羅軼

【摘要】在城市建設發展過程中產生的所有基礎性信息被稱為城市檔案信息。近年來計算機網絡技術的廣泛應用與普及，推動了各領域信息化建設與發展，為更好的支持新時期城市建設檔案管理工作，提升公共服務能力，有必要探索提升城市建設檔案信息化公共服務能力相關對策。為此，本文闡述了城市檔案信息化建設的基本原則，分析了城市檔案信息化建設存在的主要問題，提出提升城市建設檔案信息化公共服務能力的有效對策，供相關領域工作人員研究與參考。

【關鍵詞】城市建設檔案；信息化管理；公共服務能力

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021. 26.022

信息時代背景下，各項先進現代化的技術成為支持城市檔案建設管理的重要技術手段。為了更好的適應時代發展趨勢，提升公共服務能力，勢必嘗試提升城市檔案信息化建設的有效對策，并不斷提高城市建設檔案信息化工作質量與效率，滿足當前社會各項事業信息化發展的需求。

1、城市建設檔案信息化的基本原則

數字化處理技術是城市檔案信息化建設的重要發展方向，在具體實踐過程中要高效應用網絡信息技術與計算機軟硬件技術，從而探索更多的城市檔案管理業務功能。在各項先進技術的支持下構建全新的城市建設檔案管理系統，改變以往的工作方式。在此過程中工作載體勢必會發生改變。以數字化方式開展城市檔案信息管理工作，需利用掃描識別格式轉換的方式，將原有的城市建設檔案信息錄入到系統平臺中，在此過程中需要注意以下幾項內容。首先，遵循安全原則，在以數字化方式管理城市建設檔案信息的過程中，先要保證檔案信息的安全性，要對原有的信息資料進行掃描，并對音像處理進行播放，整個過程中要做好檔案保護工作，避免人為因素對檔案原件造成損害污染等現象，否則將會帶來無法彌補的損失。其次，遵循標準性原則，檔案數字化管理主要是利用計算機網絡技術，實現全國檔案信息數字化聯網應用。為此要遵循統一的規范標準，開展檔案數字化建設工作，要考慮到各平臺對檔案數字信息的兼容性。最后，要遵循效益與效率原則，在城市建設檔案數字化工作進行的過程中，需要投入大量的人力資源、物力資源及財力資源，此項工作需要一定的時間。為此，需要提高對工作效率與效益的重視。以科學系統的方式選擇檔案數字化發展方案，改善并優化工作流程，運用最佳的數字化信息存儲格式。

2、城市建設檔案信息化建設存在的問題

2.1 基礎準備工作不到位

為有效落實城市建設檔案信息化工作，勢必要做足充分的準備。但從當前城市檔案信息化準備工作情況來看，其中存在一些不足之處，主要表現為以下兩個方面。第一，城市建設檔案資料存在不確定性與片面性，難以保證城市檔案建設資料的質量。城市建設檔案管理工作具有較強的系統性與專業性，且涉及到諸多專業學科，對檔案編制人員的工作能力與專業技術有一定的要求。當前城市建設檔案編制工作大多由施工單位完成，施工單位更多關注施工技術與質量，在對竣工檔案進行編制時，幾乎都會臨時指派一些專業能力不強的工作人員完成此項工作，最終導致城市建設檔案標準各異，檔案質量難以得到保證。第二，能及時出處理好電子文件資料收集工作，從目前發展情況來看多數城市建設檔案管理部門都更重視文本文件收集工作，對圖像文件、聲音文件、電子文件等缺乏重視，并且沒有對電子文件歸檔時間提出具體明確的要求[1]。

2.2 技術水平有待提升

近年來網絡信息技術被廣泛應用到城市管理建設中，城市建設管理方式也在不斷升級進步。當前我國只有少數城市運用OA辦公系統進行檔案管理工作，大多都以手工操作的方式開展檔案收集檢索等工作，這樣的檔案管理方式存在嚴重的滯后性，容易對城市建設檔案管理工作質量與效率造成影響[2]。

