信息時代背景下企業財務信息化建設研究

孫祺

（中國輕工業出版社有限公司，北京 100740）

一、引言

本公司針對出版行業特點，于1998年定制開發了一款財務管理軟件系統。歷經20余載變遷，不但企業的業務范圍逐步擴大，而且企業的經營規模也早已今非昔比。盡管，本公司在實際運行過程中根據核算與管理的需求，新增了若干子軟件。是因為對于越來越精確的核算要求，以及更加規范的財務管理需求，若此時仍采用20年前開發的系統，對于企業的財務管理需求來說，遠遠不夠。故而在原有軟件的基礎上，整合現階段的軟件、新建輔助核算及管理軟件，協助業務部門展開核算，匯總審批財務數據，這也正是企業信息化發展的主要方向。

二、企業財務信息化建設的發展趨勢

未來，企業的財務信息化發展趨勢將集中在兩個關鍵點。其一是深入挖掘企業內部信息化溝通渠道，將業務與財務工作通過信息化平臺鏈接在一起，最大限度地實現業財融合，保障企業一體化的管控及經營；其二是進一步關注財務信息化可以依附的高新技術，如云計算技術、大數據技術等的加入，使信息共享不再依托于傳統硬件，信息共享程度也更上一個臺階。人工智能技術提供了更為智能的管理模式，使財務共享更為便捷，基于人工智能的財務機器人，將帶動企業財務組織職能的轉變，完成財務系統的重構。

三、信息時代背景下企業財務信息化建設方案

（一）企業功能需求與財務能力分析

只有確定需求這一關鍵性目標，才能夠確保最終完成的信息化系統能夠真正發揮作用。首先要考慮的是財務管理所需的基本功能。總賬、固定資產、成本核算、報表等，在此基礎上進行功能的擴展。以本公司為例，為滿足主營項目圖書出版發行的實際需要，需要在輔助核算方面增加相關功能，例如財務輔助、出版輔助、稿酬輔助、編輯服務等。以上功能的設定能夠滿足企業財務分析的具體需要，并有助于企業在制定企業發展方向、經營決策、人員考核激勵時，隨時使用各個模塊的財務信息，實現模塊間的有效連接。其次要分析企業財務能力。主要考慮的是企業人力資源方面的配備是否具備專業技術人員，如此才能保證信息化建設的初始工作及后期維護，還有目前財務人員對信息化的掌握情況［1］。

（二）確定企業財務信息化方案基本特性

首先，要具備安全性。財務信息系統必須保證多個部門、不同模塊的兼容，要保證系統運行流暢，同時要對收集到的各類財務數據進行嚴密的保護，還要注意權限的設定和數據備份。其次，要具備實用性及先進性。信息化系統中材料輔助、出版輔助、稿酬軟件等部分，要具有滿足財務核算需求、輔助財務數據分析、匯總核算分析結果至業務部門及人力資源部門的作用，一定要適應企業的實際特點。此外還需具有可擴展性及可維護性。各類軟件及系統，在運行期間要便于后續的維護升級，同時要有利于降低維修成本及精力。

（三）信息化建設方案基本模式的選擇

在進行財務信息化建設方案基本模式選擇時，主要考慮傳統財務軟件模式以及共享財務信息化模式兩種。傳統財務軟件集中于核算的基礎功能，輔助性功能性足，因而需要考慮全新的共享財務管理模式，一方面擴展輔助核算及管理模塊；另一方面要考慮業財融合，協助業務部門對核算信息進行匯總審批，利用財務分析結果為業務部門提供輔助，同時也利用業務資料輔助財務預算決算管理。共享財務信息化模式是根據輔助核算及管理的實際需要，建立材料輔助、出版輔助、稿酬軟件、編務軟件、財務分析軟件等多個單元，在傳統財務軟件上進行了擴展，更適合企業財務信息化的實際需要，同時在功能、安全性等方面進行了優化。

（四）規劃企業財務信息化建設流程

1.建設前期。建設前期的關鍵，就是資料的收集，以及形成信息的反饋機制。不斷地通過內部溝通，了解企業在信息化建設方面需要關注的具體功能，同時要協調財務人員、業務人員以及管理層人員間的溝通。溝通是滿足功能需要的前提，有效的溝通，可以奠定信息化系統的整體基調，也為建設方案指明基本方向。初步設計的信息化建設方案，要準備充足的資料，最大程度地滿足企業對于財務信息化建設方案的構想。同時也要進行細致的數據分析，要考慮在財務信息化建設方面的資金投入，既要提高資金利用率，也要降低投入成本。

