電商企業財務信息化建設問題研究

王璟珺

（杭州優田服飾有限公司，浙江 杭州 311106）

一、財務信息化建設對于電商企業的意義

（一）提高決策支持水平

因電商企業原始交易數據均來源于互聯網平臺，傳統的單據流轉到財務部門進行加工、處理形成財務信息，已經無法滿足電商企業的需求和發展，而且數據傳遞的準確性和及時性直接影響著公司戰略決策，只有財務信息化建設才能為企業的財務決策提供強有力的支持。財務信息化旨在把分散的各環節數據打通、形成數據關聯，由人工收集、處理原始數據轉變為系統自動傳輸、處理信息流和數據流，直接形成對決策有用的信息，無須進行二次人工處理，并可用于決策支持。

（二）提高財務數據質量

電商企業中財務需要從繁雜的業務數據中提取財務信息和數據，會受到人為主觀判斷的影響而導致提取的數據與實際情況不符，降低財務數據的質量。建設財務信息化，在系統建設初期就把數據傳輸路徑和口徑標準予以明確，系統自動傳遞數據，不受人為限制，使得輸出的數據更加客觀、真實、準確。

（三）優化業務流程、提升效率

財務信息化建設是以獲取財務信息和數據為導向進行系統的搭建，那么在此過程中需要重新梳理業務流程，對其進行重組，通過簡化必要流程、合并不重要流程、去除不必要的流程，形成最適合企業發展、有助于財務取數的流程，進而提升流程效率。

二、電商企業財務信息化建設的問題

（一）數據傳遞規則確定的難度大

財務信息化建設中面臨的數據規則確定成為難點，提煉決策有用信息的標準化勢必影響著整個財務信息化建設，數據規則因受業務模式、市場變化、人為判斷、行業規則等諸多因素的影響，使得標準化實施受到約束，如公司的業務模式操作流程并非完全符合標準化操作，大部分電商企業看似業務模式相似，實際上個性化差異較大，那么在財務信息化建設過程中就需根據公司目前的業務模式確定相應的信息和數據提取規則，后續可根據實際變化進行相應的調整。

（二）新型信息化財務人員的缺失

目前電商企業在財務信息化建設過程中，需要既精通業務、又精通財務、同時對于IT技術也要有所了解的復合型人才，但是因大部分財務人員仍然局限于傳統的核算工作、常規的財務報表處理工作。對電商企業的財務重點工作并不精通、在業務層面也有脫節，IT技術較為缺乏，所以具備高水準的復合型財務人員嚴重缺失，亟待培養和補充后備力量，才能保證財務信息化建設的順利進行。

（三）高管層過度依賴ERP解決財務信息化建設問題

由于一些電商企業的高管層對于ERP系統認識的局限性，導致過度依賴ERP系統進行財務信息化建設，但是任何系統或軟件都有其自身的應用范圍，單獨依靠某一個系統就想把所有復雜的問題解決掉，存在不切實際的問題。

三、電商企業財務信息化建設的路徑

（一）財務信息流的數據傳輸路徑建設

在財務信息化建設中，要從全局著眼思考整體建設規劃，因電商企業的基礎數據和信息均為線上傳遞，那么需要重點關注各節點財務數據的獲取路徑，以財務項目的銷售成本為例，要想獲取準確的銷售成本數據，那么首先要控制好采購環節數據源的準確性，一般電商企業采購環節涉及如下環節的數據傳遞：提交采購申請、訂立采購合同、下發采購訂單等。采購訂單一般是以合同為依據，采購單的數量、金額的及時準確傳遞才能保證采購入庫數據的準確性，從采購下訂單、發貨、收貨、入庫環節中每一個產品數據的傳遞，都會影響到銷售成本的準確及時傳遞，因此看似簡單的數據傳遞，牽涉到業務流轉的諸多環節，那么在對應環節上取數邏輯和依據的確定就顯得尤為重要。單純從財務信息化角度考慮，只有保證從采購下單的數據與簽訂的合同產品類目、數量、金額保持一致，才能使傳遞到發貨、入庫的數據具有相關性和一致性。發貨、入庫數據的校對又是生成供應商賬單的數據依據，用以供應商結算。供應商結算的價款也是采購入庫成本的最終數據源，為銷售成本數據的準確提取提供了原始數據源。

