物資集中采購的優勢及降低成本的有效對策

薛瑞峰

（中國水利水電第五工程局有限公司 國際公司，四川 成都 610000）

一、引言

物資集中采購指的是對在采購目錄中的貨物、服務、工程集中進行采購，與分散采購是對應的名詞，其可以發揮出同一企業或集團內部的采購管理集中化優勢，對同一類材料進行統一采購，具有較多的優勢。當前，社會對水資源和電力的需求與日俱增，水利水電工程數量也在持續增加，為企業帶來了更多的物資采購和管理需求。基于工程任務和物資需求規模的大幅增加，在進行物資采購時使用集中采購方式已經成為時代發展的必然需求。

二、物資集中采購的優勢及特點

企業進行物資集中采購有多方面的優勢。通過將企業內部需求的材料設備數量集中到一起，可以形成集中的數量優勢，統一采購相較來說也比較便利；可以避免出現重復問題，各個部門獨自采購自己部門需要的材料設備很容易出現各部門重復購買的問題；集中到一起進行采購也方便了物資的運輸，可以形成規模化的運輸形勢，降低了運輸成本；安排專門的部門或者第三方機構負責集中采購可以減小各部門和單位之間的競爭，減少沖突，各部門和單位可以將自己需求的物資報備給采購部門，然后由采購部門統一采購，節約了時間；企業頻繁大批量采購物資可以形成供應基地，可以與供應商之間建立比較牢固的供求關系。借助專業的采購單位能夠實現對施工項目建設所需物資的集中采購，作為物資集中采購的關鍵環節，采購單位發揮著極為關鍵的作用。另外，這種操作方法也可以提升采購單位的資金利用率，企業可以通過招標的方式為供應商提供公開的采購平臺，由企業從中選擇質優價廉的供應商進行合作，這有助于雙方構建長期的戰略合作關系，實現協調發展。

物資集中采購的特點主要表現為采購量多、周期長、采購工序復雜繁多、采購集中程度和決策層次較高。

三、物資集中采購的劣勢

（一）存在腐敗情況

集中采購在帶來資源集中的同時，也帶來了權力的集中。一般來說企業為了方便進行采購，往往會建立專門的采購部門負責這項工作，這使得采購權集中在了少數人手中，而采購期間供應商的選擇、準入、招標、結算定價和財務支付等操作涉及很多的利益關系，如果不能嚴格監管，就可能出現腐敗問題。

（二）存在質量風險

進行物資集中采購，將需要的物資都集中到了一起，如果監管不到位，就很容易出現質量風險。另外，這項工作本身就存在風險。因為項目建設的要求，采購部門需要大量供應商，而采購人員本身較少，無法對供應商的資質進行實地考察，多是按照供應商提供的資料進行考核，動態考核和退出機制存在缺陷，這就導致采購人員可能會錯誤地選擇資質不符的供應商，從而帶來質量風險。另外，采購工作中存在需求量和使用量不匹配的問題，會導致采購的準確性不足。

（三）可能無法享受折扣效益

如果對大量不一樣的物資進行集中采購，可能無法享受到數量折扣效益。在采購需求中，部分物資因為本身的特殊性，用量較少，所以采購量也少，統一歸并到集中采購模式下，就無法享受到數量折扣效益。而且集中采購采購時間長、流程復雜、時效性不強，所以選擇集中采購需要考慮企業和項目本身的情況。

（四）使用單位協調有一定難度

過去企業進行物資采購一般都是由分公司領導進行商談然后購買，或者是使用單位人員全程參與采購過程。但實施集中采購模式后，導致采購部門和使用部門之間分離，削減了過去采購人員的權利，使得他們不樂意配合，不愿積極支持新模式的應用。同時，雙方就物資規格型號確定、到貨驗收、裝卸、付款等操作的協調不到位，會浪費較多時間，降低采購效率。

四、物資集中采購的現狀

（一）缺乏專業的評估體系

物資集中采購的價值發揮關鍵在于供應商的選擇。但是實際工作中，對供應商的考核評估不到位，缺乏專業的評估體系，這就帶來了一定的選擇風險。水利水電工程中需要的材料很多都是常見類型，所以供應商準入標準也低，資質參差不齊，如果采購單位不能有效進行評估，就可能采購到劣質產品，或不能及時獲取物資，或拿到錯誤的貨物信息，以致影響到工程進展。