2.初步實施。該階段并非完全將新系統直接替代舊系統，也不是將新設置的財務管理模塊直接安插進原有管理體系中，而是妥善地協調兩者之間的銜接。首先要建立系統主體，然后再逐步將新功能合并進去。主系統與新軟件的銜接，至關重要。要避免新功能出現后，原有的功能直接被取代，導致財務工作銜接不暢。初步實施過程中，財務人員對新系統的熟悉也是管理關鍵點，專業技術人員要對新系統進行細致的開發，并配合完成新系統的使用培訓。

3.試用調試。試用調試的重點是專業技術人員開發出適合企業功能需要的財務信息化系統后，全面展示給企業員工及管理層，由管理層進行功能性的審核，同時由各部門完成相應功能模塊的試用，并形成反饋。要重點關注財務部門及業務部門的試用，試用周期要以一至三個月為基準。在試用期間，仍然要保留原有財務軟件的功能，以便應對可能出現的運行問題，同時也便于檢查新系統的運行效果。

4.交互運行。交互運行，一方面是信息化系統與人員之間的交互；另一方面是信息化系統與管理制度之間的交互。從人員的角度來看，更加完善的財務信息化建設，需要與之配套的專業團隊。專業團隊，不僅能夠把控信息化建設的總體方向，同時也有助于財務信息化系統建設完成后，不斷對細節進行完善［2］。從制度角度來看，要考慮企業內部管理制度與財務信息化的匹配程度，不僅人員配置要調整，同時也要對人員權責進行明確劃分。根據財務管理工作以及新的財務信息化處理方式，制定詳細的程序、流程、約束機制，避免財務工作因新系統的介入，出現混亂或造成財務損失。

5.全面運行。全面運行階段意味著財務信息化建設已經建立了以基本功能為主的財務系統，同時完成了材料輔助、出版輔助、稿酬軟件、編務軟件、財務分析軟件的實際應用。全面運行階段仍然保留基本功能的財務系統，由財務人員主要負責，要注意該系統與輔助軟件間的鏈接。系統中要包含所有的購銷業務往來、結算、資產購置、處置費用等管理內容，同時要具有查詢科目、分析銷售成本、生成財務報表等功能。為強化財務與業務的鏈接，當企業產生業務時，要由業務部門錄入相關信息，建立對應的供應商信息、客戶信息等。訂單、庫存、物流的變化，均會統一錄入到系統中。然后，最為關鍵的是，財務部門要根據收入確認發生的時間，統一進行財務憑證的管理，例如材料輔助軟件，它將與財務部門形成鏈接，所有材料支出費用需經財務部門審核，申請通過方能進到合同付款的階段。

四、企業財務信息化建設方案的保障策略

（一）強化內部控制方面的配合

財務信息化為企業財務管理帶來了便捷，但同時也增加了企業內部管控風險。因此要提高全員財務信息化管控意識、提高內控管理水平，建立與信息化相匹配的評價機制及監督檢查機制。穩定的內控與信息化系統相互配合，形成更為穩固的管理框架，不僅使財務管理更為高效，同時也促使企業內部應用財務信息化系統更加得心應手。

（二）推進業財融合一體化

業務與財務之間，缺少有效的銜接，將會導致業務開展不受控制，企業經營決策無法獲得財務的支持。因此，要將財務信息化集中于業財融合一體化這一領域，加強業務方面的數據分析能力。財務信息化建設要協助業務部門對核算信息進行匯總、審批，同時要滿足財務核算的需求，促使財務與業務在主數據的使用方面進行融合，并促使財務部門在成本、供應鏈及人力資源方面獲得信息化應用的延伸。

五、結語

財務信息化是企業經營向集約化、多元化發展的必然選擇，也是企業發展的實際需求。企業財務信息化建設的不斷完善，是企業完成管理布局的重要舉措，只有把握企業信息化建設在財務與業務方面的互通，構建更深層次的應用，才能確保財務管理發揮具體職能，實現財務管理價值。