淺談當前企業檔案管理的重要性

阿亮

（西部鉆探工程技術研究院，新疆 克拉瑪依 834000）

企業的發展離不開企業的檔案管理工作，采取與時俱進的現代化技術作為管理手段，有利于增強企業的檔案管理能力，更新傳統的企業檔案管理方式，從而更好地適應社會的發展。目前，企業檔案管理工作還處于發展階段，如何打破固有思維、推進企業檔案管理工作的現代化，是實現科學和規范的檔案管理面臨的重要問題。

一、企業檔案管理工作現狀及問題

（一）意識薄弱且缺乏重視

檔案管理工作意識薄弱，主要原因有三方面。第一，領導意識薄弱。領導的檔案管理意識和監督力度不夠，對基本的檔案工作沒有全面的了解，各部門的相關管理人員對檔案管理的認識過于模糊，檔案和業務被剝離開來。第二，對檔案管理工作不夠重視。歸檔階段過于粗糙，以至于資料不齊、積壓，甚至出現文件資料流失的情況。第三，主觀能動性較差。有的企業對于檔案的管理工作太過敷衍，工作流于表面，常出現形式大于內容的情況，忽視了基礎的檔案管理工作，責任心不夠強，無法做好檔案管理工作。

（二）檔案管理力量較為薄弱

企業檔案管理人員多為兼職，業務能力、相應的責任心以及素質參差不齊，容易出現以下問題：第一，隊伍不穩定；第二，崗位所需的儲備知識欠缺，導致相關的管理不夠完備和規范；第三，對工作內容的重要性欠缺認識，平時隨隨便便，不注重基礎的收集、管理、歸檔等工作，年底臨時突擊，導致檔案價值低，質量上不去；第四，業務素質不高，檔案管理人員業務水平跟不上，任務質量低、往往出現材料不全、文件亂序、標題不準等問題，難以滿足現代檔案管理的需求。

（三）檔案交接工作易被忽視

檔案交接工作之所以被忽視，究其原因，還是由于領導意識不足，對檔案管理工作不夠重視，對交接工作的認識不夠，片面地認為檔案交接只是鑰匙的交接，故而不過問相關的準備工作，甚至不參與檔案監交，以至于交接工作不按流程、含糊不清、責任不明確，造成檔案的管理脫節。

（四）管理與服務脫節

檔案管理與服務脫節主要有以下幾個原因：第一，缺失個別檔案資源。因為保管不善或其他原因，個別檔案出現不完整或斷代的情況，相關的分管人員為了自己方便，就自行保管檔案材料，拒不上交檔案室集中管理，長此以往，就會出現某些重要材料損毀和丟失的情況。第二，重保管輕利用。在一些企業中，檔案管理人員多注重檔案的保存，而對于檔案資料的一些應用卻視若無睹，并未將檔案當作一種資源，對其進行戰略規劃，以提高效率、降低成本，最終導致信息資源的閑置。

（五）檔案管理信息化建設滯后

在現今發展極其迅速的時代，企業檔案信息化建設已經成為必然要求。但是現在很多企業還是在用原始的人工手抄檔案，不僅效率低下，也不利于科學化管理。要想實現企業檔案管理信息化，企業就必須花費人力、物力、財力，配備相應的硬件設施，這樣才能建立起企業檔案的數據庫，提高企業的競爭力。

（六）多媒體技術的整體應用不足

隨著現代技術的發展，多媒體技術在檔案管理工作中的應用十分重要，可以通過多媒體構建檔案管理和視聽閱覽室等，并利用相關的計算機網絡技術、通信科技和設備等為使用者提供相關的服務，以實現多媒體技術的整體應用。但目前多數企業在運用多媒體技術這一塊仍存在問題，具體表現為缺乏相應的認識、經費來源不足、查閱習慣有待養成等。

二、企業檔案管理工作的重要性

企業檔案管理工作與企業的發展密不可分。企業檔案詳盡地記錄了企業的經營狀況，是企業經營的第一手資料，也是企業進行科學分析、風險評估、制定決策的支持性資料。企業檔案管理服務于企業的發展，可以幫助企業提高科技儲備能力、創新能力、抗壓能力、抵御風險能力、企業信譽度等，有利于企業樹立良好的形象，進一步開展相關工作，豐富企業文化，增強員工的歸屬感。

