計算機網絡技術在事業單位檔案管理中的應用探討

徐敬

湖北省襄陽市體育運動中心 湖北襄陽 441057

1 計算機網絡技術在事業單位檔案管理應用的重要性

1.1 有助于提升檔案管理工作效率

眾所周知，以計算機技術為代表的信息化手段早已成為新時期各行各業實現優化創新的核心與關鍵。這是計算機技術顯而易見的技術優勢支持下的典型結果。以檔案管理為例，基于計算機技術的運用能夠大幅提高管理效率。以最基礎的查詢為例。人工查詢與計算機搜索效率之間顯然存在指數級別的差異。不僅是在速度層面遠遠超越傳統人工遲緩的工作狀態，而且在搜索結果方面也具有容易分類、對比等強大優勢。毋庸置疑，正是由于工作效率方面極其突出的技術優勢，計算機技術才能成為包括事業單位檔案管理在內的各項傳統管理工作全面提高成效性的首選。

1.2 有助于提升檔案管理工作品質

相較于完全依賴人工操作的管理，計算機技術能夠在最大程度上確保事業單位檔案的準確性、全面性、真實性。人工管理受到環境不確定因素影響更為顯著，往往受到不同管理人員業務素質、工作能力等左右而難以避免人為錯漏乃至遺失的潛在風險。而計算機技術則不同，只要在原始檔案收集環節實現了資料的完整可靠，則后續瀏覽、查詢或應用便可確保萬無一失。因此，從管理品質層面講，基于計算機技術的單位檔案管理顯著更勝一籌，是以技術確保優質管理品質的重要手段。

2 計算機網絡技術在事業單位檔案管理中的應用現狀

2.1 傳統模式陳舊落后、低質低效

盡管檔案管理同樣是事業單位管理工作的核心組成之一，然而與更加前端的專業教學或科研項目不同，單位檔案管理工作不是容易顯現業績或成效的類型。因此，不少單位檔案管理存在事實上的邊緣化問題。這不僅表現在檔案管理工作形式相對陳舊落后，而且在管理意識和理念方面長期受制于傳統管理思維的制約，以至于管理實踐存在低質低效的問題。比如一些單位的人事檔案管理隨意性、粗放性現象屢禁不止。包括檔案收集與匯總不及時、不全面、不規范；檔案查閱與應用缺少足夠規范的章程或有章不循；過度依賴人工管理造成部分人事檔案資料缺失、錯漏乃至完全遺失，給管理工作埋下不少風險隱患。

2.2 傳統模式降低人事檔案價值體現

在傳統的單位檔案管理過程中，檔案的存儲需要采用紙張的方式，這種紙質媒介會占用大量的空間，在檔案信息調閱的過程中非常的不便利，工作效率很低，而且這種檔案管理方式，檔案信息非常容易破損和遺失，給事業單位工作的開展造成嚴重的阻礙。從這一視角看，基于計算機技術的單位檔案管理不僅是在大幅提高管理效率和質量，本身也具有充分體現檔案潛在價值的重要作用。然而，陳舊落后的管理模式卻顯著降低了這種價值體現的可能性，極易導致明珠蒙塵的現象產生。

3 計算機技術在事業單位檔案管理中的應用建議

3.1 積極的革新管理理念

對于單位檔案管理工作來說，要想在這項工作中充分的發揮出計算機信息技術的重要作用，就需要在觀念上有所改變，只有在思想上對計算機信息技術產生認可，才能推動單位檔案管理信息化的實現。長期以來，受到傳統管理理念的影響，我國的許多單位檔案管理人員在思想上對信息技術的存在偏見，這也是造成檔案管理信息化遲遲不能推行的重要因素，在當前的時代背景下，單位檔案管理人員需要沖破傳統的觀念的限制，認識到計算機信息技術的重要性和先進性，在檔案管理工作開展的過程中，積極的融入這項技術，實現高效的數據收集、處理以及共享。事業單位要加大資金投入，購置各種信息化設備，為信息化的單位檔案管理工作創造一個良好的硬件條件，利用信息技術，提升單位檔案管理的效率。

3.2 提升檔案管理人員素養

檔案管理工作的信息化，不是簡單的把檔案工作與計算機信息技術進行簡單的結合，而是需要采用合理的方式，實現兩者的深度融合，形成一個系統會的檔案管理模式，只有這樣才能充分的發揮出計算機信息技術的重要作用。這種新型的檔案管理模式對人員素養的要求非常高，事業單位要定期的委派單位檔案管理人員外出學習，提升他們的信息技術素養以及信息技術的應用能力，在工作中可以靈活的運用計算機信息技術實現信息的高效獲取和和實時共享。另外，在單位檔案管理人員的委任上，事業單位要把計算機信息素養作為一個重要的考察目標，通過人員素養的提升，推動信息化建設。

3.3 加強網絡安全防護工作

現階段，受到網絡風險的威脅，所以，為了避免檔案信息的遺失，保證檔案信息的完整性，事業單位需要做好安全防護工作，減少網絡風險的存在。信息技術帶來的不僅僅是便利的工作條件和眾多的應用功能，在網絡環境中，單位檔案管理的信息化，也無形中增加了許多的管理風險。當前我國的網絡環境異常復雜，網絡病毒會對檔案產生嚴重的威脅，所以，事業單位在信息化建設的同時，還需要加強網絡安全建設。要定期的使用殺毒軟件對單位信息管理系統進行查殺，消除系統中存在的漏洞，減少網絡風險的存在，事業單位要使用防火墻技術以及隔離網閘技術，把單位的網絡與外界的網絡進行隔離，拒絕各種非法訪問。另外，在事業單位運行的過程中，內部的工作在要規范自己的網絡行為，不要訪問一些非法網站，要選擇正規的網站進行瀏覽，對網頁中彈出的一些小窗口和小廣告要及時的關閉，減少病毒植入的風險，通過網絡安全性的提升，為單位檔案管理的信息化提供一個綠色的網絡環境。

4 結語

綜上所述，在信息時代的背景下，單位檔案管理工作與計算機信息技術的融合已經成為了時代的必然選擇。事業單位的管理者需要及時的更新自己的理念，充分的認識到單位檔案管理信息化建設的重要性，利用這種新型的單位檔案管理模式，提升事業單位的工作效率，推動社會的發展。