淺析6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

陳柳喬

摘要：目前越來(lái)越多的企業(yè)為了提高員工的工作效率，提升員工的職業(yè)素養(yǎng)，營(yíng)造一個(gè)安全、有序、整潔的辦公環(huán)境，都在推行6S精細(xì)化管理，6S精細(xì)化管理即“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”和“安全”。眾所周知，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的運(yùn)行中起著舉足輕重的作用，尤其是在涉及醫(yī)患糾紛、醫(yī)療問(wèn)題時(shí)，醫(yī)院的檔案必須被精、準(zhǔn)快速地找到，故將6S精細(xì)化管理方法運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理中有著十分重大的意義。本文將從醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀、6S精細(xì)化管理的意義、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用這三個(gè)方面進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：6S;精細(xì)化管理;醫(yī)院;檔案管理

引言：醫(yī)院的檔案管理一直以來(lái)是醫(yī)院發(fā)展的重中之重，檔案能夠?yàn)獒t(yī)院的工作提供保障，是院領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)的重要參考工具，但目前我國(guó)很多醫(yī)院都不重視檔案管理工作，檔案歸檔時(shí)缺乏足夠的信息，管理檔案的工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)不足，檔案室里缺乏配套的管理設(shè)施，為了提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障，有必要將6S精細(xì)化管理運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作中來(lái)，提高檔案管理工作效率。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

具體而言，醫(yī)院檔案室里的檔案資料包括人事檔案、病歷信息、設(shè)備檔案、文書資料、影像信息等等，涉及著財(cái)務(wù)管理、醫(yī)療指控、設(shè)備管理、科研教學(xué)等方面，甚至關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，在出現(xiàn)人事糾紛或醫(yī)療糾紛時(shí)都是不可缺少的法律憑證，是醫(yī)院十分重要的資源。但目前就我國(guó)部分醫(yī)院來(lái)說(shuō)，由于部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視，導(dǎo)致在目前檔案管理工作中面臨著許多難題，這也大大降低了工作效率，主要有以下幾個(gè)問(wèn)題：第一、醫(yī)院的檔案缺乏足夠的信息，有些醫(yī)院未跟上時(shí)代的發(fā)展，仍采用傳統(tǒng)人工記錄的方法進(jìn)行檔案管理工作，未進(jìn)入醫(yī)療信息系統(tǒng)獲取足夠的醫(yī)療信息，這就導(dǎo)致檔案室內(nèi)檔案的信息更新速度與醫(yī)院的日常工作脫軌，導(dǎo)致在有關(guān)人員調(diào)動(dòng)檔案時(shí)不能獲取足夠的信息，檔案無(wú)法對(duì)教學(xué)科研和醫(yī)院的管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，不能在醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時(shí)發(fā)揮作用。第二、檔案管理工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)，許多管理人員自身職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)不高，常常會(huì)粗心大意，由于部分醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，故在招聘時(shí)未招收檔案管理專業(yè)的技術(shù)人員，許多管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，工作時(shí)不能遵循科學(xué)化、規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化等特點(diǎn)，導(dǎo)致難以滿足日益增長(zhǎng)的衛(wèi)生服務(wù)需求和醫(yī)療需求，不能夠促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，無(wú)法對(duì)我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)起到推動(dòng)作用。第三、檔案室缺乏配套的管理設(shè)施，醫(yī)院的檔案室空間不足，里面很多都是不配套的、陳舊的硬件設(shè)施，缺乏高科技手段，不能在短時(shí)間內(nèi)將各項(xiàng)檔案資料全部轉(zhuǎn)化成電子文檔的形式，這大大延長(zhǎng)了查閱時(shí)間，提高了醫(yī)院的運(yùn)行成本，降低了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

二、6S精細(xì)化管理的意義

6S精細(xì)化管理是管理學(xué)家在充分了解我國(guó)企業(yè)目前管理與生產(chǎn)的現(xiàn)狀后，為了使企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中能協(xié)調(diào)管理各要素而引進(jìn)的管理概念，6S精細(xì)化管理理念是指整頓（SEITON）、整理（SEIRI） 、清潔（SEIKETSU）、清掃（SEISO） 、安全（SECURITY） 、素養(yǎng)（SHITSUKE） 這六項(xiàng)。整頓是指根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)擺放物品，并貼上標(biāo)簽，方便拿取、放回物品。整理是指工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真整理工作環(huán)境，保證有足夠的工作空間，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)清除無(wú)用品，將有用品擺放整齊，確保工作臺(tái)上無(wú)雜物，工作環(huán)境寬敞簡(jiǎn)潔。清潔是指確保工作環(huán)境內(nèi)始終保持清潔，及時(shí)清掃臟物、垃圾。清掃是指在上班前或下班后及時(shí)清掃地面，收拾桌面，創(chuàng)造整潔干凈的工作環(huán)境。安全是指工作人員在工作時(shí)必須保證人員和物品的安全，防微杜漸，避免一切安全隱患，降低安全事故的風(fēng)險(xiǎn)。素養(yǎng)是指工作人員上崗就業(yè)前必須進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，熟悉規(guī)章制度，具備專業(yè)素養(yǎng)。若將6S精細(xì)化管理引用到醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員可對(duì)醫(yī)院檔案管理有更深刻的理解，不斷創(chuàng)新，6S精細(xì)化管理可從各方面更加細(xì)致地指導(dǎo)各項(xiàng)工作，優(yōu)化檔案管理，使檔案更好地在醫(yī)院的發(fā)展中起作用。