2.3 相關工作人員素質有待提升

負責城市建設檔案管理工作的相關工作人員，大多沒有系統學習過檔案管理方面的專業知識，在現代化信息化技術應用方面能力不足。在城市規劃建設過程中沒有開展檔案管理人員專業技術與綜合素養提升工作，導致大多數城市建設檔案管理人員思想意識落后，管理能力無法滿足信息化時代發展需求，在工作過程中缺乏專業性與創新能力[3]。

3、提升城市建設檔案信息化公共服務能力的有效對策

3.1 提升檔案資源質量做好基礎準備工作

在城市建設檔案信息化建設過程中不僅要積極拓展檔案獲取來源，提高檔案資料數量，還要保證檔案資源質量，提高此項工作的公共服務能力。在具體實踐中可以從以下幾方面入手：第一，及時進行城市建設檔案歸檔，考慮到城市建設檔案的特殊性，牽扯到眾多管理部門，需要一定的時間完成檔案歸檔工作。為此城市建設檔案管理部門要與工程建設單位管理部門進行及時的溝通交流，便于第一時間開展城市建設檔案歸檔工作。第二，提升檔案整理歸檔工作的規范性，城市建設檔案管理部門要主動派遣專門的指導人員深入到相關部門中，指導開展城市建設檔案相關業務，可以通過宣傳教育的方式對工程建設檔案資料管理人員進行培訓與教育，以此保證答案信息的一致性規范性與完整性。第三，要以多元化方式開展城市建設檔案收集工作，在信息技術迅猛發展的時代背景下，相關單位不能單純以收集紙質文稿的方式開展檔案收集工作，可以利用多媒體技術拓展聲像影像等檔案收集歸檔工作，以此提升檔案資源的質量。現有的城市建設聲像檔案大多會以照片、音頻、錄像帶、光盤等方式歸檔保存，考慮到城市建設聲像檔案收集工作存在一定的局限性，可以積極拓展并延伸檔案收集工作的方式與方法。此外，檔案管理單位要加強對建設單位聲像檔案收集歸檔的認識，根據相關要求做好檔案編制管理工作。第四，提升檔案收集歸檔質量先要理清檔案的實際價值，確保其以歸檔質量。對于利用價值不高或重復性的城市建設檔案可以進行簡化操作，然后再歸檔保存，并且要定期銷毀一些毫無利用價值的城市建設檔案，提高建設檔案工作的專業性。例如，城市建設工程從初期立項、勘察、設計、招投標、施工、竣工備案等一系列流程下，有些建設單位需要報備的材料明顯存在重復應用的問題，在對城市建設檔案進行整理歸檔的過程中要盡量操作簡潔方便。若城市建設工程設計圖紙沒有被用作工程竣工圖紙，則其保存價值并不大，可以不進行收集歸檔操作。若同期條件下房屋建筑工程存在相同類型的房屋建筑結構，并且存在階段工程隱蔽工程施工技術相同的情況，便可根據建設工程質量安全監督管理部門出具的相關報告，根據具體情況選擇收集歸類檔案資料[4]。

3.2 以信息化技術入手強化信息化內容管理

在提升城市建設檔案信息化公共服務能力的過程中，需要根據單位自身的實際情況、經濟能力開展檔案數字化管理工作，可以針對性的選擇幾種方式落實檔案數字化管理，如：珍貴檔案數字化系統、高頻率使用檔案數字化系統等，將當前紙質答案資源轉變為數字信息資源。積極主動的落實城市建設檔案信息化工作，并主動探索電子檔案管理方式，在對電子檔案接收、保存、利用技術進行研究的同時，需要制定電子城市建設檔案管理方案。此外，需要加大電子文檔歸檔管理力度，提升電子城市建設檔案的接收能力，從根源上解決檔案數字化轉變問題，將城市建設檔案信息化管理的優勢充分發揮出來，提高檔案信息的利用效率，從而提升公共服務能力。在城市建設檔案數據庫方面嘗試創新與突破，為進一步提升專業水平可以構建具備專業特色的城市建設檔案數據庫。數字城市建設檔案館標志著城市建設檔案信息化的進步與發展，須對近年來城市建設檔案館數字化建設的發展經驗進行總結，為數字化城市建設檔案館實踐探索提供科學依據，促進城市經濟文化等各項事業發展[5]。

