

綜上所述，電子文件檔案管理工作的有效規(guī)范，不僅為檔案的科學(xué)管理提供了新的方法和新的手段，而且也能讓高職院校有效發(fā)揮出電子文件檔案的功能與作用，使高職院校的檔案管理工作更方便地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，為廣大民眾服務(wù)。