信息化在質量體系文件管理中的應用措施

薛瀅妤

巴州產品質量檢驗所 新疆巴州 841000

當前檢驗檢測機構對于質量管理工作的要求越來越嚴格，也就導致既往工作模式中存在的缺陷越來越顯著，隨著互聯網+大數據時代的到來，以信息化管理質量管理體系的迫切性越來越大，重要性越來越凸顯。信息化管理系統的便捷、準確等多方面優越性得以體現，可以更加有效的實現制訂、修訂、改版、發布等各項工作，大幅度提升工作效率，節約各類管理資源，并對相關制度的標準化、規范化以及文件制定管理工作的標準化等均可起到重要的推動作用，有利于更加直觀的體現質量管理工作的管理、運行以及流轉。為了促使質量體系文件管理工作中的信息化得到進一步落實，有必要對其中的應用措施進行深入分析。

1 系統組成

質量體系文件管理系統之中主要包含三個部分：①系統管理：對不同管理人員在應用系統中的權限，對各個部門中擔任各職務的工作人員的權限，對于文件系統的登錄、內容的使用以及權限的使用進行有效控制；②受控文件管理系統：針對文件開展管理工作，主要包括文件的制定、更新、打印、查看、作廢工作等，相關檔案的更新、查看及作廢工作等；③流程管理：質量管理工作所需的具體工作流程，其中包括不同的受控文件在不同權限管理人員及辦理人員之間進行流轉的控制[1]。

2 系統操作

在對基本質量管理工作進行完善的基礎上，質量體系文件管理系統能夠體現出操作簡潔、應用方便同時擴展性良好等諸多優勢，與質量管理工作的實際使用需求十分相符，有利于促使工作效率切實提升，同時能夠強化各個部門的協調溝通?；诖耍瑢崿F基本系統操作功能的同時，還應具有以下幾個方面的功能：

2.1 郵箱功能

在質量體系文件管理系統之中加用郵箱功能，主要目的在于提升文件使用人員、文件管理人員之間進行溝通及反饋效率，任何有關文件、文件控制系統的任何建議、意見，相關使用人員均可采用發送電子郵件的方式向監督室文件管理人員提供工作信息，質量體系文件管理人員在收到信息之后，應根據信息內容及時處理相關問題，或是對改進措施進行落實，之后還需及時將處理情況反饋至使用人員處，由此可見，郵箱功能的存在，大幅度提升了各方面工作人員的溝通效率，也就能夠促使文件在使用中有效性和適用性的提升[2]。

2.2 待辦工作

用戶進入系統并打開待辦工作窗口之后，需要進行處理的工作文檔均可顯示于系統之中，工作人員通過該系統即可完成日常各項工作。因為待辦工作系統能夠及時對工作人員進行提醒，根據工作日期對待辦工作進行自動排序，有利于用戶對工作時間進行合理安排，并有效保障工作的高效性和有序性，大幅度降低了工作中出現混亂或是遺漏的可能。

2.3 培訓宣貫管理

應用培訓宣貫管理系統，可以及時將培訓文件、培訓相關資料等各方面信息告知參與培訓的工作人員，且培訓對象可以進入系統中，隨時對培訓信息進行查看，管理人員同樣可以于系統中對受訓人員的情況進行查看，從而有效掌握其培訓進度或是培訓完成情況。另外，管理人員還可對各項培訓的訓單表進行查看和下載，有利于全面掌握培訓工作的情況，使參與培訓的工作人員得到統一協調，進而可以促使培訓工作的質量和效率得到提升。

3 系統功能

根據檢驗檢測機構實際工作情況的需求，在系統之中應主要包含“系統管理工作”、“受控文件管理工作”以及“流程管理工作”三個部分，其各自的功能分別如下：

3.1 系統管理工作

對系統管理工作進行進一步細化，其中包括組織機構、權限管理、職務管理、文件分類、人員管理、文件模板以及文件類型，其中的組織結構主要針對各科室部門開展管理工作，管理人員可以采用添加、刪除或是修改的方式，對科室部門的變更進行落實；職務管理工作主要針對人員職務開展管理工作；權限管理工作，則為，由管理人員采用權限管理的方式為各科室分配相應的文件管理權限，只有具有相應的權限部門工作人員，才可針對文件實施處理，這一工作模式有利于保障文件流通的安全性和完整性，在工作過程中權限分配情況如下：部門中的系統管理員可經管理層授權對系統實施管理工作，文件管理員主要負責文件的打印以及發布，一般人員負責文件的查看和使用，崗位人員負責文件的起草質量保障，監督室主任負責文件的審核，質量負責人負責文件的審核及批準，最高管理者則負責部分文件的審批工作[3]。

3.2 流程管理

流程管理工作主要包括三個方面，分別是流程管理、流程設計以及節點設置，在流程管理工作之中，可以針對當前的流程實施管理工作和修改工作，是工作模式得到進一步改善；流程設計工作則可針對新發生的工作流程進行設計，以促使工作效率得到提升；節點設置工作則能夠針對各個工作流程的節點實施有效的設計工作和功能管理工作，使流程的耦合性以及冗余得到有效優化。

4 結語

對于信息化建設工作來說，質量管理系統的落實為其中的重要組成部分，有利于強化質量管理工作，同時進一步完善各部門之間的溝通、協調以及統一管理，使工作效率得到大幅度提升。因為系統管理功能落實了用戶登錄驗證操作，針對每一名用戶設置了權限管理，有利于提升系統的安全性和保密性。另外，用戶進入系統之后，接收系統通知、郵件以及查看待辦工作等各項工作的便捷性均得到提升，有利于實現工作目的性和準確性的提升，進而實現工作效率和質量的不斷提升。