三、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1整頓在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在管理醫(yī)院檔案時(shí)，可將“整頓”應(yīng)用在醫(yī)院的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)將檔案資料進(jìn)行分類，貼上標(biāo)簽，方便人們查找資料。可讓各部門的工作人員將資料收齊后，再交由檔案室歸檔，以湖南省人民醫(yī)院為例，績(jī)效考核有關(guān)的檔案應(yīng)當(dāng)由經(jīng)營(yíng)部收集后交給醫(yī)院檔案室，人事部門的人事檔案應(yīng)由部門收齊后交給檔案室存檔，行政辦公室產(chǎn)生的檔案應(yīng)由辦公室人員收集后交給檔案室存檔，后勤部門應(yīng)當(dāng)收集后勤有關(guān)的檔案信息，進(jìn)行整頓后交給檔案室保存，檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)將各部門所交的檔案資料按照時(shí)間排序，根據(jù)各部門進(jìn)行分類，對(duì)于特殊的重要的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照要求保留復(fù)印件或原件，貼上標(biāo)簽，根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行存放，達(dá)到存放期限后請(qǐng)示上級(jí)再進(jìn)行銷毀，

3.2整理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在管理醫(yī)院檔案時(shí)，可將“整理”應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理中，一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案室的檔案類型較多，來(lái)源較廣，且數(shù)字龐大，各個(gè)部門交來(lái)的檔案都較為凌亂、分散，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)細(xì)心整理醫(yī)院的檔案資料，并進(jìn)行精簡(jiǎn)，應(yīng)當(dāng)將檔案資料進(jìn)行分類，按無(wú)用和有用進(jìn)行劃分，對(duì)于無(wú)用的、超過(guò)存放期限的檔案資料進(jìn)行刪除、焚毀，減少檔案資料的數(shù)量，使之精簡(jiǎn)，對(duì)于有用的檔案資料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類，按照順序碼放整齊，節(jié)約檔案室的空間，以湖南省人民醫(yī)院為例，科研資料、基建資料、設(shè)備儀器資料、醫(yī)療技術(shù)資料、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各種會(huì)議文件、醫(yī)院的重要文件如規(guī)章制度、會(huì)議材料、大事記等都應(yīng)按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。

3.3清潔在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在管理醫(yī)院檔案時(shí)，可將“清潔”應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理中。應(yīng)當(dāng)明確檔案管理人員的職責(zé)，對(duì)于清潔打掃的工作人員，應(yīng)當(dāng)明確區(qū)域，按照行為規(guī)范，做好日常清潔打掃，以湖南省人民醫(yī)院為例，可將檔案室劃分成不同的工作區(qū)域，由不同的管理人員負(fù)責(zé)，制定責(zé)任到人制度，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查文檔資料掃描儀、消防設(shè)施、防盜門窗等硬件設(shè)施，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在梅雨天氣定期檢查檔案，以防紙質(zhì)檔案資料發(fā)霉、受潮，在清潔人員清潔完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)好門窗和電源，若由于自身疏忽，造成檔案的破損，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的懲罰。

3.4清掃在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在管理醫(yī)院檔案時(shí)，可將“清掃“應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理中，檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料的清掃工作時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循衛(wèi)生安全防護(hù)制度，明確自身的職責(zé)，對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行紫外線消毒，防止發(fā)霉，通過(guò)烘干機(jī)或加濕器調(diào)節(jié)檔案室的溫度與濕度，確保檔案資料處于適宜的溫度與濕度環(huán)境中，應(yīng)當(dāng)每周確定一個(gè)工作日，全科室進(jìn)行清潔大掃除，為醫(yī)院的檔案資料提供一個(gè)安全、清潔、整齊的存放環(huán)境。

3.5安全在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在管理醫(yī)院檔案時(shí)，可將“安全”應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將安全放在首位，當(dāng)紙質(zhì)檔案資料變?yōu)殡娮訖n后，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中安裝360等防護(hù)軟件，配置防火墻技術(shù)，定期進(jìn)行木馬病毒的查殺，避免電子檔案被不法分子竊取，同時(shí)所有的電子檔案均備份到指定的U盤中，由專人保管。管理人員還應(yīng)定期查看紙質(zhì)檔案資料，防止其霉變，定期檢查數(shù)量，防止丟失，減少醫(yī)院檔案資料丟失、竊取、遺漏的風(fēng)險(xiǎn)，有效保護(hù)醫(yī)院檔案信息。

3.6素養(yǎng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在管理醫(yī)院檔案時(shí)，可將“素養(yǎng)”應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理中，檔案管理人員關(guān)系著是否能有效保護(hù)、存放醫(yī)院檔案，是從事檔案管理工作的主體，故應(yīng)當(dāng)在上崗前對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使其嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案管理制度，使其對(duì)管理醫(yī)院檔案的重要性有深刻的理解，提高工作的專業(yè)性，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，在老員工的親手指導(dǎo)下，管理人員應(yīng)當(dāng)了解檔案收集、整理、分類等過(guò)程，并進(jìn)行操作練習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

結(jié)語(yǔ)：目前很多醫(yī)院的檔案管理工作都存在缺乏重視、管理人員不專業(yè)、設(shè)施不配套等問(wèn)題，引入6S精細(xì)化管理理念迫在眉睫，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)充分重視醫(yī)院檔案管理工作，從整頓、整理清潔、清掃、安全、素養(yǎng)這六方面入手，將6S精細(xì)化管理應(yīng)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

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