人事檔案數字化在人事管理中的重要性

寧建文

（阿魯科爾沁旗公路管護和運輸保障中心，內蒙古 赤峰 025550）

人事檔案是員工身份、履歷、資歷等方面的記錄，是員工工作中的重要記錄，是企業中人力資源管理的重要內容。人事檔案與組織關系、社會保障等息息相關，企業可以根據員工的人事檔案選拔人才，提升了人事工作的管理效率。人事檔案數字化使得檔案管理更加透明化、電子化，屬于先進的管理方式，符合當前企業人力資源管理的趨勢。只有不斷提升人事檔案數字化的管理水平，才能完善企業人力資源管理，才能不斷提升企業檔案管理的水準。

一、人事檔案管理的特點

（一）全面性

人事檔案是一個人在不斷成長學習過程中的記錄，包含學歷、經驗、組織關系、任免、薪酬等等全面性的有關記錄，是一個人發展過程中不斷累積起來的，通過瀏覽人事檔案，就能了解一個人的學習、家庭以及工作情況等。從這個層面講，人事檔案具有全面性，是概括性地體現了自然人成長的過程。

（二）真實性

鑒于人事檔案的重要作用，因此人事檔案必須具有真實性，真實性就要求人事檔案的內容真實可靠，是真實信息和材料的記錄，才能為人們今后的學習和工作奠定基礎，才能發揮人事檔案的作用。

（三）動態性

前文提到過人事檔案是對人們成長過程中的相關記錄，其記錄的內容應該具有動態性，即隨著人們的發展變化而有所更新，而不是固定的。因此，針對人事檔案的動態性，檔案管理部門應該及時補充更新檔案，避免出現時間上的斷層，以便于能夠更好地服務于社會。

（四）流動性

人事檔案的流動性要求檔案隨著人員流動，因為人事檔案理論上要與人事的調動、管理工作息息相關，如果出現“人檔分離”的現象，那人事檔案的管理也就失去了意義。因此，人事檔案的流動性應該盡量縮短時間，比如在員工離職后，控制在七日內調走檔案并隨員工歸檔新的部門。

（五）機密性

人事檔案具有全面性，記錄了個人的學歷、履歷和經驗等，其中也包括個人功過得失等方面，其中可能從側面反映出國家的歷史或者機密信息，因此就要求人事檔案具有機密性，不能隨意泄漏和更改個人檔案信息，應該隨著工作及時歸檔，由專業的檔案管理部門統一管理，即使個人也沒有權限隨意調配和查看個人的人事檔案。

二、人事檔案數字化管理的重要作用

（一）提升檔案管理工作效率，延長檔案使用時間

首先，人事檔案的數字化管理就是利用數字化、信息化的手段對凌亂的人事檔案進行分類、組合和編碼、排序，最終達到規范化、順序化的管理結果。利用數字化的手段能夠直接搜索，節省了大量的查閱紙質化檔案的時間，提升的查閱的效率。比如，企業或者部門想查閱員工的人事檔案，直接利用數據庫搜索欄目，通過關鍵字詞的引導，準確地找到檔案，縮短了傳統的翻閱時間。其次，數字化的管理方式代替了傳統的紙質檔案的管理，利用現代計算機信息化的管理方式，既能節省大量的紙質資源，形成無紙化辦公，又能延長檔案的使用時間，比如，當前可以利用云端保存數據，或者及時備份避免丟失造成損失，提升管理效率的同時也延長了電子化檔案的使用時間。最后，人事檔案具有機密性，個人有些檔案需要秘密保存和處理，這可以采用現代化的計算機加密，根據職務和職責劃分權限，不同的人員權限不同，在系統內通過賬號權限等級的形式分級下達權限，人事管理員可以按照實際需要去修改檔案，領導干部可以查閱相關人員檔案，而普通職工只能查看自己的檔案，既能保證工作暢通，又可以提升安全性，一舉多得，而且不用再擔心檔案袋裝不下厚厚的檔案，通過硬件儲存可以隨時擴容，數據不容易發生意外的擦除和丟失。

（二）依靠檔案數字化平臺，為管理工作開展提供支撐

推進人事檔案數字化，廣泛開展數據收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通過人事檔案管理系統、采集終端等數據接口，自動收集員工薪酬、績效、職務職稱、勞動關系等可信信息。其次，在現代人事管理的趨勢下，傳統的人事檔案管理模式已不能滿足業務發展的需要。例如員工的紙質文件基本信息和政治觀點，可以進行數字掃描和存檔。一方面收集員工在數字化管理系統中直接輸入的其他信息（如社會關系、履歷、獎勵等）。對于外部環境數據，也收集了人事檔案信息管理系統與互聯網的所有數據接口。例如：社會行為、個人信用等。這些數據可以為人力資源的量化和科學管理提供堅實的數據庫，可以全面、立體地反映員工的工作能力和心理狀況。

（三）憑借數字化工作優勢，實現人員、崗位精準匹配

首先，根據各個崗位不同的工作內容和職責，按照各個崗位的勝任素質模型，選擇最符合崗位要求的員工。如：實現工作能力、個性特質、團隊意識等的精準結合，充分發揮個人潛力。其次，通過算法的應用，匯聚優秀員工的多樣化信息和個性特征，構建優秀的崗位人才模型。此外，在獲取應聘者簡歷信息的基礎上，可以利用互聯網大數據發布適合人才的3D信息，獲取應聘者的生活狀況、學習能力等各種信息。為防止因信息不對稱影響面試官招聘，應采用高質量的職位模型和應聘者匹配程度，實現人力資源與職位的精準匹配。

