優先數字檔案建設 推動檔案工作轉型升級

■ 省檔案局電子檔案管理處處長 楊健生

檔案信息化是云南檔案事業發展的創新驅動力，《“十四五”云南省檔案事業發展規劃》（以下簡稱規劃）提出了“檔案信息化建設再上新臺階。持續推進檔案信息化戰略轉型，加快檔案數字化，規范電子檔案管理，推動檔案信息共享，以信息化為核心的檔案管理現代化初步實現”的發展目標。布置了完善檔案信息化發展保障機制、加快傳統載體檔案數字化、規范增量電子檔案管理、推進數字檔案館（室）建設等四個方面的工作任務。

規劃所提出的檔案信息化建設各項目標任務和指標要求，一方面充分考慮了我省十三五檔案信息化建設工作基礎，我省各級綜合檔案館已經完成館藏檔案數字化4.6 億頁，其中省檔案館檔案數字化達1.3 億頁，省館和楚雄州檔案館已經成功創建全國示范數字檔案館。省、部分州市、部分企業已經開展電子文件在線歸檔和移交系統建設或應用，還成功實施了電子檔案單套制管理試點案例，積累了一定的電子檔案管理經驗；另一方面嚴格貫徹國家對十四五期間檔案信息化建設的要求，著力推動以信息化為核心的檔案管理現代化。

落實好十四五期間我省檔案信息化建設任務，可以從以下幾個方面著手：

一、主動融入數字云南建設，夯實檔案信息化工作基礎

主要任務：建立完善檔案信息化發展保障機制及發展基礎。

各級檔案主管部門應主動融入數字云南建設，在全省相關政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求，積極爭取政策支持，切實建立檔案信息化經費、人才、技術投入保障機制；積極爭取各級黨委和政府支持，將檔案信息化納入本地區電子政務、政務服務、數字城市、數字鄉村等信息化發展規劃或建設方案；全面建立網絡安全與信息化工作組織協調機制，切實加強檔案信息化工作指導和監督力度；統籌安排好本地區檔案數字資源歸屬與流向，推進具有永久保存價值的數字檔案資源歸口各級各類檔案館集中管理。

綜合檔案館應積極爭取支持，加大投入，構建系統完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化基礎設施，提升檔案信息化能力；加強專用局域網絡建設及設施設備配備，滿足提升館藏檔案數字資源長期安全管理及備份工作水平需求；應充分運用安全有保障的政務云平臺開展數字檔案管理和服務工作。

機關、團體、企業事業單位和其他組織檔案部門應積極爭取，將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃或本單位、本系統有關信息化建設項目方案。

二、構建機制，加快傳統檔案數字化

主要任務：全省綜合檔案館館藏應數字化檔案數字化率達到80%以上，力爭州市級以上綜合檔案館館藏錄音錄像檔案數字化率達到100%。

各級檔案主管部門應加強統籌協調，建立有關檔案數字化工作的政策及資金投入機制；落實機關單位文書檔案數字化副本與檔案實體同步移交進館制度，監督指導機關單位按期開展檔案及數字化副本依法移交接收進館工作；加強檔案及信息安全方面的監督指導，確保各單位及檔案數字化中介服務機構落實檔案及信息安全管理責任，嚴格按照規程和標準開展檔案數字化工作。

各級綜合檔案館應編制館藏檔案數字化方案，按年度精心申報和實施檔案數字化項目；建立完善檔案接收工作機制，將檔案及數字化副本接收進館的有關數量清點、質量審核等工作，前置到各單位檔案數字化加工過程中，實現檔案數字化與檔案接收的質量審核工作協調同步；有條件的可探索建立檔案中介服務機構的數字化專用設備、存儲介質等安全管理、使用的服務機制，實現全程閉環運行，切實減少設備和存儲介質消耗，降低檔案數字化成本。

機關、團體、企業事業單位和其他組織檔案部門結合本單位信息化建設、檔案移交進館等工作，積極爭取支持，合理安排工作計劃，強化質量和安全管理，有序推進檔案數字化。

三、規范構建系統平臺，全流程一體化推進電子檔案管理

主要任務：省、州市綜合檔案館和力爭80%以上的縣級綜合檔案館具備電子檔案接收能力。

各級檔案主管部門應統籌協調、組織推進、監督指導各有關單位與電子文件應用同步規劃、同步實施電子文件歸檔及電子檔案管理有關系統、制度與業務規范建設；抓住機遇，積極協調，在各地基于政務云平臺建設電子公文協同辦理系統、政務服務系統時，監督指導建立電子文件規范歸檔功能，并組織好電子檔案管理及移交系統對接建設工作，構建電子文件與電子檔案全流程一體化管理體系。