（一）為企業的發展提供保障

隨著市場經濟體系的不斷發展與完善，企業的數量呈上升趨勢，規模也在不斷擴大，而由于企業的發展需要，企業所存的檔案數量也在不斷變多，企業的檔案管理工作也變得更為復雜，相應的管理壓力也在不斷攀升。

（二）促進企業文化建設

企業文化關系到企業的形象，是企業發展的內在動力，也體現了企業的核心競爭力。檔案作為一種記錄資料，是對企業文化的記錄、保存和延續，是企業文化的載體，企業通過科學開展檔案管理工作，可以使優秀的企業文化得以存續，并不斷發揮其作用，推動企業的發展。因此，科學有效地開展檔案管理工作不容忽視。

（三）有利于企業的發展

企業檔案管理工作是企業發展的動力。隨著企業的不斷發展和完善，企業對檔案管理的應用越來越廣，其程度也越來越深。信息化檔案管理是企業檔案管理的重要工作，隨著時代的發展，信息化的管理越來越重要，建立檔案的信息化系統也顯得十分必要。信息化檔案系統的建立為檔案的管理提供了便利，提高了企業檔案管理的效率，使得企業相關的檔案信息被充分運用到相關工作中，完善了企業的內部運營機制，使檔案管理工作可以更好地服務于企業，進而促進企業的發展，為企業的發展提供源源不斷的動力。

三、探索企業檔案管理工作新模式

（一）加強檔案管理制度的建設

企業的發展離不開企業檔案的管理，完善檔案的管理工作，建立現代化的制度，進行企業的檔案管理工作是目前企業必須開展的工作內容。檔案管理工作的順利和高效開展，要求企業充分了解自身的實際情況，做到具體情況具體分析，針對性地制定相應的管理制度。同時，要明確檔案管理工作的基本流程，確認每一個相關環節，檔案的信息建立、保存、使用等環節都必須落實，以達到檔案管理工作的目標，并確保其規范化進行。

（二）加強檔案管理的信息化建設

社會的變化推動了經濟的發展，而經濟的發展使得信息化技術應運而生。信息化技術的普及、推廣以及應用已成為當下的發展趨勢，隨著其范圍和深度的不斷擴大和增加，企業在檔案管理中有必要加強檔案管理的信息化建設。

（三）對檔案管理機制適當創新

企業的檔案主要記錄了企業的各部門信息，如人事調動情況、特殊技術人才信息等，當中涉及的一些信息在相對應的機構工作中具有不可替代的參考價值。傳統的檔案管理工作呈現形式往往較為單一，各個部門間的獨立性較為突出，部門間缺乏互動與交流。在其他部門眼中，檔案管理部門就是儲存企業文件的地方。在當前的環境條件，這種傳統的觀念必須被打破，企業需加強各部門之間的聯系，促使檔案管理工作發揮其效能，為各個部門開展工作提供方向和指導，將各部門緊密聯系起來，這樣才能充分發揮檔案管理工作的價值。

（四）加強檔案管理隊伍建設

檔案管理工作的主體是檔案管理人員，想要充分發揮相關人員的主體作用，就必須進一步加強企業檔案管理隊伍的建設。加強檔案管理人員隊伍建設的具體做法有以下幾點：第一，適當加強培訓。加強對檔案管理人員的培訓主要可分為三個步驟：首先，引導員工全面了解檔案管理工作的環境，并熟悉相應的業務內容，為后期檔案管理工作的開展打下堅實的基礎；其次，對重點問題進行針對性分析，對于具體的實施過程，要詳細講授工作過程，并引導相關人員學習和訓練，可采用老員工帶新員工的方式；最后，注重查缺補漏，通過模擬情景，讓員工進行實訓，并安排相關人員監管，及時發現問題和不足并進行溝通，必要的話還要進行回籠培訓，以確保參訓人員達到要求，掌握相關工作技能。第二，考核測試。為確保培訓的質量，在基本的培訓完成后，需設置相關的考核測試活動，通過具象化的考評環節，進一步確認培訓人員的培訓情況，確保達到預期的效果。

四、結語

企業檔案管理工作的開展，會影響企業的運營情況，因此，要通過多個方面來完善企業的檔案管理制度，使檔案管理更好地服務于企業，這是企業可持續發展的重要保障。