提升辦公室行政管理效能的思考

張云寬

摘要：高效的辦公室行政管理有助力推動企業的高質量發展。本文通過分析西安市地鐵運營辦公室行政管理工作的現狀，就如何提升辦公室行政管理工作效能進行了深入思考和探討。

辦公室行政管理是一項承擔著為企業領導服務、為各部門服務、為員工服務的綜合性管理工作。新經濟時代，如何實現辦公室行政管理工作科學化、系統化、智能化，更好的服務和支撐企業長期運營高質量發展，一直是我們軌道交通運營企業所追求的。

一、西安市地鐵運營辦公室行政管理工作現狀

西安市軌道交通集團有限公司運營分公司成立于2010年3月，負責地鐵各條線運營管理工作，截止2020年底，公司運營條線共計8條，里程達215公里，在冊員工近1萬3千人。作為大型國有企業，公司行政管理工作始終以“支撐一線生產、服務一線生產、保障一線生產”的原則，不斷完善機制體制、優化程序流程、不斷提升行政管理水平。目前，辦公室作為公司的行政管理部門，主要工作職能：一是為領導提供決策信息、數據，做好公文處理、材料撰寫、工作調研、會務組織、督辦工作、綜合協調等工作;二是為各部門日常運轉提供綜合服務，做好印章和信件管理、OA系統運維、檔案管理與保密等工作;三是進行制度管理，處理信訪和應急管理工作;四是為公司員工服務，做好行政資產管理、做好接待服務、車輛管控等工作。隨著公司規模的發展和運營條線的增加，我公司辦公室行政管理革新鼎故，但就目前來說還有許多需要解決的問題和提升的空間。

二、目前公司辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）辦公室行政管理機制缺失，行政管理效率不高

由于對當前發展趨勢的分析不足，行政管理存在“重資產、輕管理”的問題。如許多人認為行政管理工作僅是對上令的上傳下達，各部門之間缺乏連接紐帶，不利于內部溝通，失去了監督管理和組織協調職能。加之，由于行政管理體制革新不成熟，存在“重制度，輕效果”的問題。如員工日常行為規范、辦公用品使用、企業會議、費用開支報銷、公司文件管理等都有相應的規章制度來規范。但是在管理過程中采用的流程過于復雜，崗位職責不夠清晰，各項制度和規則在落實的時候不到位，從而造成行政管理效率不高。

（二）人員配置結構不合理，業務技能有待提升

目前員工專業能力的欠缺成為了辦公室行政管理的常見問題。辦公室人員主要是負責“三辦”工作 （ 辦文、辦會、辦事 ），工作的難度相對較大，對人員綜合能力要求高，需要業務專業強、公文寫作能力好、學習能力強、經驗豐富等等。但目前企業這種高能力、專業性的辦公室綜合管理人才缺口大，新招員工工作上手慢，經驗缺乏，人才培育機制缺失，人員配備不能滿足當前需要。加之辦公室崗位設置存在隨機性和任意性，各部門工作內容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，導致人力、物力和財力的浪費嚴重，影響公司行政運行的整體效能。

（三）員工的協同意識差，辦公信息化滯后

一方面，員工的協同意識差。辦公室行政管理工作繁忙，加班加點是常態，長時間的高強度、高壓力工作易出現職業倦怠、工作態度消極等問題，加之崗位職責沒有明確責任分工，易形成工作散漫、遇事推諉的工作氛圍。一方面，辦公信息化滯后于企業發展需要?，F行的OA辦公系統功能有待優化，信息集成未徹底實現，條塊式信息填寫、報送未解決，辦公室信息系統和其他自建系統分割，且系統應用范圍小，未實現其信息全員共享功用。另一方面，紙質文檔管理不足。由于推行無紙化辦公，管理人員對紙質文檔資料管理比較混亂，導致系統文檔和紙質文檔登記不一致，影響資料的準確性和完整性。

三、提升辦公室行政管理效能的措施

（一）創新管理模式，提高辦公室行政管理標準化水平

創新管理模式，以更高效科學的管理行為實現高質量運作效益。優化辦公室行政管理制度體系，以信息化、專業化、流程化為抓手，對現行行政辦公管理的規章制度、操作標準等進行評價分析，優化行政管理業務流程;完善約束機制、監督機制和激勵機制等，融合行政與業務管理工作，通過評優機制，對優秀人才實行特人特薪，對工作能力、執行能力差、工作不認真的人員進行相應的懲罰，確保辦公室工作協調、規范、有序運轉。強化綜合協調職能，將作風、考勤、監督、檔案等主要內容分離開，分門別類管理行政工作，簡化辦公流程和辦事環節，工作安排優先考慮重要業務、上級決策和重要會議，提高工作應變能力，處理好突發事件，高效的協調跨部門、職能會議和工作;構建出溝通順暢、信息共享的行政管理機制，做好橫向和縱向的溝通工作，指派專人負責信息傳遞和銜接工作，保證信息的準確上傳下達，實現辦公室行政管理工作體系的良性循環。

（二）優化組織結構，提高辦公室人員的業務能力

高效的組織結構是提升行政管理效能的組織保證。辦公室的工作要求管理人員具備”組織能力強、文字功底硬、業務工作精、創新意識足、辦事效率高、服務態度好”的綜合素質。因此，要提升辦公室管理效能，一方面，要合理設置組織結構，細化崗位職責，遵循因事設職、因職設人、人事相符、權責相當的基本原則，合理配備人員，提升辦公室管理的品質。一方面，在加強制度約束的同時，通過有效的激勵和約束等柔性化手段來調動員工積極性，利用良好的薪資待遇、企業文化、人際關系等留住創新型人才，為企業行政管理工作的質量與效果提供重要保障。另一方面，要提升辦公室人員專業技能和學習能力，通過培訓、講座、調研、外部交流等形式，定期對辦公室人員開展思想素質教育和專業技術培訓，及時總結經驗方法，使其更好地適應崗位發展的需求。

（三）加強內控力度 ，提高行政管理信息化水平

辦公室是企業“上傳下達、下情上報”的樞紐中心，要實現高效管理，就要加強內部管控體系建設，不斷提升辦公信息化和自動化能力。首先，加強企業文化的宣貫力度。將企業文化融入辦公室行政管理中，通過企業文化的引導、凝聚、激勵、約束等機制強化辦公室人員的協同意識、溝通意識和服務意識，從而提高行政管理工作的執行力度。其次，通過構建和完善綜合信息平臺，及時發布各項通知、工作安排和決策、各部門工作通報、推送學習資料等，嚴格執行落實辦公、辦事、辦會的規章制度，促使各項內部控制措施有效實施。再次，積極推進行政審批無紙化辦公，提高公文處理的效率;強化電子文檔管理，提高檔案信息的全面性與準確性，提高文檔資料的共享程度。最后，強化信息支撐職能，采用即時通訊系統、內部OA系統或公共郵箱、QQ群、微群、視頻會議系統等，提高部門之間、員工之間內部溝通的效率，促進辦公室行政管理工作水平的不斷提高。

綜上，要提升辦公室行政管理效能，不僅要建立剛性制度，還要運用柔性手段，在加強人員素質建設同時，實現辦公室行政管理的精細化、信息化、品質化，打造高效管理部門，促進企業高質量運轉。

【參考文獻】

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