（二）需求缺乏科學性和準確性

在工程建設背景下，企業采購的需求需要由施工單位的現場施工人員提出，在經過審批上報后，交由采購部門進行集中采購。但這個環節中涉及的部門較多，流程較長，如果出現一點失誤，就可能影響全局，帶來物資庫存積壓或不足、劣質的問題，反而增加了成本支出。

（三）采購計劃模糊

集中采購是將企業需求的物資信息集中到一起進行規劃，但信息時代下，采購部門并沒有實現信息化管理，仍然按照人工模式獲取信息、編制采購計劃，這就難以滿足企業日益增長的物資購買訂單和規模的需求，而且有時可能會出現重復采購的現象，增加費用支出。

（四）采購人員專業性不足

部分物資采購人員對于采購技能和知識的掌握不完善，認識存在誤區，無法發揮出集中采購模式的價值；沒有平衡好供貨方、采購方和組織方三者的關系，導致制定的采購規劃的有效性、規則性和真實性都有很大不足；部分采購人員為了牟取私利，虛報采購費用或物資的價格，虛假采購或過多采購，或收受紅包將無資質/資質不合格的供應商納入采購范圍，這些都會影響采購單位的形象；部分采購人員缺乏施工實踐經驗，對施工現場生產設備和材料的了解不足，難以保證采購規劃的真實性和有效性。

（五）部門之間的協調性不足

物資集中采購需要各個單位和部門的密切配合。但實際上，部門之間的協調性存在很大不足，各部門之間存在觀點分歧，可能影響到采購效率；部分部門上報的物資需求與實際不相符；在采購大宗物資時，個別部門為了減輕自身負擔，會將責任推卸給其他部門。

五、降低物資集中采購成本的有效對策

（一）提高物資采購人員的認識水平

采購單位要定期組織培訓和宣教活動，內容要集中在集中采購的優劣勢、特點以及企業需要采購的物資信息整理等方面，要不定期邀請專家開辦講座，提升采購人員的認識水平，強化其對物資集中采購的認識，明晰物資集中采購工作的內涵，確保采購人員知曉需要，嚴格把控集中采購的每一個環節，包括申報、預算、合同、驗收、儲存、結算等工作，這樣才能保證工作質量，降低成本，節約社會資源。同時，采購單位也要注意強化采購人員的人際溝通和信息化收集總結能力，一方面，采購單位可以與供應商建立良好的供應關系，并與物資使用部門和單位進行和諧溝通；另一方面，可以準確收集供應商和各類物資的市場信息，做好采購規劃，增強集中采購的準確性和有效性。另外，采購單位還要積極引進有關物資集中采購的優秀人才，建立高水平的采購隊伍，持續提升采購工作的規范化程度。

（二）構建完善的評估體系和管理制度

采購單位要借鑒過往的采購經驗，掌握了解供應商的相關信息，強化對供應商的選擇和評價，將供應商的資質、供貨能力、信譽、價格、物資質量、供應時間等都加入評估內容中，進行全面考核和評價。同時還要以供應商的類型和采購物資的類型為標準，對供應商進行科學分類，建立起以供應商的資信、業績、名稱等為主要內容的數據庫，及時更新數據庫的信息，并要求采購人員對其進行評分比對，實行周期性評價。

（三）健全監督機制

為了保證物資集中采購的順利進行，采購單位還要健全監督機制，借助監督機制的作用發揮，實現物資集中采購過程的民主和可控。對于重要的大宗物資采購單，可以事先召開采購會議，明確采購目標，做好各相關人員的權責定位，發揮其他群眾和使用部門的監督作用，對采購過程和清單進行全過程監督。同時，要建立起監督和考核相協調的工作機制，聯合審計部門動態監督采購過程，做好流動資金的記錄和審核工作，避免出現不合理支出，保證采購活動的廉潔性，杜絕因公徇私行為的出現。

（四）構建貨款支付體系

物資集中采購的順利落實還需要供應商和采購單位貫徹合同要求，需要合同各主體嚴格遵循合同條例開展采購活動，進行貨款結算。同時要成立專門的監督小組，負責協調貨款支付期間出現的問題。為了避免出現資金不足的問題，采購單位還要做好預算，預留部分支付資金。

六、結語

企業實行物資集中采購，可以發揮規模優勢，減少采購成本，增加經濟效益，建立與供應商之間的良好合作關系，實現共贏。