（四）借助數字化工作便利，打造高素質、專業化團隊

檔案管理部門可以對退休員工的信息進行分析，提出具體的對策和建議，在日常管理任務中發現影響退休的因素。同時，借助大數據保障人力資源管理的進展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩定，爭取更多的工作經費，促進創新和技術進步。通過數字化分析和管理數據的結合，從中長期來看，符合市場經濟發展和產業結構調整的規律，以預測人力發展的未來趨勢。在現有人才結構的基礎上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，培養更多人才，建立獎懲機制。根據企業文化戰略發展階段性目標，完善人力資源管理體系。

三、人事檔案數字化管理現狀

（一）管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率，僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。

在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

（二）人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性。

（三）檔案管理數字化專業素質的缺乏

在實踐中，檔案管理往往被公司或部門邊緣化，這種情況在檔案管理中已經較為普遍。任何需要使用檔案的人都認為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門的領導對檔案工作并不重視。人事檔案數據是人事檔案管理重要的信息資源，但專業人士因領導缺乏重視而沒有關注自身數字化水平的提升，檔案管理人員也沒有很好地使用設備和數字化管理軟件，導致數字化檔案管理的推廣過程難度極大，在沒有領導和員工不活躍的情況下，我國的檔案管理數字化進程進展緩慢。因此，檔案管理相關人員應根據未來的發展，積極加強業務能力，充分適應數字檔案管理的應用。

（四）檔案信息管理安全問題

在信息時代，數字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問題。談到互聯網，無數的計算機病毒威脅著數據的安全。即使計算機上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會導致信息和數據的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數字管理數據的安全性。

四、人事檔案數字化工作期間的有效改進對策

（一）加強人事檔案管理數字化的人才隊伍建設

加強人才隊伍儲備，既保證了人事檔案管理的數字化運營基礎，又保證了人事檔案管理的數字化發展。在數字化人事檔案管理團隊建設上，一方面要加強人事檔案管理人員的培訓，成為經驗豐富、能力強、品德優良的人才。另一方面要快速提高人事檔案數字化管理水平，需要不斷培養不熟悉人事檔案數字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強考核監督，提高相關人員的積極性和主動性。

（二）及時有效更新人事檔案數據庫

更新人事檔案數據庫是一項重要工作，這是人事檔案數字化發展的保證。眾所周知，由于發展情況的改變以及職工個人的變化，人事檔案具有更新頻率快的特點，所以，檔案管理人員不能抱有一勞永逸的心態，而要根據需要定期檢查檔案的更新情況，立足實際，按照人事資料的改變以及人事變動情況及時更新數字化檔案，確保檔案信息的時效性與準確性。一般來說，檔案數據庫的更新需要多部門人員共同完成，包括系統內部用戶管理員、上下級用戶以及各個科室的負責人員等。每一個科室負責人應當及時整理本部門成員的工作崗位調動情況以及實際工作情況，并將其提交給檔案管理人員或者上傳到檔案管理系統中，檔案管理人員接收到信息后認真核查對應人員的檔案和相關信息，在這個基礎上及時更正在職人員電子檔案，為人事檔案管理工作的準確性、時效性提供可靠的保障，進一步提升人事檔案管理水平。

（三）落實嚴格的人事檔案保密要求

人事檔案對內容非常敏感，如果想要進行檔案數字化管理，應該選擇有政治意識、有原則、一絲不茍的人。也可以外包給其他公司或機構。數字化工作外包時，系統集成、系統咨詢、軟件開發、安全監控、運維、數據恢復等業務應選擇具有涉密信息系統資質的單位。涉密檔案數字化處理分類業務要選擇符合國家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強數字文件的安全保密管理，數字文件的安全級別應與相應的紙質文件安全級別相同。數字文件的存儲和保護以及系統的使用和維護必須符合安全和保密要求。

（四）創建電子人事檔案

隨著數字時代的到來，企業對人事檔案管理提出了嚴格的要求。為更好地適應時代發展的需要，企業建立電子人事檔案十分必要。首先，加強對有關人事資料的核查和分析，通過計算機技術將人事檔案中的信息傳送到計算機系統，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。再次，在傳統觀念中，文件管理的核心內容是創建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統中，有效節省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過輸入企業相應的關鍵信息，定期更新個人檔案信息，并通過與本地網絡的連接，可以正確顯示關鍵人員的工作狀態，為有效工作提供了方便。

（五）建立合理完善的數字化管理機制

檔案的數字化管理是一個系統工程，并不是傳統檔案管理工作與現代化數字技術的簡單疊加，在具體的管理工作中，工作人員需要根據實際情況，參考相關法律法規，制定完善的、科學的管理標準與規章制度。一方面，應立足實際，根據信息化時代發展要求制定檔案管理標準，以此提升人事檔案信息的時效性、完整性與安全性。另一方面，建立完善的檔案管理監督制度，對各自的崗位職責與權限進行明確，及時發現并解決檔案數字化管理工作中的問題，避免造成更惡劣的影響。在實際工作中，需要從大局出發，給予人事檔案數字化管理足夠重視，聽取專業人員的意見，把握檔案數字化管理工作的特點，在這個基礎上制定符合本單位的、可操作性強且具有針對性的檔案管理制度，為檔案數字化管理工作的有序開展提供重要支撐。除了重視管理機制的制定，還要確保各項制度在實際工作中均落實到位，即做好各項管理制度的執行工作，充分發揮管理制度的約束與指導作用，從而提升人事檔案數字化管理工作的質量與效率。

五、結束語

綜上所述，數字化管理是各個行業未來發展趨勢，這樣的變革不僅可以提升管理效率，還能減輕工作負擔，同時為人事檔案的準確性、保密性與安全性帶來更強大的穩定性。因此，需要針對數字化人事檔案管理進行完善，提升檔案管理水平，進一步提升的服務水平。