淺談事業單位檔案管理信息化建設的思考

朱曉波

中國電子科技集團公司第三十二研究所 上海 201808

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要作用

對于事業單位來說，其檔案管理信息化建設工作簡單來說就是展開檔案管理后續工作內容的同時，將原本的實體化信息轉化為電子數據檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設置了標簽目錄以及容量大等特點，兼具了實用性與便捷性的應用優勢，為事業單位的后續檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的發展全面性[1]。而在構建符合當下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關部門應注意定期更新其中所包含的技術手段，保證手段應用的合理性，為后續的檔案管理工作的進一步創新提供完備的技術條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關鍵因素。在全面推廣應用該種方式后，原本反復的工作流程得以被簡化，工作質量提升的基礎上，也隨著經驗積累使得檔案管理體系不斷完善。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 對檔案管理信息化建設重要性認識不夠深刻

在事業單位眾多工作中，檔案管理工作屬于一種比較“低調”的工作，看似微不足道，實則非常重要，但也很難有明顯的成績。上述這些特征致使事業單位一些管理者缺乏對檔案管理工作的重視，沒有認識到檔案管理工作的隱藏價值，只是簡單地將檔案管理工作視為一種簡單的事務性工作，難以為事業單位帶來直接的經營效益。而檔案管理信息化建設本身卻需要投入大量的人力物力財力資源，這對檔案管理信息化建設發展帶來了非常嚴重的阻礙影響[2]。

2.2 事業單位檔案管理信息化建設工作人員配備缺乏連續性

在以往的檔案管理過程中，事業單位雖然也引入了一些信息化技術，但多是停留在淺層次的“更新計算機設備、軟件層面”。如今隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術的不斷進步，事業單位檔案資料也變得日趨復雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業單位為了滿足檔案管理需求，引入應用了很多先進的信息化技術，比如大數據技術、云計算技術等，卻忽略了與之匹配的專業化信息人才的配備，很多事業單位檔案管理人員信息化素養停滯不前，這對于事業單位檔案管理信息化建設作用價值發揮帶來了嚴重的限制影響[3]。

2.3 檔案管理信息化建設安全性難以得到全面保證

事業單位在檔案管理過程中加強信息化建設，雖然有著很高的作用價值，但檔案管理信息化建設背后帶來的信息安全問題同樣不容忽視，在網絡虛擬空間中充斥著各種病毒，還有很多黑客會用木馬病毒盜用珍貴信息資料進行敲詐勒索，甚至事業單位的一些機密文件信息也會因此而泄漏，因此在事業單位開展檔案管理信息化建設的過程中，如何從多方面入手，保證檔案信息的安全，也是當下亟待解決的一項問題。

3 檔案管理信息化建設的方法策略

3.1 進一步加強檔案管理人員的實操技能，積極推動信息化建設

加強檔案管理人員對于信息化的認知水平，使他們認識到信息化是未來發展的重要方向，端正自身的思想和態度。與此同時，由于當前工作人員的專業技能素質并不高，也可以有計劃地組織檔案信息化管理培訓，可以聘請一些專家學者到單位內部進行現場教學，切實提高廣大管理人員的業務水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統，對于新技術的接受能力非常差，因此需要進一步加強檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學習各種全新的技術，以便推動檔案管理工作的開展。

3.2 促進檔案管理信息化建設的統一、規范化轉變

需要進一步加強信息化的建設，設置檔案信息化各項內容的格式流程，以統一規范化的方法來做好信息化的建設，這樣才能更好地促進整個檔案管理事業的發展，由此達成高度信息共享效果。并且整個信息化建設過程中，要貫徹落實標準化、規范化原則，將工作的重點內容由解決局部問題，轉移至標準化、規范化制定、實施上去，以此來切實提升檔案管理信息化建設的統一、規范化轉變。

3.3 建立完善的管理機制，實現信息安全保護

事業單位的檔案管理需要加強自我建設，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責，完善管理技術，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數字水印技術來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎上做好檔案信息的備份工作，針對信息數據的載體做好定期維護保養，并及時進行數據核查。再就是意識層面，由于當前各種信息化技術不斷更新，檔案管理工作應加強信息化意識，探索和優化檔案管理的各個細節。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎，夯實工作人員的現代化能力，打破傳統認知，在思想上徹底扭轉傳統的管理理念，樹立起全新的管理認知。

3.4 提高重視程度

事業單位的管理人員需要重視檔案管理信息化建設，首先領導干部需要加強認識，認識到事業單位檔案信息化建設對于檔案管理的重要作用，只有領導重視才能夠推動事業單位檔案管理信息化進程。除了領導之外，廣大員工也需要加強認識，需要認識到事業單位檔案管理信息化的重要意義，在工作中積極配合信息化建設，以便提高整個事業單位檔案管理信息化的水平。

4 結語

信息化時代下，通過推動事業單位檔案管理信息化建設，不僅能夠為事業單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強檔案管理效率，充分發揮檔案作用價值。因此需要事業單位提高對檔案管理信息化建設的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對性對策，提高檔案管理信息化水平。