各級綜合檔案館應建立完善電子檔案接收和長期保存系統，構建電子檔案管理能力；按照成熟一家接收一家、成熟一種接收一種的要求，有序推進電子檔案接收工作，逐步形成電子檔案接收進館工作體系，實現檔案數字資源集中管理。

機關、團體、企事業單位和其他組織檔案部門應結合本單位辦公、業務管理、電子會計、企業經營管理、工程管理等系統建設，同步建立各系統的電子文件歸檔功能，并對接建設電子檔案管理系統。

電子文件歸檔與電子檔案管理系統建設中，應將國家有關電子檔案管理的制度、規范、標準的要求及“四性”檢測功能，貫徹落實到系統功能中，規范工作流程及質量要求，切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔管理。

四、抓實戰略方向，推進數字檔案館（室）建設

主要任務：建成高水平的數字檔案館10 家以上，建成高水平的數字檔案室5 家以上，完成企業集團數字檔案館（室）建設試點2 家以上。

各級檔案主管部門應堅定數字化戰略，積極建立投入保障機制，加強監督指導，明細本地區數字檔案館（室）建設的任務安排，通過推進數字檔案館（室）建設，引領本地區檔案工作轉型發展、高質量發展；省及州市檔案主管部門應統籌協調，積極推進區域檔案目錄數據庫、全文數據庫和專題數據庫建設，充分運用政務網、專網等建立分布式數據庫，或采取檔案數據向省、州市綜合檔案館集中匯總等措施，推進檔案數字資源的集中管理和共享利用。

綜合檔案館要將數字檔案館建設作為推動檔案管理現代化的重點工作，積極協調，爭取支持，落實有關建設項目，保障好經費、人才、技術投入，按照統一規劃、分步實施、量力而行的原則，加快推進數字檔案館建設。到十四五末，力爭州市級綜合檔案館、有條件的縣級檔案館建成通過國家檔案局組織系統測試的高水平數字檔案館，其他縣級檔案館建成與本地信息化發展水平相適應的數字檔案館。

機關應結合本單位電子公文應用，推進數字檔案室建設；企業檔案部門應以企業建設辦公、經營管理、財務管理、合同管理等系統為切入點，努力推進數字檔案室建設。

已建成高水平數字檔案館（室）的，應充分依托政務云平臺資源，積極探索檔案智能化管理，不斷拓展檔案工作領域，深度融入數字云南建設。

開展數字檔案館（室）建設應抓實規劃（方案）編制工作，為爭取支持提供科學支撐，為持續推進建設提供依據和指導。規劃工作應遵循國家檔案局《數字檔案館建設指南》《機關數字檔案室建設指南》《企業數字檔案室建設指南》及有關標準，切實對本地本單位檔案信息化建設工作進行全面研究，提高建設的科學性。

開展數字檔案館（室）建設應有序建設檔案信息系統體系，全面構建檔案工作轉型發展的基礎平臺。充分運用政務云、互聯網，構建電子文件歸檔、電子檔案接收及數字檔案資源利用服務等工作平臺；切實加強專用局域網絡及設施設備建設，部署數字檔案管理、音視頻檔案采編、檔案開放鑒定、檔案數據挖掘加工等系統，構建館（室）藏檔案數字資源集中管理、長期安全保存、檔案數據化處理、檔案服務產品加工及備份工作平臺；做好有關系統的對接兼容、互聯互通工作，各項工作和檔案數據能順暢銜接，共建共享。

開展數字檔案館（室）建設應把檔案數字資源建設及管理與利用作為核心內容。除有序推進傳統檔案數字化、電子檔案接收，構建豐富的檔案數字資源以外，加快構建覆蓋全部館（室）藏的檔案文件級目錄數據庫，并根據館藏特色和檔案利用需求，逐步建立各類專題檔案數據庫，有序推進檔案管理數據化。

開展數字檔案館（室）建設應把人才隊伍作為推進建設的關鍵，加強檔案干部隊伍培訓、觀摩和實踐訓練，構建數字檔案館（室）建設人才體系。各地著力培養熟悉信息化建設及檔案業務、具有一定統籌規劃和組織管理能力的核心人才；綜合檔案館工作人員樹立信息化思維，具備依托信息技術謀劃、推動工作的能力；機關檔案人員具備組織開展電子文件歸檔與移交工作的能力；企事業單位檔案部門著力培養兼具檔案管理和信息化建設能力的復合型人才；應積極采取引進技術人才、購買服務等方式，建立本地化信息技術保障隊伍。