3.3 提高城市建設檔案信息化管理的安全性

檔案信息資源是城市建設檔案信息化發展的重要基礎，在落實城市建設檔案信息化建設過程中需要高度重視檔案信息資料的安全問題，為此需以信息化相關規范標準為核心，構建安全管理系統。通過設置訪問權限為用戶應用訪問進行身份認證。通過加密處理的方式提高防盜技術手段，保證只有通過信息驗證的使用者才可登錄管理系統閱覽相關資料，只有具備權限的用戶才可對城市建設機密檔案進行訪問與瀏覽。此外，要建立日志管理中心，應用專項管理軟件數據庫系統對日志進行更新，滿足用戶的訪問需要，一旦發生緊急事故可以通過對信息日志的查閱及時排查問題隱患，從而構建更加安全完善的城市建設檔案信息化管理系統[6]。

3.4 培養城市建設檔案管理信息化人才

城市建設檔案管理信息化建設與發展是一項系統而艱巨的任務，此項工作難度較大，較為繁瑣，相關人員的專業能力與綜合素養直接關系到城市建設檔案信息化管理的水平與質量。為此需做好相關人才培養工作，城市建設檔案管理部門要以科學發展觀為基礎，堅持以人為本的管理理念，全面提升工作人員的信息化工作意識與能力。同時，要組建一支完善的人才隊伍，制定科學的工作機制，細致全面的對人才管理工作進行研究，加大對城市建設檔案管理人才的信息化培訓力度，確保相關工作人員能夠熟練應用信息化系統，靈活操作城市建設檔案信息化管理平臺，在日常工作中能夠獨自完成信息化城市建設檔案收集整理、錄入、保存、查詢、打印等操作。此外，要建立科學合理的獎懲機制，對表現優異的員工一定的獎勵，激勵其更好的完成相關工作。城市建設檔案管理部門要積極應用多元化人才培養方式，通過組織員工培訓學習、參與專題講座等方式，不斷豐富城市建設檔案管理工作人員的專業知識，使其更好的掌握信息化操作技術，為城市建設檔案實現全面信息化管理奠定良好基礎[7]。

結語：

綜上所述，為提升城市建設檔案信息化公共服務能力，城市建設檔案管理部門需通過長期不懈的努力，提升并改進城市建設檔案信息化管理工作。新時期背景下，城市建設檔案工作人員要堅定信息化檔案管理目標，以不斷提升公共服務能力為方向，基于自身實踐基礎，做好檔案信息化管理的各項準備工作。強化信息化內容管理能力，保障城市建設檔案信息化管理的安全性，根據實際建設發展需求，培養高水平高素質的城市建設檔案信息化管理人才，以此提高城市建設檔案管理工作質量與效率，不斷強化城市建設檔案信息化工作與公共服務能力。

參考文獻：

[1]鄭小妮.中小城市城建檔案信息化建設問題與對策[J].辦公室業務，2020，No.345（16）：80-81.

[2]宋莎.城市化建設環境下城建檔案管理信息化構建研究[J].辦公室業務，2020，No.338（09）：56-57.

[3]孫丹丹.談談城市建設檔案的信息化與數字化[J].百科論壇電子雜志，2020，000（004）：100-101.

[4]涂曉英.淺談高職院校檔案信息化建設的現狀及對策[J].蘭臺內外，2019，No.260（23）： 23-24.

[5]劉艾玲.大數據背景下城建檔案行業檔案信息化建設探討[J].城建檔案，2019，000（011）： 15-16.

[6]劉琦，朱清苗，高峰.城市規劃檔案管理信息化建設的研究探討[J].卷宗，2019，（022）：146.

[7]戴婭妮.淺析智慧城市建設環境下檔案管理信息化建設發展思考[J].卷宗，2020，（001）：107.