（二）將財務內控嵌入財務信息化建設中

如何有效地將財務內控嵌入到財務信息化建設中，是電商企業值得思考和探討的問題?，F以一般電商企業為研究對象，列舉部分內控嵌入問題。

產品采購環節，由于電商企業庫存體量較大，一方面，要想確保采購形成的是合理庫存，就需要在提交采購申請時，可自動調用現有庫存數據，并根據對應品牌、銷售渠道匹配到每一個產品中，并自動提示目前可用庫存量和預計可售時長，可用庫存數量能夠滿足當前采購需求的，系統自動攔截采購需求，不會流轉到下一個環節。除因特殊原因，必須進行同一平臺店鋪相同產品采購時，系統設置解鎖功能，解鎖需經相關部門負責人審批通過后，才可以進行采購，如此可避免冗余庫存和大量資金占用，超量庫存會造成大量資金占用，而資金占用產生的成本原本可用于其他投資獲取投資收益，然而卻形成了公司無形的損失，利潤點也被拉低了。另一方面，為了保證采購單的信息和合同信息一致，在財務信息化建設中，通過采購單關聯合同編號，提取合同內容中的產品信息（品名、數量、金額），當下單數量超過合同數量時，系統會自動提示是否繼續下單，超出部分會自動拆分出新的合同，作為補單信息進入系統中，補單信息作為績效考核的依據之一進入人事模塊中，如上設計可有效控制補單情況，并使補單信息有據可查。

資金管理方面，現以電商企業的物流費預付賬款充值賬戶為例做簡要論述。對于充值賬戶作為一個單獨的賬戶管理來講，需要把充值賬戶和付款模塊打通，將賬戶充值和發票核銷數據同步傳遞至充值賬戶中，形成月末余額和實時余額，一方面方便業務端口、不需要找財務部門就可查看資金情況，另一方面也可以保證財務賬和業務賬的勾稽核對，有效地形成了業務和財務的信息數據融合、保證了數據的準確性和完整性。再如公司資金計劃中，因電商企業資金靈活性較大，資金回籠受平臺放款限制，所以需要預留部分緊急支付資金，那么在建設信息化中，就需把預留資金的數據源和傳輸考慮在內，首先，設置好內部流程的管控，因為此資金較特殊，所以需要對留款過程設置逐級審批，財務部門在系統上接收到信息后根據資金計劃確認是否給以預留或駁回處理，在這個過程中，既管控了資金的無效提交，又可對資金使用提前做出安排，保證了資金流的順暢流轉。其次，在業務部門提交申請時，會關聯合同信息、填寫部門申請人信息，這樣在相關審批環節上，可點擊查看關聯信息，保證提交的信息有據可查，而不是斷層信息；所屬部門和申請人可明確職責，款項也具有可追查性，每一筆款項均由申請人作為第一責任人負責追蹤，如此操作既節省了審核中線下翻查關聯信息的時間，也可以避免部門互相推諉責任，較線下傳遞信息而言有較強的監控作用和責任劃分功能，一旦發生款項不清問題，根據各節點的人員確定責任范圍和追究責任。

（三）多維度財務信息數據集成建設

在財務信息化建設中，通常會涉及電商集團內不同公司主體數據的傳輸和集成，如下以電商集團的店鋪銷售公司和供應鏈公司的數據傳輸和集成為例，展開論述。

首先，供應鏈公司作為銷售公司的上游企業，銷售公司的采購數據來源于供應鏈公司的銷售數據，以供應鏈為核算主體時，那么需要確定計價依據，當供應鏈公司實現銷售并發貨時，系統數據需要將原始的成本價計算為銷售價進行出庫結算。對于供應鏈公司主體模塊，以其自身從采購原材料到加工為產成品的過程，所有的財務信息傳遞都是單一流向，當銷售給店鋪銷售公司時，從集團層面來講，首次出現數據的交叉集成，所以此數據需同時進入下游企業和集團公司，分別以不同的計價依據在系統中傳輸和反映。

其次，店鋪銷售公司作為供應鏈公司的下游企業，在其采購模塊中，接受的采購數據是供應鏈公司的銷售數據，這一數據也是銷售訂單成本的數據來源。那么在信息化建設中，實現的銷售收入所對應的銷售訂單系統會自動匹配采購成本數據，用于核算產品、店鋪毛利等。當銷售公司實現銷售時，在銷售公司主體模塊中，形成集團內最終的銷售收入數據上傳至集團公司，作為集團內的收入數據。

最后，對于集團內部，如上數據均需要進行財務核算的內部抵銷，以集團公司為核算主體登錄時，供應鏈的銷售和店鋪銷售公司的采購數據均可進入集團模塊數據庫，并且形成數據的自動勾對，將形成的內部利潤反映出來并在財務核算時予以抵銷。所以在數據集成和勾對中，數據傳輸標準要建立起來，在集團層面可查看和比對的數據需在傳輸的時候分不同路徑進入指定數據庫。

綜上所述，不同核算主體登錄后所使用的財務信息模塊不同，實現的數據傳輸也是不同的。所以在集成數據的時候，各模塊和核算主體數據的傳輸規則建設便成為重點和難點，一旦規則定義產生偏差，后續輸出的信息都將失去意義。

四、結束語

伴隨著電商企業的發展，財務信息化建設成為推動企業發展至關重要的因素。要從公司整體角度來思考和建設財務信息化，既要能夠滿足財務核算、分析的數據傳輸和提取，又要能夠滿足集團化財務信息管理和處理，如此才能全面、系統的搭建信息化，將重要且決定企業發展的數據及時傳遞至管理層，做出適時可行的決策方案和及時調整不必要的投入，通過財務信息化建設，實現企業價值的增加和提升。